একটি ছোট অফিসের অ্যাকাউন্টগুলি প্রদেয় একটি বর্তমান দায়বদ্ধতা অ্যাকাউন্ট যা ঋণের দায়বদ্ধতার সাথে গঠিত হয় যা পরবর্তী 12 মাসে দেওয়া হবে। এই ঋণ আইটেমগুলি সমর্থনকারী নথি সংগঠিত করা গুরুত্বপূর্ণ, যাতে এই বাধ্যবাধকতাগুলির উপর অর্থ প্রদান করা হয়। প্রদেয় অ্যাকাউন্টের সময়মত পেমেন্ট প্রতিষ্ঠানের ক্রেডিট স্থায়ী প্লাস বজায় রাখে এবং ঋণদাতাদের এবং সরবরাহকারীদের সাথে ভাল এবং স্থিতিশীল সম্পর্ক নিশ্চিত করে।
ম্যাচ তাদের ক্রয় আদেশ এবং প্রাপ্তি বা পরিষেবা সমাপ্তির নথি সঙ্গে চালান গৃহীত। একটি অনুমোদিত ক্রয় আদেশ যখন একটি অনুমোদিত ক্রয় আদেশ তৈরি করা হয়েছিল এবং অর্ডারের আইটেমগুলি গৃহীত হয়েছিল বা পরিষেবাগুলি সম্পন্ন হয়েছিল তখন একটি বৈধ এবং প্রদেয় চালান বিদ্যমান। নকল ক্রয় আদেশ রাখা, নথি এবং অন্যান্য সহায়ক কাগজপত্র গ্রহণ প্রাপ্ত বিক্রেতার নাম দ্বারা ফোল্ডার তৈরি করুন।
পেমেন্ট তারিখ দ্বারা ফাইল অ্যাকাউন্ট প্রদেয় নথি। চালানগুলির সহায়তাকারী নথিগুলির সাথে মিলিত হওয়ার পরে, নির্ধারিত তারিখটি চেক করুন এবং চালানের জন্য একটি পেমেন্ট তারিখ সেট করুন। মাসে প্রতিটি দিন প্রতিনিধিত্বকারী ফোল্ডারে চালান সংগঠিত করুন। আপনি যখন চালানের জন্য পরিশোধের তারিখ নির্ধারণ করেন, তখন সেটি দায়ের করুন। একটি অ্যাকর্ডিয়ন ফোল্ডার, যা অনেক জায়গা দখল করে না, সেগুলিকে সংগঠিত রাখার জন্য ব্যবহার করা যেতে পারে; প্রতিটি ট্যাব মাসের একটি দিন প্রতিনিধিত্ব করতে পারেন। যদি একটি এકોર્ડিয়ন ফোল্ডারটি খুব ছোট হয়, তবে হ্যাঙ্গিং ফাইলগুলি ব্যবহার করে বিবেচনা করুন যা কাগজে কাজ করার জন্য আরও বেশি ঘর সরবরাহ করে। প্রতিটি ফোল্ডার বা ফাইলের মাসে শুধুমাত্র দিন দিন; বর্তমান মাস শেষ হলে, আপনি পরবর্তী মাসে এই ফাইলগুলি পুনরায় ব্যবহার করতে পারেন।
আপনার প্রতিদিনের সময়সূচীতে সেই দিনের ফাইলের অ্যাকাউন্টের একটি পর্যালোচনা দিতে হবে। যদি সেই দিনের মধ্যে দাখিল করা চালান থাকে, তাহলে চালানের জন্য অর্থ প্রদান করুন এবং অর্থ হিসাবে এটি চিহ্নিত করুন। চালানটি পেমেন্ট তারিখ, চেক নম্বর বা লেনদেনের আইডি, ইলেকট্রনিকভাবে প্রদত্ত হলে, প্রদেয় অর্থের পরিমাণ এবং অর্থ প্রদানের প্রক্রিয়া চিহ্নিত করা উচিত।
ফাইল প্রতিটি বিক্রেতাদের বা ক্রেডিটার জন্য তৈরি ফাইল মধ্যে চালিত চালান। অ্যাকাউন্টিং বা 12-মাসের সময়ের শুরু থেকে বিক্রেতার ফাইলটিতে সমস্ত অর্থপ্রদান চালান থাকতে হবে। এই ফাইলের নথি বিক্রেতার দেওয়া অর্থ প্রদান সমর্থন করে। পেমেন্টে কোনও সমস্যা বা বিক্রেতার দাবিগুলি পেমেন্ট পাওয়া না গেলে, এই ডকুমেন্টেশনটি পেমেন্ট সম্পন্ন হলে এবং প্রদত্ত আইটেমগুলিতে অর্থ প্রদান করা বা প্রদান না করার জন্য সহায়তা প্রদান করতে পারে।
