ব্যবসা প্রক্রিয়া ব্যবস্থাপনা কি?

সমস্ত ব্যবসার প্রসেস আছে, এটি একটি পণ্য একত্র করা হয় কিনা, একটি ক্রেডিট কার্ড প্রদান প্রক্রিয়া, একটি কর্মচারী onboard বা গুণমান নিশ্চিত করার জন্য চেক। কখনও কখনও, ঐ প্রক্রিয়াগুলি নির্জনভাবে কাজ করে, এবং অন্যান্য সময় তারা না। বিজনেস প্রসেস ম্যানেজমেন্ট এমন একটি সিস্টেম যা আপনার প্রসেসগুলি ধরে রাখে এবং তাদের অলিম্পিক-সাঁতারের আকৃতিতে চাবুক করে। একটি ভালো BPM বাস্তবায়ন আপনার প্রসেসগুলিতে দৃশ্যমানতা উন্নত করবে, এটি সমস্যাগুলি দূর করা এবং কাজের সদৃশতা আটকানো সহজ করবে।

পরামর্শ

• ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া পরিচালন কর্মক্ষমতা উন্নত করার একটি দৃশ্যের সাথে একটি কোম্পানি কীভাবে কাজ করে সেটির স্ট্রিমলাইন করার পদ্ধতি।

একটি ব্যবসা প্রক্রিয়া একটি উদাহরণ কি?

একটি ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া এমন পদক্ষেপের একটি সিরিজ যা আপনার সংস্থার লোকেরা নির্দিষ্ট লক্ষ্য অর্জনের জন্য সম্পাদন করে। এই পদক্ষেপগুলি প্রায়শই অনেক লোকের দ্বারা এবং সাধারণত একটি মানসম্মত উপায়ে পুনরাবৃত্তি হয়। শুধু কিছু সম্পর্কে - পর্যটন মূল্যায়ণের জন্য অবকাশের অনুরোধের অনুমোদন থেকে যে চিকিৎসা কর্মীরা জরুরী রুমে সঞ্চালিত হয় - একটি ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া হিসাবে যোগ্যতা অর্জন করবে।

উদাহরণস্বরূপ, একটি ব্যাংক একটি ঋণ আবেদন উদাহরণ নিন। এই প্রক্রিয়াটি শুরু করতে গ্রাহক ব্যাঙ্কের ওয়েবসাইটে একটি বৈদ্যুতিন আবেদন ফর্ম পূরণ করবেন। এখন, ব্যাংক এর চাকার বাঁক শুরু। প্রথমত, গ্রাহক ফর্মটি সঠিকভাবে পূরণ করেছেন কিনা তা যাচাই করে ব্যাংক যাচাই করবে। তারপর, আবেদন একটি ক্রেডিট চেক মাধ্যমে যেতে হবে। অন্য কেউ অন্য একটি আয় যাচাই করতে পারে, অন্য দল অতিরিক্ত ডকুমেন্টেশন অনুরোধ করতে পারে এবং ঋণ অনুমোদিত কিনা তা নিয়ে ব্যাংককে সিদ্ধান্ত নিতে সক্ষম করার জন্য অন্যান্য ক্রিয়াকলাপ হতে পারে।

চাবিটি প্রক্রিয়াটি বহুবিধ। বেশিরভাগ ব্যবসায়িক প্রক্রিয়াগুলির মতো, এটি একাধিক পদক্ষেপ এবং একাধিক ব্যক্তি জড়িত থাকে এবং এই লোকেরা জিনিসগুলি সম্পন্ন করার জন্য বিভিন্ন সরঞ্জাম এবং সিস্টেম ব্যবহার করে। একসঙ্গে নেওয়া, সমগ্র সিস্টেমটি একটি ইচ্ছাকৃত আউটপুট (গ্রাহকের সাথে যোগাযোগ করা একটি অনুমোদন সিদ্ধান্ত) মধ্যে একটি ইনপুট সিরিজ (ঋণ আবেদন এবং সমর্থনকারী নথি) রূপান্তর করার জন্য ডিজাইন করা হয়েছে।

ব্যবসা প্রক্রিয়া ব্যবস্থাপনা কি?

আপনার ব্যবসা খুব ছোট, যখন ব্যবসা প্রক্রিয়া পরিচালনা করতে অপেক্ষাকৃত সহজ। অফিসে প্রতিদিন কয়েকজন কাজ করে যাবেন, এবং প্রত্যেকেই বড় ছবিটির দৃঢ় পরিদর্শন। আপনি বৃদ্ধি হিসাবে এই পরিস্থিতি পরিবর্তন। একবার এক ব্যক্তি দ্বারা মোকাবিলা করা হয় যে কাজ হঠাৎ একাধিক বিভাগের মধ্যে হস্তান্তর করা। লোকেরা একে অপরের প্রচেষ্টাকে অনুলিপি করে, কর্মগুলি ক্র্যাকগুলির মধ্য দিয়ে পড়ে এবং মানুষের পক্ষে ভুল করার সম্ভাবনা বেশি থাকে।

ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া পরিচালনার প্রাথমিক উদ্দেশ্য এই বিশৃঙ্খলার প্রক্রিয়াগুলিকে মাইক্রোস্কোপের অধীনে স্থাপন করা এবং কীভাবে তাদের আরও ভাল করে তুলতে হয় তা নির্ধারণ করা। এটি বোঝার সবচেয়ে সহজ উপায় হল আপনার প্রক্রিয়ার সমস্ত ক্রিয়াকলাপকে পদক্ষেপগুলির প্রবাহচিহ্ন হিসাবে কল্পনা করা। BPM এই পদক্ষেপগুলিকে আরো লজিক্যাল এবং সামঞ্জস্যপূর্ণ কার্যপ্রবাহে আনুষ্ঠানিকীকরণের শৃঙ্খলা।

ব্যবসায় প্রক্রিয়া পরিচালনার উপকারিতা কি?

BPM এর প্রধান ঝড়টি আপনার প্রসেসগুলিতে চর্বি হ্রাস করার মাধ্যমে সময় এবং অর্থ সংরক্ষণ করা, যেমন সমস্যাগুলি দূর করা, অবাঞ্ছিততা দূর করা এবং কাজের অপ্রয়োজনীয় অনুলিপি বন্ধ করা। বি.পি.এম. নিচের লাইন বাড়ানোর ব্যাপারে সব কিছুই নয়, তবে অন্যান্য ইতিবাচক ফলাফলগুলি থেকে ব্যবসাগুলি উপকৃত হতে পারে:

• কর্মীদের এবং পরিচালকদের উভয়ই তাদের ভূমিকা এবং দায়িত্বগুলির একটি সুস্পষ্ট সংজ্ঞা থেকে উপকৃত হয়, কারণ তারা সব কাজ করার জন্য একটি নিয়মিত পাইপলাইন অনুসরণ করছে।

• দলগুলি আউটপুট এবং সময়সীমা সম্পর্কিত একই পৃষ্ঠায় একসাথে যখন ভাল একসঙ্গে টান এবং যোগাযোগ।

• অতিরিক্ত চাপ আছে কারণ অতিরিক্ত কর্মীকে পরবর্তীতে ফলো-আপ মিটিংগুলিতে যোগ দিতে বা একযোগে একাধিক প্রতিযোগিতামূলক কাজগুলি জাগানোতে হবে না।

• BPM সাংগঠনিক অগ্রাধিকারগুলির সাথে আপনার প্রক্রিয়াগুলিকে সারিবদ্ধ করে যাতে আপনি এমন প্রক্রিয়াগুলিতে সময় নষ্ট করেন না যা ব্যবসার কমপক্ষে মান যোগ করে।

• পরিচালকদের কার্যপ্রবাহে আরও ভাল দৃশ্যমানতা পায়, যা অডিটিং এবং নিয়ন্ত্রক সম্মতির জন্য সহায়ক সহায়ক সরবরাহ করে।

• গ্রাহক উন্নত সীসা বার থেকে উপকৃত, বৃহত্তর গ্রাহক সন্তুষ্টি নেতৃস্থানীয়।

কিভাবে একটি BPM কাজ করে?

BPM, প্রথম এবং সর্বাগ্রে, একটি পদ্ধতি। এতে বিপিএম প্রক্রিয়ার আনুষ্ঠানিকীকরণ করতে সহায়তা করার পদক্ষেপ এবং কৌশলগুলির একটি সুস্পষ্ট সিরিজ রয়েছে যাতে বর্জ্য এবং অন্যান্য অযোগ্যতা চিহ্নিত করা এবং উন্নত করা যায়। অনেক প্রতিষ্ঠিত বি পি এম পদ্ধতির মধ্যে, লিয়ান বা ছয় সিগমা মতো কিছু জনপ্রিয় শব্দভাণ্ডারে প্রবেশ করেছে। জেনেরিক পদ্ধতি একই নীতি অনেক অনুসরণ। আপনি যে কোন পদ্ধতি নির্বাচন করেন, আপনি এটি BPM এর তিনটি স্তম্ভের উপর ফোকাস করার আশা করতে পারেন: প্রক্রিয়া, মানুষ এবং প্রযুক্তি।

প্রক্রিয়া

BPM এর মূল ফোকাসটি ব্যবসায়িক প্রক্রিয়াগুলিকে অপ্টিমাইজ করা যাতে তারা উদ্দেশ্যর জন্য উপযুক্ত হয় এবং সঠিক সময়ে সঠিক ফলাফল অর্জন করে।

সম্প্রদায়

সঠিক পথে সঠিক জিনিসগুলি মানুষ সঠিকভাবে কাজ করে তা নিশ্চিত করা। বি.পি.এম. যে কাজগুলি করছে তা দেখায় এবং এই ধরনের প্রশ্নগুলি জিজ্ঞেস করে: টাস্ক এ এবং কোন সময় ফ্রেমে এটি কাজ করে? প্রাসঙ্গিক ব্যক্তি যদি সমস্যাটি উপেক্ষা করে তবে কী হবে? প্রক্রিয়া আটকে যখন সতর্কতা পায় কে? আপনি সিস্টেমের মধ্যে দক্ষতা নির্মাণ করতে যাচ্ছেন দৃশ্যমানতা এই স্তর অপরিহার্য।

প্রযুক্তি

আপনার প্রসেসগুলি সহজে কাজ করার জন্য, কর্মগুলির রূপান্তর সর্বদা সমার্থক হতে হবে। বিজনেস প্রসেস ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যারটি এমন সরঞ্জাম যা প্রক্রিয়াটিকে কার্যকর করতে সহায়তা করে। সুতরাং, যদি আপনি একটি BPM ব্যায়াম চালান এবং একটি ভাল প্রক্রিয়া সংজ্ঞায়িত করেন তবে প্রযুক্তিটি নিশ্চিত করতে সহায়তা করতে পারে যে প্রক্রিয়া সঠিকভাবে আপনি এটি সংজ্ঞায়িত করেছেন। প্রযুক্তির একটি প্রধান বৈশিষ্ট্য হল কর্মক্ষমতা ডেটা সংগ্রহ করা যাতে আপনি প্রক্রিয়াটির সাফল্যের জন্য প্রয়োজনীয় মেট্রিকগুলি ট্র্যাক করতে পারেন।

আপনি কিভাবে একটি BPM পদ্ধতি ডিজাইন করবেন?

আপনার ব্যবসায়ের কোন ধরণের উপর নির্ভর করে BPM ভিন্নভাবে কাজ করে। সুতরাং, এমনকি আপনি একটি BPM পদ্ধতি ডিজাইন শুরু করার আগে, আপনি এটি প্রয়োগ করে আপনি কি উন্নতি করতে চান তা মূল্যায়ন করতে হবে। আপনি যদি একটি পরিষেবা সংস্থা হন, উদাহরণস্বরূপ, আপনি BPM ক্লায়েন্টদের জন্য আপনার প্রতিক্রিয়া সময় উন্নত করতে চাইতে পারেন। অন্যদিকে, পণ্যগুলি তৈরি বা নির্মাণের সংস্থানগুলি অন্য সিস্টেমে এবং প্রসেসগুলির সাথে সমাবেশ লাইন বা সিঙ্ক্রোনাইজেশনে আরও দক্ষতা এবং কার্যকারিতা খুঁজছেন।

একটি গাইড হিসাবে এই বাণিজ্যিক ড্রাইভার ব্যবহার করে, প্রতিটি BPM পদ্ধতি তারপর পর্যায়গুলির একটি জীবনচক্র অনুসরণ করবে, প্রতিটি তার নিজস্ব কর্মের যে বাস্তবায়ন করা প্রয়োজন সেট। সবচেয়ে সাধারণ বিপিএম পদ্ধতি, ডিএমইএমও, পাঁচটি ধাপ অনুসরণ করে: নকশা, মডেল, চালানো, মনিটর এবং অপ্টিমাইজ।

পর্যায় এক: ডিজাইন

ডিজাইন ফেজটি আপনার প্রক্রিয়াটিকে মানচিত্রের জন্য মানচিত্রের পুনঃনির্মাণ করার আগে এটি প্রক্রিয়া করার জন্য BPM প্রযুক্তি ব্যবহার করে যাতে প্রক্রিয়াটি আরো কার্যকরীভাবে চালায়। আপনি অনস্ক্রীনটি কীভাবে কাজটির প্রবাহের একটি দৃশ্যমান চিত্রণ যা আপনি নজরে দেখতে পারেন যেখানে বোতল এবং সদৃশ অবস্থান থাকতে পারে। ধারণাটি সর্বাধিক, সর্বাধিক সহজবোধ্য কার্যপ্রবাহ তৈরি করা সম্ভব যাতে কমতম ভুল করার সময় প্রক্রিয়াটি অন্তত পরিমাণে সম্পন্ন করা সম্ভব।

পর্যায় দুই: মডেলিং

এই পর্যায়টি আপনার প্রক্রিয়ার পরীক্ষা সম্পর্কে এটি বিভিন্ন অবস্থার অধীনে কীভাবে কাজ করে তা দেখতে হয়। একটি "কি যদি" ​​ব্যায়াম হিসাবে এটি চিন্তা করুন। তাহলে কি আমরা এই কাজে দুইজনকে বরাদ্দ দিয়েছি? এই কর্মচারী তার আউটপুট বিতরণ বিলম্বিত হয় কি? এই কাজটি যদি ভিন্নভাবে করা হয় তবে কী হবে? আমরা আরও উন্নতি করতে পারি?

পর্যায় তিন: নির্বাহ

একবার আপনি কাজের প্রবাহকে সিমুলেটেড করার পরে, পরবর্তী পদক্ষেপটি আপনার বাপিএম সফ্টওয়্যারের ওয়ার্কফ্লো ইঞ্জিন ব্যবহার করে স্থলিত প্রক্রিয়াটি পরীক্ষা করে দেখুন যাতে প্রতিটি কাজটি এক বা একাধিক ব্যক্তির কাছে বরাদ্দ করা যায়।

পর্যায় চার: মনিটরিং

মনিটরিং প্রক্রিয়াটি সংগ্রহ করার প্রক্রিয়াটি যা আপনার প্রত্যাশা অনুযায়ী প্রক্রিয়া সম্পাদন করছে তা নিশ্চিত করতে। আপনার প্রযুক্তি ব্যবহার করে, আপনি একটি একক পদক্ষেপে একক ধাপে ট্র্যাক করতে পারেন - একইভাবে আপনি ফেডেক্স প্যাকেজটি ট্র্যাক করবেন - অথবা আপনি ডেটা সংহত করতে পারেন এবং সম্পূর্ণরূপে কার্যপ্রবাহে আপনি কীভাবে কাজ করছেন তা দেখতে পারেন। এই পর্যায়ে স্থাপন করা সরঞ্জামগুলির মধ্যে ব্যবসায়িক কার্যকলাপ পর্যবেক্ষণ, ড্যাশবোর্ড, প্রতিবেদন এবং অডিট সরঞ্জাম অন্তর্ভুক্ত।

পর্যায় পাঁচ: অপটিমাইজেশন

এই পর্যায়ে, আপনার প্রক্রিয়া নিখুঁত হতে পারে। এখন, প্রক্রিয়াটি আরও উন্নত করার জন্য আপনি কী করতে পারেন তা বিবেচনা করতে হবে। উদাহরণস্বরূপ, আপনি ঘন ঘন ঘন ঘন যেখানে নির্দিষ্ট এলাকায় অন্য সম্পদ যোগ করার প্রয়োজন? মনে রাখবেন যে অপটিমাইজেশনটি এক-এবং-সম্পন্ন ইভেন্ট নয়। পরিবর্তে, আপনি কর্মচারী এবং গ্রাহকদের প্রতিক্রিয়া শুনতে এবং সমস্যা যখনই পরিবর্তন করতে হবে। নতুন প্রক্রিয়াটি আপনার স্টেকহোল্ডারদের পরিষেবাটির অভিজ্ঞতাকে উন্নত করে না তবে এটি সফল হতে পারে না।

কে ব্যবসা প্রক্রিয়া পরিচালনা করে?

এটি একটি বি পি এম প্রজেক্ট বাস্তবায়নের জন্য আইটি এবং ব্যবসায়িক জ্ঞানের সাথে বিশেষজ্ঞদের বেশিরভাগ সময় নেয় তবে প্রকৃতপক্ষে এটি যে প্রকল্পটি চালানোর পরিকল্পনা করছেন তার সুযোগের উপর নির্ভর করে। আপনি যদি নিজের ছোট ব্যবসার কিছু কম ঝুঁকি, হাই-রিটার্ন প্রসেসগুলি উন্নত করে কয়েকটি দ্রুত জয় অর্জন করতে চান তবে এটি একটি ছোট অভ্যন্তরীণ দলের দ্বারা সহায়তা প্রাপ্ত স্থল থেকে একটি বিপিএম প্রকল্প পেতে তুলনামূলকভাবে সহজ হওয়া উচিত এবং কিছু আপনার প্রসেস মানচিত্র মানের মানের সফ্টওয়্যার।

শুরু করার একটি ভাল উপায় একটি BPM প্রশিক্ষণ কোর্সে অংশগ্রহন করে। একটি দ্রুত গুগল অনুসন্ধান কিছু স্থানীয় বিকল্প বা একটি অনলাইন প্রোগ্রাম চালু করা উচিত। অনেক কোম্পানি তাদের কর্মীদের একটি ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া পরিচালনা সার্টিফিকেশন প্রোগ্রামের মাধ্যমে নির্বাচন করতে পছন্দ করে যা মূল কর্মীদের যথাযথ পদ্ধতিতে আনুষ্ঠানিকভাবে প্রশিক্ষিত করতে দেয়। বিজনেস প্রসেস ম্যানেজমেন্ট ইনস্টিটিউট বর্তমানে বি.পি.এম. সম্পর্কিত বিভিন্ন শৃঙ্খলা ও পদ্ধতিতে 30 টি প্রোগ্রাম এবং সাতটি সার্টিফিকেট সরবরাহ করে। বিস্তারিত জানার জন্য তাদের ওয়েবসাইট দেখুন।

একটি BPM টুল কি?

কেবল, একটি BPM সরঞ্জামটি আপনি যে সফটওয়্যারটি BPM বাস্তবায়ন স্বয়ংক্রিয়ভাবে ব্যবহার করতে ব্যবহার করেন। এটির কাজটি আপনার ব্যবসা রূপান্তর সক্ষম করা যাতে আপনি আপনার প্রক্রিয়াগুলিকে নতুন উচ্চতায় নিয়ে যেতে পারেন। বিকল্প দীর্ঘ হিসাবে তারা বিস্তৃত, কিন্তু সাধারণত, আপনি অন্তত নিম্নলিখিত বৈশিষ্ট্য সঙ্গে একটি সিস্টেমের জন্য খুঁজছেন হবে:

• ভিজ্যুয়াল প্রক্রিয়াকরণ ডায়াগ্রামিং সরঞ্জাম: এটি আপনাকে আপনার প্রসেসগুলি মডেল করে এবং নতুন কার্যপ্রবাহ তৈরি করতে দেয়। কিছু সরঞ্জাম মডেলিং বাস্তবায়নের একটি উপায় হিসাবে কোডিং দক্ষতা প্রয়োজন; অন্যান্য বিক্রেতারা কম কোড কোড ব্যবহার করে যা "ড্র্যাগ এবং ড্রপ" সিস্টেম ব্যবহার করে। যদি আপনি দলটিতে কোনও হার্ডকোর প্রোগ্রামার না থাকেন তবে পরবর্তীটি ভাল কাজ করতে পারে।

• ম্যানেজমেন্ট ড্যাশবোর্ড এবং অ্যাক্সেস নিয়ন্ত্রণ: এটি সিদ্ধান্তকারীকে অগ্রগতি ট্র্যাক করার দৃশ্যমানতা দেয় এবং কিছু লোকের কাছে তথ্য অ্যাক্সেস সীমিত করে সুরক্ষা দেয়।

• ত্রুটি হ্যান্ডলিং: এটি একটি যাচাইকরণ মডিউল যা সহায়ক এবং ত্রুটি এবং ত্রুটিগুলি সমাধান করে তা সহায়ক।

• বিদ্যমান সফটওয়্যারের সাথে ইন্টিগ্রেশন: যদি এটি অন্য কোর ERP / CRM সিস্টেমের সাথে যোগাযোগ না করে তবে আপনার BPM সমাধানটি সীমিত ব্যবহারে থাকবে।

• প্রতিবেদন এবং বিশ্লেষণ: একটি ভাল বিপিএম সমাধান যেমন কী মেট্রিকগুলির খোলা আইটেম হিসাবে, কোনও কাজটি সম্পন্ন করার জন্য যে সময় লাগে তা এবং কোনও আইটেমটি প্রায়শই পুনরাবৃত্তি হয় তা নিয়ে প্রতিবেদন চালায়।

নির্দিষ্ট ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া পরিচালনার সরঞ্জামগুলির শর্তে, এটি মোটামুটি ভিড়যুক্ত বাজার। বড় খেলোয়াড়দের মধ্যে রয়েছে পেগ্যাসিস্টেমস, বিএমপি'অনলাইন স্টুডিও, নিনিক্স, কিসফ্লো, জোহো নির্মাতা, অ্যাপিয়ান এবং প্রসেস স্ট্রিট। পর্যালোচনাগুলি ইন্টারনেটে সহজেই পাওয়া যায় এবং বেশিরভাগ সরঞ্জাম বিনামূল্যে 14+ দিনের ট্রায়ালের সাথে আসে যাতে আপনি চূড়ান্ত ক্রয় করার আগে ফাংশনগুলি পরীক্ষা করতে পারেন।