একজন কর্মচারী আপনার জন্য কাজ করে প্রমাণের প্রয়োজন হতে পারে এমন কয়েকটি কারণ রয়েছে। সাধারণত, এটি কারও কারও কারও - একজন বাড়িওয়ালা, উদাহরণস্বরূপ - আপনার কর্মচারীর চাকরি এবং স্থায়ী আয় নিশ্চিত করার জন্য চান। ভিসা পেতে বিদেশি কর্মচারীদের একটি যাচাই পত্র প্রয়োজন হতে পারে। চিঠি লেখার জটিল নয়, যতদিন আপনি সাবধান হন যে কোনও গোপনীয় তথ্য প্রদান করবেন না।
টেমপ্লেট এবং ফর্ম
আপনার মানব সম্পদ বিভাগ যাচাইকরণ অক্ষরের জন্য একটি মানানসই টেমপ্লেট আছে কি না তা পরীক্ষা করুন। এটি একটি সাধারণ অভ্যাস, বিশেষ করে বড় সংস্থাগুলিতে। টেমপ্লেটটি লেখককে শেষ করার জন্য এটি দ্রুত করে তোলে এবং এইচআর কিছু ভুল বলে চিঠির বিষয়ে চিন্তা করতে হয় না। যদি চিঠিটি সরকারের কোন ধরনের উপকারের জন্য কর্মচারীকে যোগ্যতা অর্জন করতে হয় তবে জড়িত সংস্থাটির একটি আদর্শ ফর্ম থাকতে পারে। এটি ফর্মটি আনতে কর্মচারীর কাছে এটির পরে আপনি এটি পূরণ করুন।
এটা ফরমাল রাখুন
একটি যাচাই অক্ষর বন্ধুত্বপূর্ণ নয়, এবং এটি সৃজনশীল লেখা নয়। এটা বিশুদ্ধ ব্যবসা, তাই আপনার কোম্পানির লটারহেডে এটি পাঠান, যা স্ট্যান্ডার্ড ব্যবসায় বিন্যাসে লিখিত। এটা অন্য কোনও ব্যবসা চিঠি মত সাইন ইন করুন। একটি বিষয় লাইন - "জেন ডোয়ের জন্য কর্মসংস্থান যাচাইকরণ" - প্রাপককে বিষয়টি জানাতে দেয়। পাঠ্য যেখানে আপনি প্রাপককে বলবেন যে জেন ডেই আসলে আপনার জন্য কাজ করে এবং তার বেতন যদি প্রয়োজন হয় তবে কী হয়। ইমিগ্রেশনে লেখালেখি করার সময়, তিনি আপনার জন্য কতক্ষণ কাজ করেছেন এবং তার চাকরির কর্তব্যগুলি সম্পর্কে তার বিবরণ অন্তর্ভুক্ত করতে হবে।
নিয়ম অনুসরণ করুন
আপনার এইচআর বিভাগের সাথে কেবলমাত্র উপলব্ধ টেমপ্লেটগুলি সম্পর্কে পরীক্ষা করুন না তবে এটির অনুসরণ করার জন্য যে কোন পদ্ধতির প্রয়োজন। এটি একটি কোম্পানির নিয়ম হতে পারে, উদাহরণস্বরূপ, আপনি কোন কর্মচারী তথ্য পাঠানোর আগে কর্মচারীকে লিখিতভাবে এটি অনুমোদন করতে হবে। আপনার অনুরোধ করা খালি তথ্যগুলিতে চিঠিটি স্বীকার করুন: যদি চিঠিটি বেতন তথ্যের জন্য জিজ্ঞাসা না করে তবে কোনও প্রদান করবেন না। একজন কর্মচারীর ব্যক্তিত্ব বা কর্মক্ষমতা সম্পর্কে অফ-হ্যান্ড মন্তব্য এড়িয়ে চলুন যা আপনাকে কামড় দিতে পারে।
জন্য দেখুন জিনিস
যাচাই অক্ষর শব্দ রুটিন, কিন্তু গুরুত্বপূর্ণ সিদ্ধান্ত - আপনার কর্মচারী একটি অ্যাপার্টমেন্ট বা একটি বীমা নীতি পায়? - তাদের উপর হিংসা হতে পারে। শুধু উত্তরগুলি নিক্ষেপ করবেন না: তাদের কাগজপত্র দেওয়ার আগে নিয়োগের তারিখগুলি বা আপনার কোম্পানির রেকর্ডগুলি থেকে বেতন পান। (আপনি এটি প্রেরণ করার আগে চিঠিটি প্রফফ্রেড করুন অথবা এইচআর করুন। আপনার কর্মচারীর বেতন 60,000 ডলারে যখন সেটি অ্যাপার্টমেন্ট পায় কিনা তা প্রভাবিত করতে পারে $ 50,000 মিস করবেন।
