কিভাবে অফিস পদ্ধতি উন্নত করতে পরামর্শ

আমরা সব বিশৃঙ্খল অফিসে কাজ করেছি - কাগজপত্র এবং অন্যান্য উপকরণ স্ট্যাকের মধ্যে piled আপ করা হয়েছে, কর্মীরা হতাশ এবং তাদের দায়িত্ব সম্পর্কে অনিশ্চিত, এবং স্টাফ কি সম্পন্ন করা হয় সঙ্গে ব্যবস্থাপনা খুশি হয় না। কিভাবে আপনি অফিসে মসৃণ চালানো করতে পারেন? কর্মীদের অনুসরণ করার জন্য স্পষ্ট পদ্ধতিগুলি থাকার ফলে অন্য সব কিছু হ্রাস পাবে - আপনার কোনও ক্লিনার অফিস, সুখী এবং আরো উত্পাদনশীল কর্মী এবং কোনও সময়ে ভাল পরিচালক থাকবে।

আইটেম আপনি প্রয়োজন হবে

• কম্পিউটার

• কাগজ

• নোটবই

প্রোটোকল তৈরি করুন

একটি জরিপ এবং কর্মীদের জরিপ দ্বারা অস্পষ্ট প্রতিষ্ঠানের এলাকায় গবেষণা। তারা তাদের ভূমিকা এবং দায়বদ্ধতা, তারা কী প্রতিবেদন করে, বা কীভাবে নির্দিষ্ট পদ্ধতিগুলি সঠিকভাবে করতে হয় তা কিনা তা সম্পর্কে কর্মচারীদের জিজ্ঞাসা করুন।

কর্মীদের স্প্লিফিকেশন প্রয়োজন কি উপর ভিত্তি করে একটি কর্মচারী হ্যান্ডবুক তৈরি করুন। এছাড়াও অফিস পরিবেশ সম্পর্কে তথ্য সহ স্ট্যান্ডার্ড কোম্পানী নীতি অন্তর্ভুক্ত। স্টাফকে অবশ্যই জানাতে হবে যে কাজের সময় ছেড়ে দেওয়ার আগে তাদের টেবিলে সিদ্ধ করা, এবং পরিচ্ছন্ন কাজকর্ম তৈরির জন্য তাদের অংশটি করতে সময়মত পদ্ধতিতে দায়ের করা দরকার।

স্ট্যান্ডার্ড অপারেটিং পদ্ধতি, বা SOPs তৈরি করুন। SOPs লিখিত নির্দেশাবলী যা সংজ্ঞায়িত করে, কে, কোথায়, কেন, এবং কিভাবে প্রতিটি কাজ। আপনি যে কর্মীদের অনুসরণ করতে চান তাদের প্রত্যেকটি কাজের জন্য একটি SOP তৈরি করুন। প্রক্রিয়া সম্পর্কে সারাংশ অনুচ্ছেদ অন্তর্ভুক্ত করুন, এটি কীভাবে করবেন তা সম্পর্কে ধাপে ধাপে নির্দেশনা এবং যদি তাদের আরও তথ্যের প্রয়োজন হয় তবে সংস্থানগুলির তালিকা অন্তর্ভুক্ত করুন। ভবিষ্যতে একটি তারিখ অন্তর্ভুক্ত করুন, 6 থেকে 12 মাস দূরে, যখন এই SOP পর্যালোচনা এবং আপডেট করা হবে। সেই সংস্থার ব্যক্তিটির নাম এবং যোগাযোগের বিবরণটিও অন্তর্ভুক্ত করুন যা সেই পদ্ধতির জন্য দায়ী - এই ভাবে, কর্মীরা আরো তথ্যের জন্য কে যোগাযোগ করতে পারে তা জানা। একটি নোটবইতে সব SOP গুলি রাখুন এবং এটি সমস্ত স্টাফকে অ্যাক্সেসযোগ্য করে তুলুন যাতে তারা কিছু পরীক্ষা করার প্রয়োজন হলে তারা একটি পদ্ধতির সন্ধান করে। নতুন পদ্ধতিগুলির জন্য নতুন SOP লিখুন এবং বইটিতে যুক্ত করুন।

ট্রেন স্টাফ এবং সংগঠিত করুন

যত তাড়াতাড়ি এটি শেষ করা হয় এবং কর্মচারীদের ভাড়া দেওয়া হয় তখন সমস্ত কর্মচারীকে কর্মচারী হ্যান্ডবুক দিন। কর্মকর্তারা যদি তাদের কাছ থেকে কী প্রত্যাশা করেন তা জানায় তবে অফিসটি কীভাবে চলছে সেটি উন্নত করতে পারে।

তাদের জন্য প্রযোজ্য সমস্ত SOPs কর্মীদের ট্রেন। কর্মীদের ট্রেনের জন্য অন্যতম কর্মীদের এক-এক বা এক গোষ্ঠীতে দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তি আছে। তারা উন্নত হওয়ার পরে সমস্ত পদ্ধতিতে ট্রেন কর্মীদের, তাই কর্মী যখন তাদের কাছ থেকে কি প্রত্যাশিত হয় তার উপর কর্মীরা পরিষ্কার।

অফিস সংগঠিত পেতে একটি সমস্ত কর্মীদের পরিষ্কার দিন রাখা। এই প্রায়ই করা হবে না। কর্মচারী হ্যান্ডবুক পড়ার পরে এবং নতুন এসওপিগুলিতে প্রশিক্ষিত হওয়ার পরে, কর্মীদের কী করা উচিত তা সম্পর্কে স্পষ্ট ধারণা থাকা উচিত।

পরামর্শ

• আরও প্রশিক্ষণের জন্য আউট অফ দ্য অফিসে ফিরে আসা কর্মীদের নিয়ে যান।