আপনার রেস্টুরেন্টের জন্য একটি বিস্তৃত ফাইল ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম বিকাশ আপনাকে কর্মীদের এবং ব্যবসায় পরিচালনা করতে সহায়তা করে। দ্বৈত ফাইলিং সিস্টেম কার্যকর, বিশেষ করে যদি ফাইল অনলাইন সংরক্ষণ করা হয়। ফাইলগুলি সহজেই খুঁজে পাওয়া যায় এমন একটি অবস্থানের মধ্যে সংরক্ষণ করা যেতে পারে, যেমন একটি অফিস ফাইল মন্ত্রিসভা এবং সংবেদনশীল ব্যক্তি এবং আর্থিক ফাইলগুলি সুরক্ষিত করা যেতে পারে। একটি অনলাইন ফাইলিং সিস্টেমের আরো বিকল্প থাকলে, একটি ভৌত হার্ড কপি ফাইলিং সিস্টেম দায়ের তথ্য ভলিউম উপর ভিত্তি করে নির্বাচন করা উচিত।
একটি ফাইলিং সিস্টেম নির্বাচন করুন
অনলাইন সংরক্ষিত ফাইল গোপনীয় এবং খোলা বিভাগে বিভক্ত করা যেতে পারে। পাসওয়ার্ড যেমন আর্থিক বা কর্মচারী ফাইল সংবেদনশীল তথ্য রক্ষা। কর্মচারীদের নিয়মিত ভিত্তিতে অ্যাক্সেস করতে হবে এমন ফাইলগুলি বিক্রেতা, সরবরাহকারী এবং রক্ষণাবেক্ষণের মতো নির্দিষ্ট শিরোনামগুলির অধীনে একটি ভাগ করা ফোল্ডারে সংরক্ষণ করা যেতে পারে। একটি ক্যাবিনেটের মধ্যে সংরক্ষিত ফাইলগুলি বিষয় অনুসারে, বা বৃহত-ভলিউম ফাইলগুলির জন্য, প্রতি বিভাগে একটি উপ-বিভাগের সাথে বিষয় অনুসারে বর্ণানুক্রমিক করা যেতে পারে। উদাহরণস্বরূপ, একটি বিক্রেতা ফাইলটিতে পৃথক বর্ণানুক্রমিক ফাইল থাকতে পারে যা বিক্রেতা নাম বা তাদের সংস্থাগুলিকে চিহ্নিত করে।
অর্থনৈতিক
আর্থিক প্রতিবেদনগুলিতে সহজে অ্যাক্সেসের অনুমতি দেয় এমন একটি ফাইলিং সিস্টেম বিকাশ করা যা দৈনন্দিন ক্রিয়াকলাপের পাশাপাশি মাসিক, ত্রৈমাসিক এবং বার্ষিক হিসাব প্রতিবেদন এবং বছরের শেষ এবং কর প্রস্তুতির জন্য অপরিহার্য। আর্থিক তথ্য একটি নিরাপদ স্থানে যেমন লক-বক্স বা পাসওয়ার্ড-সুরক্ষিত কম্পিউটার ফাইলে সংরক্ষণ করা উচিত। নথিতে অ্যাকাউন্টগুলি প্রদেয় এবং প্রাপ্তযোগ্য, বেতন, ঋণ এবং ক্রেডিট লাইন, অভ্যন্তরীণ এবং বহিরাগত অডিট এবং ট্যাক্স রেকর্ড এবং দৈনিক রসিদ অন্তর্ভুক্ত। টাইমলাইনগুলিতে ফাইলগুলি শ্রেণীবদ্ধ করুন যাতে আপনি নিয়মিত উল্লেখ করেন, যেমন দৈনিক বিক্রয় রেকর্ডগুলি সহজে পৌঁছাতে পারে এবং আপনি পর্যায়ক্রমে পর্যালোচনা করেন, যেমন ত্রৈমাসিক প্রতিবেদনগুলি মন্ত্রিসভার পিছনে রয়েছে।
চাকরি
ফাঁকা এবং সম্পূর্ণ কর্মসংস্থান অ্যাপ্লিকেশন, অভিযোজন এবং প্রশিক্ষণ উপকরণ, কাজের সময়সূচী এবং কর্মচারী রিপোর্ট লিখিত অ্যাকাউন্ট সংগঠিত, অভিযোগ বা reprimands সংগঠিত। একজন কর্মচারী যদি অবসান, বৈষম্য বা হয়রানির বিষয়ে কোন অভিযোগ করেন তবে উত্তরদায়টি সহায়ক। যদি একজন কর্মচারী ফাইলগুলিতে স্বাস্থ্য রেকর্ড এবং সামাজিক নিরাপত্তা সংখ্যা থাকে তবে সংখ্যাসূচক ক্রমে ফাইলগুলি শ্রেণীবদ্ধ করুন এবং নম্বর কীটি অন্য কোনও স্থানে সংরক্ষণ করুন।
বিক্রেতারা
খাদ্য, পানীয়, বিয়ার, মদ এবং রেস্টুরেন্ট সরবরাহ বিভাগে বিক্রেতা ফাইল ভাগ করুন। বর্তমান বিক্রেতাদের এবং সম্ভাব্য বিক্রেতাদের জন্য পৃথক ফাইল অন্তর্ভুক্ত করুন। ফাইলগুলিতে চুক্তি, অর্ডার ফর্ম, রসিদ, মূল্য কাঠামো, বিতরণ সময়সূচী, যোগাযোগের নাম এবং ফোন নম্বরগুলির কপি অন্তর্ভুক্ত হওয়া উচিত। আপনি সহজ রেফারেন্সের জন্য একটি ডেলিভারির দরজা বা পরিচালকের কার্যালয়ের কাছে বিক্রেতা ফাইলগুলি সংরক্ষণ করতে পারেন।
বীমা
বীমা ফাইলগুলি নীতিগুলির কপি এবং প্রতিটি নীতি প্রতিনিধিত্বকারী বীমা এজেন্টের নাম এবং যোগাযোগের তথ্য অন্তর্ভুক্ত করা উচিত। নীতিগুলি পর্যালোচনার প্রয়োজন হলে ইঙ্গিত করার জন্য একটি পুনর্নবীকরণ চার্ট অন্তর্ভুক্ত করুন। জরুরী ক্ষেত্রে বীমা ফাইলগুলির অনুলিপিটি অনুলিপি করুন।
বিল্ডিং এবং রক্ষণাবেক্ষণ
রেস্টুরেন্ট সুবিধা মালিকানা বা ভাড়া হয় কিনা, রক্ষণাবেক্ষণ এবং মেরামতের রেকর্ডের জন্য একটি ফাইল বজায় রাখা। পরিষ্কার, ট্র্যাশ অপসারণ, পুনর্ব্যবহারযোগ্য, সাধারণ রক্ষণাবেক্ষণ, নদীর গভীরতানির্ণয় এবং বৈদ্যুতিক মেরামতের সেবা প্রদানকারীর একটি তালিকা অন্তর্ভুক্ত করুন। ভিডিও গেম, জুক বক্স বা ভেন্ডিং মেশিন রক্ষণাবেক্ষণের জন্য তথ্য সংরক্ষণ করুন। বিক্রেতার ফাইলগুলির মতো, রক্ষণাবেক্ষণ এবং জরুরী পরিচিতি নম্বরগুলি এমন জায়গায় থাকা উচিত যেখানে কোনও কর্মচারী দ্রুত তাদের অ্যাক্সেস করতে পারে, যেমন অতিথি স্ট্যান্ড, ক্যাশিয়ার ডেস্ক, বারের পিছনে বা রান্নাঘরে।
স্বাস্থ্য এবং নিরাপত্তা
স্বাস্থ্য এবং নিরাপত্তা ডকুমেন্টেশন নিবেদিত একটি ফাইল বজায় রাখা। এতে রেষ্টুরেন্টের স্বাস্থ্য বিভাগের প্রতিবেদন এবং উদ্ধৃতিগুলির একটি কপি, কর্মচারী স্বাস্থ্যের ব্যবস্থা যেমন হাত ধুয়ে, গ্লাভস এবং চুলের ব্যবহার এবং বিশদ সরঞ্জাম স্যানিটাইজেশান নির্দেশাবলী সম্পর্কে লিখিত নিয়ম অন্তর্ভুক্ত রয়েছে। এছাড়াও খাদ্য হ্যান্ডলিং, প্রস্তুতি এবং স্টোরেজ সম্পর্কিত পদ্ধতির ডকুমেন্টেশন অন্তর্ভুক্ত। প্রাসঙ্গিক নিয়ম এবং প্রবিধানগুলির কপি তৈরি করুন এবং যথাযথ স্থানে পোস্ট করুন যেখানে কর্মচারীরা তাদের দেখতে নিশ্চিত।
আহত এবং ঘটনা
কর্মচারী এবং গ্রাহক সম্পর্কিত আঘাতের রিপোর্ট অন্তর্ভুক্ত করার জন্য একটি ফাইল তৈরি করুন। প্রতিটি ইভেন্টে সাক্ষী সাক্ষী এবং যত তাড়াতাড়ি সম্ভব সহায়তা সাপেক্ষে, আঘাতের কারণ, আঘাত এবং ফলাফল অনুসরণ করা পদক্ষেপ সহ সহায়তা প্রদান করুন। কর্তৃপক্ষকে কোনো কারণে রেস্টুরেন্টে ডাকা হলে পুলিশ রিপোর্টের কপি অন্তর্ভুক্ত করুন।
