ফাইলিং সিস্টেমগুলি বক্সগুলিতে কাগজের কাজগুলি থেকে অত্যাধুনিক সফটওয়্যার প্রোগ্রামগুলিতে ফাইলগুলি জমা দেওয়ার মাধ্যমে বিকাশ ঘটেছে যা ফাইলগুলিকে ইলেকট্রনিকভাবে দৃশ্যমানভাবে সংরক্ষণ করে। যদিও আপনি আজ বিভিন্ন নির্বাচন করতে পারেন তবে সমস্ত ফাইলিং সিস্টেমগুলি একটি প্রধান লক্ষ্য ভাগ করে: কার্যকর রেকর্ড ব্যবস্থাপনা। বিভিন্ন ফাইলিং সিস্টেম উপলব্ধ সঙ্গে, সবচেয়ে উপযুক্ত এক নির্বাচন প্রতিটি বৈশিষ্ট্য বিবেচনা করা গুরুত্বপূর্ণ। সবচেয়ে সাধারণ ফাইলিং সিস্টেম কার্যকর করা সহজ এবং কার্যকর ফাইল পরিচালনার একটি উপায় প্রদান করা হয়।
বর্ণমালা ফাইলিং
বর্ণানুক্রমিক ফাইলিং 5000 এরও কম রেকর্ডের জন্য সবচেয়ে সাধারণ ফাইলিং সিস্টেম। বর্ণমালার ক্রম দ্বারা ফাইলিং একটি সিস্টেম যেখানে আপনি অভিধানের আদেশ অনুসারে ব্যক্তি, ব্যবসায়, প্রতিষ্ঠান, সংস্থা, বিষয়, বিষয় বা ভৌগোলিক অবস্থানের নামে ফাইলগুলি পরিচালনা করেন। এই সিস্টেম ক্লায়েন্ট বা গ্রাহক নাম ফাইল জন্য কার্যকর। বিষয় ফাইল করা হলে, একটি আপেক্ষিক সূচক ব্যবহার করুন। সূচী প্রতিটি বিষয় প্রতিনিধিত্ব করতে নির্বাচিত বিষয় নাম alphabetical আদেশ একটি তালিকা। কোনও নামের নামটি রেকর্ড করতে ফাইলটি খুঁজে বের করতে আপেক্ষিক সূচকটি উল্লেখ করুন।
সংখ্যাসূচক ফাইলিং
সংখ্যাসূচক ফাইলিং সিস্টেম সেট আপ করতে, ক্রমিক সংখ্যাগুলিতে রেকর্ডগুলি বা একটি নির্ধারিত সংখ্যা থেকে সরাসরি সংখ্যার ব্যবহার করে ফাইলগুলি পরিচালনা করুন। বেশিরভাগ সিস্টেম ফাইল পুনরুদ্ধারের জন্য একটি সূচক ব্যবহার করে। একটি সংখ্যাসূচক ফাইলিং সিস্টেম একটি ফাইল ফাইলিং এবং সনাক্ত করার গতি বৃদ্ধি কারণে উত্পাদনশীলতা বৃদ্ধি।এটি সঠিক সনাক্তকরণ এবং বৃহত্তর গোপনীয়তা জন্য অনুমতি দেয়। এটি অসীম সম্প্রসারণের জন্য সক্ষম এবং আপনি 5000 এরও বেশি রেকর্ডের জন্য এটি ব্যবহার করতে পারেন, বর্ণমালা ফাইলিং সিস্টেমগুলির বিপরীতে।
আলফা-সংখ্যাসূচক ফাইলিং
আলফা-সংখ্যাসূচক ফাইলিং নাম এবং সংখ্যা সমন্বয় ব্যবহার করে। আপনি সাধারণত বিষয় নাম এবং সংখ্যা সঙ্গে এই ধরনের ফাইলিং সিস্টেম ব্যবহার। সংখ্যাসূচক বিভাগ বা বিষয় শিরোনাম অনুযায়ী, তারপর সংখ্যা বিভাগ দ্বারা ফাইল সাজান। আলফা-সাংখ্যিক ফাইলগুলির জন্য একটি আপেক্ষিক সূচী ব্যবহার করা প্রয়োজন। সূচী প্রতিটি বর্ণমালা বিভাগে নির্ধারিত সংখ্যা কোড তালিকাভুক্ত করবে।
কাগজহীন ফাইলিং সিস্টেম
কাগজবিহীন ফাইলিং সিস্টেম অনেক ব্যবসা এবং ঘরের জন্য সাধারণ হয়ে উঠছে। এটি শারীরিক সঞ্চয় স্থান এবং হারিয়ে যাওয়া বা ভুল স্থানান্তরিত তথ্যের সমস্যা সমাধান করে। একটি paperless ফাইলিং সিস্টেম একাধিক বিভাগ জুড়ে শেয়ার এক্সেস জন্য অনুমতি দেয়। যদিও ভাগ্য অ্যাক্সেস রেকর্ডগুলিতে অন-দাবি অ্যাক্সেস সরবরাহ করে তবে আপনি অ্যাক্সেস নিয়ন্ত্রণ করতে ফাইলগুলি দেখতে, সম্পাদনা করতে, তৈরি করতে বা মুছতে ব্যবহারকারীর অধিকার সেট করতে পারেন। কাগজহীন ফাইলিং সিস্টেমের ধরনগুলিতে সহজ সফ্টওয়্যার প্রোগ্রাম, ডকুমেন্ট সার্ভার এবং ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম অন্তর্ভুক্ত।
