রিসেপশনিস্টরা সাধারণত অফিসে প্রবেশ করার পরে আপনি দেখেন এমন প্রথম ব্যক্তি, যা তাদের জন্য যে কোম্পানিগুলির জন্য কাজ করে এবং অফিসে অন্যান্য পেশাদারদের একটি গুরুত্বপূর্ণ প্রতিনিধিত্ব করে। ব্যবসার শিষ্টাচার পর্যবেক্ষন একটি অভ্যর্থনাকারীর চাকরির একটি প্রধান অংশ, কিন্তু যা ভাল আচরণ করে সেগুলির বৈচিত্র্যময় এবং পরিবর্তিত মতামত একটি অভ্যর্থনাকারী বা সুপারভাইজারের যথাযথ আচরণ নির্ধারণ করা কঠিন করে তোলে।
তাত্পর্য
একজন অভ্যর্থনাবিদের গুরুত্ব, যিনি ব্যক্তি এবং দর্শকদের প্রথম ছাপ প্রদান করেন, সেটি অতিরঞ্জিত করা কঠিন। দরিদ্র আচরণের সাথে একটি অভ্যর্থনাকারী একটি সভা আগে একটি নেতিবাচক স্বন সেট করে এবং সম্ভাব্য ক্লায়েন্টদের মধ্যে আস্থা অনুপ্রাণিত করতে ব্যর্থ হয়। অন্যদিকে, একটি অভ্যর্থনাবিদ যিনি ব্যবসায় শিষ্টাচার পর্যবেক্ষণ করেন তা পেশাদারিত্ব এবং দক্ষতার দৃঢ় ধারণা দেয়। এটি কেবল বহির্ভূতদের কাছে কোম্পানির চিত্রকে বাড়িয়ে দেয় না তবে অন্যান্য কর্মীদেরও মনে করে যে তাদের অফিসটি পেশাগত জায়গা হিসাবে কাজ করছে।
প্রকারভেদ
Receptionists বিভিন্ন উপায়ে তাদের নিয়োগকর্তাদের প্রতিনিধিত্ব করে। ফোন কল এবং অভিবাদন দর্শকরা অভ্যর্থনাকারীর জন্য সর্বাধিক সাধারণ দায়িত্ব দুটি, এবং উভয় উপযুক্ত শিষ্টাচার প্রয়োজন। কল গ্রহণ এবং বিভিন্ন ধরণের ক্লায়েন্টদের সাথে যোগাযোগ করার সময় কোম্পানির নীতিতে অভ্যর্থনাবাদীদের একটি পূর্বনির্ধারিত টেলিফোন স্ক্রিপ্ট ব্যবহার করার প্রয়োজন হতে পারে। অন্য ক্ষেত্রে, অভ্যর্থনাকারীরা তাদের স্বতন্ত্র বিবেচনার জন্য একটি পৃথক, যদিও যথাযথ, আনুষ্ঠানিকতা এবং পেশাদারিত্বের স্তর সহ প্রতিটি মিথস্ক্রিয়া পরিচালনা করার অনুমতি দেয়। অফিসে কাজ করে এমন ব্যক্তিরা কখনও কখনও অভ্যর্থনাবাদীকে অতিরিক্ত নিয়মগুলিতে পাস করে, যেমন কখন এবং অভ্যর্থনাকারী তাদের সাথে যোগাযোগ করতে পারে।
প্রশিক্ষণ
যদিও কিছু অফিসে অভ্যর্থনাবিদদের উচ্চবিদ্যালয় বা কলেজ ডিগ্রি রাখা প্রয়োজন, তবে বেশিরভাগ রিসেপশনিস্টের শিষ্টাচার প্রশিক্ষণ কাজের উপর ঘটে। রিসেপশনিস্টরা এমন কোনও অফিসের সাথে কাজ করতে শুরু করতে পারে যা কোনও ডেটা এন্ট্রি কাজ বা অফিস সহকারী হিসাবে ইন্টারঅ্যাকশনের প্রয়োজন হয় না। কোম্পানির নীতি এবং রিসেপশনিস্টরা কীভাবে আচরণ করে তা মনোযোগ আকর্ষণের জন্য নতুন কর্মচারীদের যোগ্যতা অর্জন করতে পারে, যা অন্য রিসেপশনিস্ট চাকরিগুলি অনুসরণে উপকারী হতে পারে এমন অভিজ্ঞতা তৈরি করবে।
বিবেচ্য বিষয়
প্রতিটি শিল্প ও অফিসে অভ্যর্থনাকারীর শিষ্টাচারের জন্য নিজস্ব নিয়ম রয়েছে। কিছু অফিসের পোশাক এবং বক্তৃতা একটি আনুষ্ঠানিক মোড প্রয়োজন। অন্যান্য ক্লায়েন্টদের নিরুদ্বেগ এবং স্বাগত জানানোর জন্য শিষ্টাচার একটি আরো নৈমিত্তিক ফর্ম আরোপ। নতুন অভ্যর্থনাকারী এবং সুপারভাইজারদের মধ্যে যোগাযোগ অপরিহার্য যাতে প্রত্যেকে কী প্রত্যাশা করে তা জানে। একটি অভ্যর্থনাবিদ হিসাবে, যদি আপনি কোন নির্দিষ্ট পরিস্থিতির জন্য শিষ্টাচারের বিষয়ে অনিশ্চিত হন তবে নম্রভাবে নিজেকে ক্ষমা করুন এবং সুপারভাইজার বা সিনিয়র অভ্যর্থনাবাদীকে কীভাবে প্রতিক্রিয়া জানাবেন তা জিজ্ঞাসা করুন।
পরামর্শ
যদিও প্রতিটি অফিস ভিন্ন, রিসেপশনিস্টরা এখনও একই টিপস থেকে কিছু উপকৃত হতে পারে। মাল্টিটাস্কিং ভাল কাজের কর্মক্ষমতা অপরিহার্য, কিন্তু যখন কেউ অফিসে প্রবেশ করে তখন আপনার পুরো মনোযোগ দিতে গুরুত্বপূর্ণ। এই হোল্ড কল রাখা বা দ্রুত তাদের সমাপ্তি, কাগজপত্র সেট আপ এবং সরাসরি চোখের যোগাযোগ করা মানে। একটি অভ্যর্থনাকারীর কাজের স্থানটি আরো বেশি পেশাদার আতঙ্ক তৈরির জন্য ক্লাটার থেকে মুক্ত হওয়া উচিত এবং তথ্যগুলি খুঁজে পেতে এবং কোনও ফর্ম পূরণ করতে কলম দেওয়ার মতো সহজ কাজগুলি সহজ করাতেও এটি সহজ হওয়া উচিত। অবশেষে, কোনও অফিসে কাউকে নেতৃত্ব দেওয়ার সময়, অভ্যর্থনাকারীকে সর্বদা গেস্ট নিশ্চিত করতে হবে যে তার উপস্থিতি অনুমোদিত এবং তাকে কোথায় যেতে হবে তা সম্পর্কে বিব্রতকরতা সংরক্ষণ করতে হবে।
