সফল অভ্যর্থনাকারীরা অতিথিদের, দর্শকদের এবং সম্ভাব্য কর্মীদের কাছে তাদের কোম্পানীর ইতিবাচক প্রথম ছাপ দেওয়ার সময় একাধিক কাজ পরিচালনা করতে সক্ষম। আপনি একটি ছোট পেশাদারী পরিষেবা সংস্থা বা একটি বৃহৎ বহুজাতিক কর্পোরেশন কাজ করেন কিনা, সঠিক সাংগঠনিক দক্ষতা একটি কার্যকর অভ্যর্থনা ডেস্ক বজায় রাখতে চাবি হতে পারে। সেরা অভ্যর্থনা সংগঠন ধারনাগুলি রুটিন কর্মগুলি সরল করে এবং আতিথেয়তাটিকে আরও কার্যকর করে তোলে।
দ্রুত রেফারেন্স গাইড
রুটিন তথ্যের জন্য দ্রুত রেফারেন্স নির্দেশিকা তৈরি করুন যেমন ঘন ঘন নাম্বার, অফিস নম্বর এবং ফোন এক্সটেনশন তালিকা। হ্যান্ডেল এবং দ্রুত রেফারেন্স তাদের সহজ করতে এই গাইড Laminate। সক্রিয় ব্যবহারের সময় যখন এই গাইড একটি সংগঠিত ফাইল রাখুন। অনুরোধ প্রদান করতে এই গাইড অতিরিক্ত কপি থাকার বিবেচনা করুন। এই গাইডগুলি আপনাকে আরো দক্ষ করে তুলবে এবং কল স্থানান্তর করার মতো রুটিন কাজগুলিকে দ্রুততর করতে সহায়তা করবে।
মূল নিয়োগ
অ্যাপয়েন্টমেন্ট সময় দ্বারা দিনের জন্য প্রত্যাশিত দর্শকদের একটি তালিকা তৈরি করুন। ব্যক্তির নাম রাখুন এবং আপনি তাদের আগমনের উপর অবহিত করা উচিত। এই তালিকা আপনাকে দর্শকদের আপনার স্বাগত বিবৃতি কাস্টমাইজ করতে হবে। উদাহরণস্বরূপ, যখন একজন অতিথি আসে তখন আপনি বলতে পারেন, "স্বাগতম, মিঃ স্মিথ মিসেস ইপস আপনার সভায় উত্তেজিত।" অভিবাদন এই ধরনের একটি অতিথি আরো স্বাগত জানায় এবং তার মিটিং ফলাফল উন্নত করতে সাহায্য করতে পারে। এই কাস্টমাইজড স্বাগত কর্মচারী ইন্টারভিউ জন্য বিশেষভাবে সহায়ক। যদি একজন সম্ভাব্য কর্মচারীকে স্বাগত জানানো হয় তবে সে তার সাক্ষাতকারের জন্য আরও সহজ হবে এবং কোম্পানির জন্য কাজ করার পক্ষে তার আরও উপযুক্ত দৃষ্টিভঙ্গি থাকবে।
বিরতি ঘূর্ণন সময়সূচী
আপনি বিরতি বা অসুস্থ দিন আছে যখন আপনার কর্তব্য আবরণ করার জন্য আপনার সঠিক ব্যাকআপ আছে নিশ্চিত করুন। "চিট শীট" তৈরি করুন যা আপনার জন্য ভর্তি যে সকলকে দেওয়া যেতে পারে এমন মৌলিক দায়িত্ব এবং ফাংশনকে রূপরেখা করে। আপনার কোম্পানির বিভিন্ন বিভাগের মধ্যে কভারেজ কর্তব্য ঘুরিয়ে একটি আনুষ্ঠানিক সময়সূচী তৈরি বিবেচনা করুন। এই ঘূর্ণন ব্যবস্থাটি আপনাকে ব্যবসার একাধিক অংশগুলির সাথে আরও যোগাযোগ দেবে, যা ভবিষ্যতে আপনার প্রশ্নগুলি সহজতর করে তুলবে।
কোম্পানি স্ক্র্যাপবুক
ইতিবাচক সংবাদ গল্প এবং কোম্পানির ক্রিয়াকলাপগুলি হাইলাইট করে এমন একটি কোম্পানি স্ক্র্যাপবুক তৈরি করুন। আপনি ডাউনটাইম আছে যখন এই বই ক क्राफ्ट এবং পর্যালোচনার জন্য দর্শকদের জন্য আপনার অপেক্ষা এলাকায় তাদের রাখুন। এই বইগুলি তাদের অ্যাপয়েন্টমেন্টের জন্য অপেক্ষা করার সময় দর্শকদের জন্য একটি গঠনমূলক উপায় সরবরাহ করবে এবং একই সময়ে আপনার কোম্পানির সাথে তাদের আরও পরিচিত হতে সাহায্য করবে। আপনার অতিথিদের দখল করে রেখে, আপনি অন্যান্য অ্যাসাইনমেন্ট এবং ফোন কলগুলিতে আপনার নজর রাখতে সক্ষম হবেন যা আপনার সাংগঠনিক দক্ষতা বাড়ায়।
refreshments
আপনার অভ্যর্থনা ডেস্ক এ সহজ নাগালের মধ্যে রিফ্রেশমেন্ট রাখুন। আপনার ডেস্ক অধীনে বা অপেক্ষা এলাকায় ঠান্ডা পানীয় সংরক্ষণ করার জন্য একটি ছোট রেফ্রিজারেটর ইনস্টল করুন। চিনি এবং ক্রিম মত স্ট্যান্ডার্ড কফি পণ্য বরাবর, নাগালের মধ্যে এক কাপ কফি সৃষ্টিকর্তা আছে। আপনার অভ্যর্থনা পাল্টা বা হার্ড ক্যান্ডি একটি বাটি উপর বেকড পণ্য একটি ট্রে রাখুন। এই রিফ্রেশমেন্টগুলি বন্ধ করে, আপনি রিসেপশন এলাকা ছাড়াই আপনার কোম্পানির অতিথিকে উষ্ণ অভ্যর্থনা প্রদান করতে পারবেন।
