কনফারেন্স কলগুলি আপনার প্রকল্পের সাথে একটি প্রকল্প নিয়ে আলোচনা করার জন্য, আপডেটকৃত তথ্য পেতে এবং ঐক্যবদ্ধতা অর্জনের জন্য একটি সুবিধাজনক সমাধান সরবরাহ করে। অনেক কোম্পানি কনফারেন্স সার্ভিস কোম্পানিগুলির সাথে চুক্তি করেছে এবং এই সংস্থাগুলি কর্মীদের জন্য ডেডিকেটেড টেলিফোন নম্বর এবং অ্যাক্সেস কোড সরবরাহ করতে পারে, যা ওয়েব উপযোজন সহ টেলিকনফারেন্স মিটিংয়ের সময়সূচী এবং সূচনা করে। একটি নির্ধারিত টেলিকনফারেন্স নম্বর যেকোনো সময় কনফারেন্স কলগুলিতে নমনীয়তা সরবরাহ করে এবং অংশগ্রহণকারীদের কাছে মিটিংয়ের বিজ্ঞপ্তিগুলি ই-মেইল করা যেতে পারে। ছোট কোম্পানিগুলির জন্য বাজেট বা ফ্রি কনফারেন্স কল পরিষেবাদি সময় নির্ধারণের সময় একটি টেলিকনফারেন্স নম্বর বরাদ্দ করে, তাই অনলাইনে একটি মিটিংয়ের সময় নির্ধারণের জন্য সর্বনিম্ন পরিকল্পনা প্রয়োজন।
ডেডিকেটেড সম্মেলন লাইন
একটি নতুন ই-মেইল বার্তা বা একটি মিটিং অনুরোধ খুলুন (যদি আপনার ই-মেইল অ্যাপ্লিকেশনটিতে এই বৈশিষ্ট্যটি থাকে, যেমন Microsoft Outlook)। "টু" বা "অংশগ্রহণকারী" বিভাগে অংশগ্রহণকারীদের ইমেল ঠিকানা টাইপ করুন। "বিষয়" লাইন সভায় বিষয় লিখুন।
ই-মেইলের শরীরের মধ্যে নিম্নলিখিত তথ্য টাইপ করুন অথবা মিটিংয়ের অনুরোধে স্বয়ংক্রিয় ক্ষেত্রগুলি ব্যবহার করুন: সভা তারিখ মিটিং শুরু সময় (সময় অঞ্চল অন্তর্ভুক্ত) মিটিং শেষ সময় (সময় অঞ্চল অন্তর্ভুক্ত) কল ইন নম্বর (আপনার ডেডিকেটেড কনফারেন্স টেলিফোন নম্বর) সম্মেলন কোড (যদি প্রযোজ্য, সম্মেলন অ্যাক্সেস অংশগ্রহণকারীদের জন্য)
মিটিং অনুরোধের সময়সূচী বিভাগটি খুলুন এবং প্রতিটি অংশগ্রহণকারীর পাশে ড্রপ ডাউন মেনুটি ব্যবহার করুন যাতে তারা প্রয়োজনীয় বা ঐচ্ছিক অংশগ্রহণকারীদের নির্ধারণ করতে পারে (বেশীরভাগ প্রোগ্রাম অংশগ্রহণকারীরা প্রয়োজনীয় হিসাবে ডিফল্ট থাকে)। যদি সময়সূচী অনলাইনে পাওয়া যায় তবে আপনার প্রয়োজনীয় অংশগ্রহণকারীদের পছন্দসই সময় ফ্রেম এবং তারিখের সময় উপলব্ধ।
আপনার ই-মেইল সরঞ্জাম বারের "সংযুক্তি" বোতামটি ক্লিক করে একটি এজেন্ডা বা মিটিং উপকরণ সংযুক্ত করুন। যদি চান তবে কনফারেন্স কল বিশদের পরে, আপনার ই-মেইল শরীরের একটি বার্তা টাইপ করুন। আপনার মিটিং বিজ্ঞপ্তি প্রেরণ করতে "পাঠান" বাটনে ক্লিক করুন।
ওয়েব ইউটিলিটি ব্যবহার করে একটি সম্মেলন কল নির্ধারণ করুন
আপনার কনফারেন্স সার্ভিসের অ্যাকাউন্টে লগ ইন করুন, যেমন প্রিমিয়ার কনফারেন্সিং, মিটিং বা ফ্রি কনফারেন্সে যান।
"Schedule সম্মেলন" বিকল্পটি ক্লিক করুন। আপনার মিটিং তারিখ, শুরু সময় এবং শেষ সময় (বা সময়কাল) এবং অংশগ্রহণকারীদের প্রত্যাশিত সংখ্যা নির্বাচন করুন। "বিষয়" ক্ষেত্রটিতে আপনার মিটিংয়ের বিষয় টাইপ করুন। "টোল-ফ্রি কনফারেন্স" বা "ডাইরেক্ট ডায়াল সম্মেলন" বিকল্পটি ক্লিক করে কনফারেন্স কলের ধরন নির্বাচন করুন।
তথ্য সঠিকতা পর্যালোচনা করুন এবং "সময়সূচী" বোতামে ক্লিক করুন। কনফারেন্স কল বিশদের জন্য নিশ্চিতকরণ পৃষ্ঠাটি মুদ্রণ করুন, বা আপনার কম্পিউটারে তথ্য সংরক্ষণ করুন।
আপনার অংশগ্রহণকারীদের একটি ইমেইল বিজ্ঞপ্তি পাঠাতে বিকল্পটি ক্লিক করুন। সংশ্লিষ্ট ক্ষেত্রগুলিতে অংশগ্রহণকারীদের নাম এবং ই-মেইল ঠিকানা টাইপ করুন। ডায়াল-ইন নির্দেশাবলী এবং আপনার ই-মেইল ঠিকানায় নিশ্চিতকরণ সহ আপনার অংশগ্রহণকারীদের কাছে একটি বিজ্ঞপ্তি প্রেরণ করতে "প্রেরণ করুন" বোতামে ক্লিক করুন।
পরামর্শ
-
অংশগ্রহণকারীকে জিজ্ঞাসা করুন যে তারা কনফারেন্স কলটিতে যোগদান করবে - তারা আপনার ই-মেইল বার্তায় ইতিবাচকভাবে উত্তর দিতে পারে বা আপনার মিটিং অনুরোধ বিজ্ঞপ্তিতে "স্বীকার করুন" বোতামটি ক্লিক করতে পারেন। আপনার মিটিংয়ের আগে একটি অনুস্মারক ইমেল এবং কোন সম্পূরক তথ্য পাঠান। ওয়েব সরঞ্জাম ব্যবহার করে একটি কনফারেন্স কল নির্ধারণ করার সময়, সময়কাল বা শেষ সময় প্রসারিত করুন এবং নিজেকে নমনীয়তা দেওয়ার জন্য পরিকল্পনায় এক বা দুই বেশি অংশগ্রহণকারী বরাদ্দ করুন। কনফারেন্স পরিষেবা সাধারণত অংশগ্রহণকারীদের সংখ্যা এবং ব্যবহার করা মিনিটের প্রকৃত সংখ্যা জন্য আপনাকে চার্জ করবে।
সতর্কতা
আপনার বিজ্ঞপ্তি পাঠানোর আগে মিটিং বিবরণ চেক করে বিভ্রান্তি এড়াতে। কিছু ইমেল অ্যাপ্লিকেশন লগ ক্যালেন্ডারে সমস্ত মিটিং অনুরোধ এবং দ্বন্দ্ব বা আপডেট করা মিটিং যোগ করা হয় (পুরানো অ্যাপয়েন্টমেন্ট প্রতিস্থাপন না)।
