ইনভয়েসেসগুলি তাদের পরিষেবাদিগুলির জন্য অর্থ প্রদানের জন্য একটি উপায় সরবরাহ করে এবং বাজেট এবং করের উদ্দেশ্যে গ্রাহকদের ব্যবহারের জন্য সঠিক রেকর্ড সরবরাহ করে। আপনার ইনভয়েস ফর্ম্যাট করার সময়, সঠিক তথ্য এবং বিভাগগুলি সকলেই সময়, অর্থ এবং বিভ্রান্তিকে বাঁচাতে পারে।
চালান তৈরির জন্য আপনি কী ব্যবহার করবেন তা নির্ধারণ করুন। শব্দ প্রক্রিয়াকরণ বা স্প্রেডশীট সফ্টওয়্যার উভয় কাজ করতে পারেন। এটা সব আপনার জন্য আরো আরামদায়ক উপর নির্ভর করে। মাইক্রোসফ্ট ওয়ার্ড এবং এক্সেল এবং ইন্টারনেটের মাধ্যমে উপলব্ধ বহুবিধ টেমপ্লেট রয়েছে যা আপনি আপনার কোম্পানির প্রয়োজনীয়তার সাথে সামঞ্জস্য করতে পারেন।
চালান সম্পর্কিত আপনার কোম্পানী তথ্য এবং তারিখ অন্তর্ভুক্ত করুন। আপনার গ্রাহক কখনই আপনার সাথে যোগাযোগ করতে পারে তা অবাক করে দেয়, আপনার চালান যা সে জানার জন্য প্রয়োজনীয় সবকিছু সরবরাহ করে। আপনার নাম, ঠিকানা, ফোন নম্বর, ওয়েব ঠিকানা এবং ইমেল ঠিকানা অন্তর্ভুক্ত করুন। এছাড়াও চালান তারিখ পাশাপাশি নির্ধারিত তারিখ অন্তর্ভুক্ত করতে ভুলবেন না।
আপনার গ্রাহকের সম্পর্কে তথ্য অন্তর্ভুক্ত করুন: নাম, ঠিকানা, ফোন নম্বর, ইমেল ঠিকানা এবং গ্রাহক আইডি নম্বর, যদি প্রযোজ্য হয়। এটি আপনাকে নিশ্চিত করতে দেয় যে সঠিক ব্যক্তি চালানটি গ্রহন করছেন এবং গ্রাহককে যখন প্রয়োজন হয় তখন তার ব্যক্তিগত তথ্য আপডেট করার জন্য মনে করিয়ে দেয়।
ভোক্তাদের কাছে গুরুত্বপূর্ণ তথ্য অন্তর্ভুক্ত করুন যেমন একটি রেফারেন্স নম্বর, সংক্ষিপ্ত বিবরণ সহ চার্জগুলির একটি আইটেমকৃত তালিকা, কর অন্তর্ভুক্ত করা এবং মোট পরিমাণ অন্তর্ভুক্ত। এটি কেবল গ্রাহককে কী কিনেছে তা প্রদর্শন করে না, তবে গ্রাহক দাবি করে যে আপনি কোনও নির্দিষ্ট পরিষেবাতে আপনার প্রতিশ্রুতি পূরণ করেননি।
পেমেন্ট বিকল্প তালিকা। সহজেই আপনার প্রত্যাশা এবং পেমেন্টের জন্য গ্রাহকের বিকল্প ব্যাখ্যা করে, চালান দ্রুত প্রদান করা হবে এবং সঠিকভাবে বৃদ্ধি হবে। এটি সময় বাঁচায় কারণ এটি এমন প্রশ্নের উত্তর দেয় যা সাধারণত ফোন বা ইমেলের মাধ্যমে জিজ্ঞাসা করা হয়েছে।
