প্রচুর পরিমাণে ক্রয় পদ্ধতি এবং প্রক্রিয়া আছে, তবে এমন কিছু পদ্ধতি রয়েছে যা সমস্ত ক্রয় বিভাগগুলিতে সাধারণ হওয়া উচিত। এই সরবরাহকারী নির্বাচন অন্তর্ভুক্ত, তথ্য অনুরোধ, দরপত্র জমা, দরপত্র মূল্যায়ন, চুক্তি পুরস্কার এবং পরিদর্শন। ।
সরবরাহকারী নির্বাচন
প্রতিষ্ঠানগুলি সাধারণত অনুমোদিত সরবরাহকারীর একটি পছন্দসই তালিকা থাকে যা ক্রয় বিভাগ দ্বারা পরিচালিত হয়। এটি এমন একটি কোম্পানি যা নির্বাচন প্রক্রিয়ার মধ্য দিয়ে হয়েছে এবং তারা কোনও সংস্থার প্রয়োজনীয়তা পূরণ করতে পারে।
তথ্য অনুরোধ
যখন বর্তমান পছন্দের সরবরাহকারী উৎস থেকে অক্ষম হয় এমন আইটেমগুলি ক্রয় করার প্রয়োজন হয়, তখন একটি সংস্থা সাধারণত বাজারের তদন্ত করবে। প্রয়োজনীয় বাছাই করা সরবরাহকারীদের পাঠানো হবে, যারা একটি বিডের জন্য জিজ্ঞাসা করা হবে। কম মূল্য অনুরোধের জন্য, তথ্যের জন্য একটি অনানুষ্ঠানিক অনুরোধ বা উদ্ধৃতির জন্য অনুরোধ সনাক্ত সরবরাহকারীদের কাছে পাঠানো হয়। উচ্চ-মূল্যের আইটেমগুলির জন্য, একটি সম্পূর্ণ দরপত্র প্রক্রিয়া অনুসরণ করা হবে। চূড়ান্ত চুক্তির পুরষ্কারের প্রয়োজনের পরিচয় থেকে প্রায় ছয় মাস সময় লাগতে পারে।
দরপত্র রিটার্নস
সরবরাহকারীগুলিকে সাধারণত নির্দিষ্ট সময় ও তারিখ অনুসারে একটি নামযুক্ত কর্মকর্তাকে তাদের দরপত্র ফেরত পাঠানোর জন্য বলা হয়। দরপত্র সরবরাহকারী সরবরাহকারী পরিষেবা বা পণ্যগুলির বর্ণনা অন্তর্ভুক্ত করতে পারে, প্রয়োজনীয় কাজের জন্য প্রয়োজনীয় সরবরাহ সরবরাহ করতে বা প্রয়োজনীয় সরবরাহ সরবরাহ করতে, কোম্পানির আর্থিক তথ্য এবং কোনও প্রশ্ন যা ক্রয় সংস্থার সম্ভাব্য সরবরাহকারীর কাছে জানতে চাওয়া হয়েছে।
দরপত্র মূল্যায়ন
একবার দরপত্র / বিড ফেরত আসে, একটি ক্রয় সংস্থার সাধারণত নির্দিষ্ট সময় থাকে যার মধ্যে আয়গুলি মূল্যায়ন করা, চুক্তির সিদ্ধান্ত গ্রহণ করা এবং সফল এবং ব্যর্থ সরবরাহকারী উভয়কে অবহিত করা। দরপত্র নথি পাঠানোর পূর্বে, একটি ক্রয় সংস্থা একটি স্কোরিং মানদণ্ড বিকাশ করবে যার বিরুদ্ধে প্রার্থী চিহ্নিত এবং গ্রেড করা হবে। মূল্য এবং মানের হিসাবে বিবেচনার স্বাভাবিক স্কোর মানদণ্ড হয়।
চুক্তি পুরস্কার
একবার দরপত্র মূল্যায়ন এবং স্কোর করা হয়েছে, সরবরাহকারী অনুমোদন বা প্রত্যাখ্যান সঙ্গে অবহিত করা হবে। সফল সরবরাহকারীদের এছাড়াও লিখিতভাবে বিজ্ঞাপিত করা হয়। অসফল সরবরাহকারীদের একটি বিতর্কের সুযোগ দেওয়ার প্রস্তাবটি সর্বোত্তম অনুশীলন। এটি তাদের বিড নির্বাচন না করে এবং ভবিষ্যতে দরপত্রগুলি আরও ভালভাবে বোঝার জন্য তাদের খুঁজে বের করতে সক্ষম করে।
চুক্তি উপসংহার
একবার সেবা / সরবরাহ সরবরাহ করা হলে, ক্রয় সংস্থানটি সেই মানের, পরিমাণ এবং স্পেসিফিকেশনটি পূরণ করবে তা পরীক্ষা করবে। এই মুহুর্তে প্রতিষ্ঠানটি পেমেন্ট ইস্যু করবে। অনেক ক্ষেত্রে, এটি কেনার সংস্থান এবং সংস্থার সরবরাহের মধ্যে একটি পোস্ট-চুক্তির বৈঠক করার জন্য আদর্শ অনুশীলন। এটি প্রতিটি পক্ষের প্রতিক্রিয়া প্রদান এবং ভবিষ্যতের চুক্তির ক্রিয়াকলাপগুলির জন্য একটি পোস্ট মর্টেম ডকুমেন্ট বিকাশ করার সুযোগ দেয়।
