বেতন রেকর্ড এবং তাদের সাথে কর্মরত কর্মীদের সুরক্ষা প্রদানের প্রশাসক এবং কর্পোরেট পরিচালনার জন্য অবিরত বিবেচনা। পেপোল নিরাপত্তা গোপন এবং Payroll রেকর্ড, বেতন বিভাগ এবং বেতন কর্মীদের নিরাপত্তা এবং রক্ষণাবেক্ষণ রক্ষণাবেক্ষণ অন্তর্ভুক্ত। প্যারোল ম্যানেজার, অ্যাকাউন্টিং ম্যানেজার বা মানব সম্পদ ব্যবস্থাপক সিনিয়র ম্যানেজমেন্টের সাথে পেলেল সুরক্ষাটির দায়িত্ব বহন করতে পারেন। একটি অত্যন্ত নিরাপদ এবং দক্ষভাবে সংগঠিত বেতন পরিবেশ তৈরি করা প্রত্যেক বেতন বিভাগের লক্ষ্য হওয়া উচিত।
সংগঠন
বেতন পল্লী বিভাগ, কর্মীদের এবং প্রক্রিয়া সংগঠন Payroll নিরাপত্তা অপরিহার্য। কমান্ডের একটি সুস্পষ্ট শৃঙ্খলা, সুরক্ষিত বেতন নিয়ন্ত্রণের জন্য একটি যৌক্তিক বিভাগ সাংগঠনিক চার্ট এবং বেতন দানের স্পষ্ট প্রতিনিধিদল প্রয়োজন। একজন ব্যবস্থাপক, একটি প্যারল প্রসেসর, বিশেষ বেতন পল্লীর পরিস্থিতি যেমন একজন মজুরি গ্যারান্টি অর্ডার এবং এফএমএলএ এবং শ্রমিকের ক্ষতিপূরণ পাতা, কর্মচারী রেকর্ড ক্লার্ক এবং অন্য কোন বেতন কর্মীকে গোপনীয়, দক্ষ, নিরাপদ এবং আইনীভাবে সম্মতিপূর্ণ পেরোলো প্রক্রিয়াকরণের জন্য বিভাগে সংগঠিত করা আবশ্যক। । বেতন পল্লী প্রক্রিয়াকরণে সুরক্ষা লঙ্ঘন এবং ক্ষতিকারকতাগুলি এড়ানোর জন্য এবং পরিত্যাগের জন্য বেতনভোগী প্রত্যেকের অবশ্যই পরিষ্কারভাবে নির্ধারিত দায়িত্ব থাকতে হবে।
নিয়ন্ত্রণ অ্যাক্সেস
পেপোল কাগজ নথি, শারীরিক স্টোরেজ ফাইল, কম্পিউটার এবং কম্পিউটার রিপোর্ট এবং অন্য কোন ধরনের অ্যাক্সেসের সমস্ত অ্যাক্সেস কঠোরভাবে নিয়ন্ত্রণ করা উচিত এবং গোপনীয় বেতন সম্পর্কিত তথ্য সুরক্ষিত করতে বাধ্য করা উচিত। অ্যাক্সেসের কোন স্তর প্রয়োজন তা নির্ধারণ করতে প্রতিটি বেতন কর্মচারীর দায়িত্বগুলি অবশ্যই প্যারোল ম্যানেজার দ্বারা পর্যালোচনা করা উচিত। টাইমশীট যেমন শারীরিক বেতন দলিল অ্যাক্সেস, অনুমোদন বাড়াতে, বোনাস এবং কমিশন পেপারওয়ার্ক এবং সংবেদনশীল এবং গোপনীয় আর্থিক তথ্য সহ অন্যান্য পেপার ডকুমেন্টগুলি অ্যাক্সেস করা উচিত কেবলমাত্র যারা লেনদেনগুলি প্রক্রিয়া করে তাদের জন্য সীমাবদ্ধ থাকা আবশ্যক। Payroll তথ্য, তথ্য এবং সংরক্ষণাগার সঙ্গে ফাইল ক্যাবিনেট এবং কম্পিউটার নিরাপদ এলাকায় অবস্থিত আবশ্যক যেখানে শুধুমাত্র নিরাপত্তা ক্লিয়ারেন্স সঙ্গে যারা দেখতে এবং তাদের সাথে কাজ করতে পারেন। উদাহরণস্বরূপ, টাইমশীট ক্লার্কগুলি যারা কেবল কম্পিউটার পেরল সিস্টেমের মধ্যে শ্রমঘণ্টা প্রবেশ করে তাদের অবশ্যই চূড়ান্ত জমা প্রক্রিয়া বা মজুরি এবং সুবিধা ডকুমেন্টেশন অ্যাক্সেস করতে হবে না।
ডকুমেন্ট পদ্ধতি
বেতন পদ্ধতি এবং কর্মীদের নিরাপত্তা নিশ্চিত করার জন্য পলল পদ্ধতিগুলি পুঙ্খানুপুঙ্খভাবে নথিভুক্ত এবং প্রয়োগ করা আবশ্যক। প্রতিটি বেতন কর্মচারীর দায়িত্বগুলি তাদের চাকরির বিবরণে, পল্লল বিভাগের জন্য এবং মানদন্ড বিভাগের জন্য একটি আদর্শ অপারেটিং ম্যানুয়ালের মধ্যে, তাদের কাজের বিবরণে স্পষ্টভাবে সংজ্ঞায়িত করা আবশ্যক। প্রসেসগুলি অবশ্যই মেনে চলতে হবে, সংশোধন প্রক্রিয়ার অখণ্ডতা রক্ষার জন্য এবং বারবার নিরাপত্তার কোনও বাধা এড়াতে না হলে কমপক্ষে বার্ষিকভাবে পর্যালোচনা এবং পর্যালোচনা করা হলে সংশোধন করা হবে।
শারীরিক নিরাপত্তা
বেতন রেকর্ড, ফাইল, তথ্য এবং সিস্টেমের শারীরিক নিরাপত্তা, পাশাপাশি বেতন সুবিধা এবং স্টাফ গুরুত্বপূর্ণ। রিলেপশন এ পেলেল প্রক্রিয়া করে অথবা একটি বেতন-পল্লী কর্মচারীকে দ্বৈত চেক ছাড়াই কাজ সম্পাদন করে অর্থোপার্জনের সুরক্ষার জন্য গোপনীয়তা এবং গোপনীয়তার সাথে আপস করা উচিত নয়। ফাইল ক্যাবিনেটের সীমিত এক্সেস সঙ্গে লক করা আবশ্যক। অফিস, প্রধান ফ্রেমগুলি এবং ডেস্কটপ কম্পিউটারগুলি পেরের তথ্য এবং প্রক্রিয়াকরণ সফটওয়্যারগুলি সাধারণ এলাকায় থাকতে পারে না তবে নিরাপদ অবস্থানগুলিতে সহজেই লক করা যেতে পারে। পেয়ারল স্টাফের কর্মী এবং দর্শকদের ট্র্যাফিক থেকে নিরাপদ পরিবেশের পরিবেশ থাকতে হবে এবং তার সাথে যে তথ্যগুলি সফলভাবে কাজ করে সেগুলি সফলভাবে সুরক্ষিত করার সহজ উপায় থাকতে হবে যাতে তারা রাগান্বিত বা মানসিক কর্মীদের সাপেক্ষে না হয়। যে কোনও পেপোল ত্রুটি, বিচ্ছিন্নতা এবং অভিযোগগুলির পরিষ্কার প্রক্রিয়া থাকতে হবে এবং পরিচালকদের বা সুপারভাইজারদের দ্বারা সরাসরি মনোযোগ দেওয়া উচিত, সরাসরি বেতন প্রদানকারীর সাথে নয়।
