প্রযুক্তি অব্যাহত অগ্রগতির সাথে, 21 শতকের আরো সাম্প্রতিক প্রবণতাগুলির তথাকথিত কাগজহীন অফিস হয়েছে। একটি কাগজহীন অফিস আসলে সম্পূর্ণ কাগজহীন নয়, বরং নূন্যতম কাগজ ব্যবহার করে এবং ডিজিটাল আকারে যতটা সম্ভব ডকুমেন্টেশন রূপান্তরিত করে। একটি কাগজহীন অফিসে উভয় সুবিধা এবং অসুবিধা রয়েছে, উভয় যা প্রচলিত রেকর্ড পালন থেকে একটি রূপান্তর বিবেচনা একটি প্রতিষ্ঠান দ্বারা বিবেচনা করা উচিত।
আরো কম্প্যাক্ট এবং দক্ষ
ডিজিটাল ফাইলগুলি কাগজে ফাইলগুলির তুলনায় অনেক কম শারীরিক স্থান প্রয়োজন এবং সংগঠিত রাখা আরও সহজ। উপরন্তু, সংরক্ষণাগারভুক্ত ডিজিটাল ফাইল সংরক্ষণাগারভুক্ত কাগজ ফাইলগুলির চেয়ে অ্যাক্সেস করা অনেক সহজ। ডিজিটাল ফাইলগুলি একযোগে একাধিক ব্যবহারকারীর মধ্যে ভাগ করা যায় এবং দূরবর্তী অবস্থান থেকে অ্যাক্সেস করা যায়, কার্যকারিতা বাড়ায়।
Envionmentally সচেতন
কম কাগজ ফাইলগুলির অর্থ হল নকল কপিগুলির জন্য এবং সাধারণ রেকর্ড রাখার জন্য ব্যবহৃত কম কাগজ। এই ফ্যাক্টর অধিকাংশ ক্ষেত্রে একটি paperless অফিস আরো পরিবেশগত সচেতন করে তোলে। অনলাইন ম্যাগাজিন এবং অন্যান্য প্রকাশনাগুলির জন্য, ডিজিটালভাবে প্রকাশের অর্থ হচ্ছে ইঙ্কগুলি নির্মূল করা যার মধ্যে ভারী ধাতু, দ্রাবক এবং অন্যান্য পদার্থ যা পরিবেশের জন্য ক্ষতিকর।
সফ্টওয়্যার এবং হার্ডওয়্যার Concerns
একটি কাগজহীন অফিস শুধুমাত্র কার্যকারিতা এবং সফ্টওয়্যার এবং রেকর্ড সংরক্ষণ করার জন্য ব্যবহৃত হার্ডওয়্যার হিসাবে কর্মীদের হতে অনুমতি দেয়। সফ্টওয়্যার বাগ এবং সরঞ্জাম ভাঙ্গন একটি paperless অফিসের কাজকর্মের প্রধান বাধা হতে পারে। একটি কাগজহীন অফিসের সফ্টওয়্যার এবং হার্ডওয়্যার রক্ষণাবেক্ষণ এছাড়াও একটি উদ্বেগ; তথ্য প্রযুক্তি (আইটি) কর্মী বা পরামর্শদাতা প্রায়ই একটি প্রয়োজনীয়তা, পাশাপাশি প্রযুক্তিবিদ নিয়মিত হার্ডওয়্যার হার্ডওয়্যার সেবা।
তথ্য এন্ট্রি ত্রুটি এবং শেখার কার্ভ
যেকোন রূপান্তরের মতো, কাগজহীন অফিসে স্থানান্তরণ প্রায়শই একটি লার্নিং বক্ররেখা জড়িত থাকে, বিশেষ করে অফিস পরিবেশে যেখানে কর্মচারীরা ইতিমধ্যে কম্পিউটার বুদ্ধিমান নয়। ডেটা এন্ট্রি ত্রুটি ব্যয়বহুল হতে পারে এবং প্রধান সমস্যা হতে পারে। উপরন্তু, ডেটা এন্ট্রি এবং ফাইলিং ত্রুটিগুলি পরবর্তীতে ভুল-শ্রেণীভুক্তকরণের ফলে এটি পরবর্তী সময়ে তাদের খুঁজে পাওয়া কঠিন বা অসম্ভব হতে পারে।
নিরাপত্তা উদ্বেগ
ডিজিটাল রেকর্ডগুলি হ্যাকিংয়ের মাধ্যমে বা স্টাফ অংশে সুরক্ষা দ্বারা অননুমোদিত অ্যাক্সেসের পক্ষে ঝুঁকিপূর্ণ হতে পারে। বিশেষত সংবেদনশীল আইনি ও চিকিৎসা রেকর্ডের সাথে, তথ্য ক্ষতির ফলে জড়িত কোম্পানির জন্য উল্লেখযোগ্য দায় হতে পারে, বিশেষ করে যদি অবহেলা জড়িত হয়। ডিজিটাল রেকর্ড নিষ্পত্তি করা বিশেষ করে একটি ভাগ করা নেটওয়ার্ক পরিবেশে একটি বিশেষ অসুবিধা উপস্থাপন করে। কেবলমাত্র একটি ফাইল মুছে ফেলা একটি ডিজিটাল রেকর্ড মুছে ফেলতে পারে না, যেমন ট্র্যাশে একটি দস্তাবেজ টস করতে পারে তা পরে অন্য কাউকে কাগজ পুনরুদ্ধার করতে বাধা দেয় না।
