আপনি একটি ব্যস্ত ফ্যাক্স লাইনের মাধ্যমে পেতে পারেন তাই গুরুত্বপূর্ণ তথ্য এবং দস্তাবেজ আপনি যাদের পাঠানোর চেষ্টা করছেন তাদের কাছে পৌঁছান। একটি ফ্যাক্স মেশিন যা নিয়মিত গ্রহণ এবং ফ্যাক্স পাঠানো বা হুক থেকে বামে রাখা হয়েছে কলকারীদের একটি ব্যস্ত সংকেত পাঠাতে পারে। ফ্যাক্স মেশিনটি উত্তর দেওয়ার জন্য কয়েকটি প্রচেষ্টা করার পরে ব্যস্ত সংকেতটির শব্দ হতাশ হয়ে পড়ে। তদন্তের কয়েক মিনিট আপনাকে ব্যস্ত ফ্যাক্স লাইনের মাধ্যমে এবং হতাশার ঘন্টা বাঁচাতে পারে।
যেখানে আপনি ফ্যাক্স পাঠানোর চেষ্টা করছেন সেই ভয়েস ফোন নম্বরটি পুনরুদ্ধার করার আগে পাঁচ মিনিটের অন্তর অন্তত তিনটি প্রচেষ্টা করুন। আপনার ফ্যাক্স নম্বর থাকলে কেবল কোম্পানি বা অবস্থানের জন্য অনলাইন বা ফোন বুকে অনুসন্ধান করুন।
আপনার ফ্যাক্স মেশিন থেকে আলাদা একটি ফোন ব্যবহার করে কোম্পানী বা অবস্থানের জন্য ফোন নম্বরটি কল করুন। স্টাফ সদস্যের কাছে আপনার অসুবিধা ব্যাখ্যা করুন এবং লাইন ধরে থাকাকালীন তিনি ফ্যাক্স মেশিনে চেক করুন। আপনি লাইন অপেক্ষা যখন আপনার ফ্যাক্স মেশিনে নথি প্রস্তুত করুন।
লাইন ফিরে গেলে ফ্যাক্স পাঠানোর আরেকটি প্রচেষ্টা করা উচিত যদি কর্মীদের সদস্য জিজ্ঞাসা করুন। যদি তিনি হ্যাঁ বলেন, আপনি চেষ্টা করার সময় তিনি লাইন এ থাকা জিজ্ঞাসা। প্রথম মেশিনটি কোনও সমস্যা আছে কিনা তা ব্যাখ্যা করে যদি সংস্থার দ্বিতীয় ফ্যাক্স লাইন থাকে তবে খুঁজে বের করুন।
ফোনে স্টাফ সদস্য থাকা অবস্থায় মূল বা নতুন ফ্যাক্স নম্বরটিতে ফ্যাক্স পাঠানোর চেষ্টা করুন। এই প্রচেষ্টা ব্যর্থ হলে ব্যস্ত ফ্যাক্স লাইনটি কীভাবে পেতে হবে সে সম্পর্কে তার অন্য কোন পরামর্শ আছে কিনা তা দেখুন।
অপেক্ষা করুন বা আপনার ফ্যাক্স মেশিনটি প্রোগ্রাম করুন যাতে ফ্যাক্স রাতে দেরী হয়ে যায় বা সকালে সকালে সুবিধাটি বন্ধ হয়ে যায় বা ব্যবসায়টি ধীর হয়ে যায়। কিছু ফ্যাক্স মেশিন ডকুমেন্ট পাঠানো পর্যন্ত একটি ব্যস্ত লাইন পেতে একাধিক স্বয়ংক্রিয় প্রচেষ্টা করতে পারেন। এটি কখনও কখনও একটি বোমা হামলা ফ্যাক্স লাইন মাধ্যমে পেতে উপায়।
পরামর্শ
-
কাগজের ফাঁকা হয়ে যাওয়ার পরে অনেকগুলি ফ্যাক্স মেশিন স্টোর তাদের স্মৃতিতে ফ্যাক্সগুলি পেয়েছে। যখন সীমিত ফ্যাক্স মেমরি ভরা হয়, তখন মেশিনটি নতুন তথ্য গ্রহণ করতে পারে না। কাগজ দিয়ে মেশিন লোড করা এটি মেমরি থেকে ফ্যাক্স মুদ্রণ এবং নতুন ফ্যাক্স গ্রহণ করতে পারবেন।
