নতুন ব্যবসায়িক মালিকদের জন্য, কম্পিউটার ফাইল পরিচালন এমন একটি কাজ যা প্রায়শই স্থগিত করা হয় বা এমনকি উপেক্ষা করা হয়। যাইহোক, বেশিরভাগ ব্যবসায় কম্পিউটার ফাইলগুলির আকারে প্রচুর ডেটা দিয়ে সংরক্ষণ, সংরক্ষণ, পুনরুদ্ধার এবং সঞ্চয় করে। আপনার ব্যবসার ক্ষেত্রে যদি এটিই হয় তবে আপনাকে একটি কার্যক্ষম ফাইলের কাঠামো, ফাইল নামকরণের একটি পদ্ধতি যা বুঝতে সহজ এবং আরও কিছু প্রয়োজন। একটি শক্তিশালী সৃষ্টি, সঞ্চয়স্থান, সংগঠন এবং ব্যাকআপ প্রক্রিয়া আপনার ব্যবসায়কে বাড়িয়ে তুলতে সহায়তা করবে।
পরামর্শ
-
কম্পিউটার ফাইল ম্যানেজমেন্টটি আপনার ব্যবসার তথ্যের জন্য একটি শক্তিশালী সৃষ্টি, সঞ্চয়স্থান, সংগঠন এবং ব্যাকআপ প্রক্রিয়া যা আপনার ব্যবসাকে বাড়িয়ে তুলতে সহায়তা করবে।
কেন ফাইল ম্যানেজমেন্ট আপনার ব্যবসার গুরুতর
আপনি যদি একটি নতুন ব্যবসা চালু করেন তবে এটি ফাইল পরিচালনা উপেক্ষা করা প্রলুব্ধকর। সম্ভবত আপনার কাছে যে কম্পিউটার ফাইলগুলি শুরু করতে হবে তা আপনার কাছে নেই এবং নিঃসন্দেহে আপনার মনোযোগের দাবিতে আরো অনেক চাপ দেওয়ার বিষয় রয়েছে।
যাইহোক, শুরু থেকে স্মার্ট ফাইল ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম স্থাপন করার সময় গ্রহণ বছর ধরে লভ্যাংশ বহন করেনা। ফাইলগুলির জন্য একটি মাপযোগ্য, সংগঠিত সিস্টেম আপনার সংস্থার সাথে বৃদ্ধি পাবে, আপনার ফাইলগুলিকে সুরক্ষিত এবং সুরক্ষিত রাখবে এমনকি সেই ফাইলগুলির সংখ্যা দ্রুতগতিতে বাড়ছে।
বিকল্পভাবে, ফাইল পরিচালন মুলতবি একটি নোংরা, unworkable সিস্টেম যা সময় এবং দক্ষতা খরচ করে তোলে। যে পর্যায়ে একটি সঠিক সিস্টেম গ্রহণ করা অত্যন্ত ব্যয়বহুল হবে এবং সাধারণত উচ্চ মূল্যের পরামর্শদাতা এবং অতিরিক্ত সরঞ্জাম জড়িত।
একটি ফাইল পরিচালন ব্যবস্থা যা সহজেই বোঝা যায়, সাথে কাজ করার জন্য সহজতর এবং প্রসারিত করতে সহজ একটি মূল্যবান ব্যবসায়িক সম্পদ।
একটি ফাইল গঠন তৈরি করা হচ্ছে
আপনার ব্যবসায় কম্পিউটার ফাইলগুলি সংগঠিত করতে পছন্দ করে কিভাবে আগামী বছর ধরে দৈনন্দিন ফাংশন, প্রকল্প পরিচালনা এবং ক্লায়েন্ট সম্পর্ক প্রভাবিত করবে। যদি আপনি সঠিক ডকুমেন্টটি দ্রুত সনাক্ত এবং পুনরুদ্ধার করতে না পারেন তবে আপনার ব্যবসায়টি অবশেষে ক্লায়েন্ট বা তার খ্যাতি হারাতে পারে।
ফাইল সংগঠিত করার সেরা উপায় ব্যবসা থেকে ব্যবসা পরিবর্তিত হবে। সাংগঠনিক বা শ্রেণীবদ্ধ পদ্ধতি নির্বাচন করার আগে আপনার ব্যবসা কীভাবে তৈরি হবে এবং নথির সাথে কীভাবে কাজ করবে সে সম্পর্কে প্রথমে চিন্তা করুন।
অভ্যন্তরীণ ফাইল গঠন বিস্তৃত এবং অগভীর বা সংকীর্ণ এবং গভীর হতে পারে। প্রথম পদ্ধতিতে শীর্ষ স্তরের ফোল্ডার এবং কম সাবফোল্ডার তৈরি হয়। এই একাধিক ফোল্ডারে সংরক্ষণ করা হচ্ছে অনেক নথি ফলাফল হতে পারে। দ্বিতীয় পদ্ধতিতে পিতা-মাতা ফোল্ডারগুলির মধ্যে একাধিক ফোল্ডার নেস্টস করে। এই দুই ধরনের অনুক্রমের মধ্যে ভারসাম্য বজায় রাখার জন্য হাইব্রিড কাঠামো তৈরি করা যেতে পারে। ব্যক্তিগত পছন্দ এবং ব্যবসায়িক প্রয়োজনীয়তা নির্দিষ্ট পদ্ধতি নির্দেশ করা উচিত।
ফাইল পরিচালনার পরিষেবাগুলি বৃদ্ধি করে যা অনুসন্ধানের মাধ্যমে ফাইলগুলিকে আরও সহজে সনাক্ত করতে সহায়তা করে, কিছু লোক এবং ব্যবসাগুলি ফাইল ফোল্ডারগুলিকে সম্পূর্ণরূপে পরিত্যাগ করে এবং তাদের সমস্ত নথিগুলিকে এক মাস্টার ফোল্ডারে ডাম্প করে। এই অদ্ভুত। কোনও ব্যবসাটি এমন একটি ফ্ল্যাট কাঠামোর দ্বারা সহজেই পরিচালিত হতে পারে এমন বছরে আরও বেশি নথি তৈরি করবে। কোনও সংস্থার সাংগঠনিক কাঠামো তৈরি করা গুরুত্বপূর্ণ যা আপনার ফাইলগুলিকে শ্রেণীবদ্ধ করতে সহায়তা করে, যার ফলে এটি সনাক্ত করা সহজ হয়।
আপনি যে কোনও সিস্টেমটি বাস্তবায়ন করতে পছন্দ করেন সেটি ব্যবহার করা সহজ, নিরাপদ এবং নির্ভরযোগ্য হওয়া উচিত। যারা এই ফাইলগুলির সাথে তৈরি এবং কাজ করবে সে সম্পর্কে ভাবুন এবং তারপরে তাদের কাজের প্রয়োজনগুলি কীভাবে একটি ফাইলের কাঠামোর সাথে ভালভাবে পূরণ করা যায় তা বিবেচনা করুন।
ব্যবহারের সহজতর আরেকটি মূল দৃষ্টিভঙ্গি অ্যাক্সেসযোগ্যতা। আপনার প্রাথমিক দস্তাবেজ কর্মীদের মোবাইল ডিভাইসগুলিতে দস্তাবেজগুলি অ্যাক্সেস করার প্রয়োজন হলে, আপনি যখন কোনও ফাইল পরিচালনার নীতি প্রতিষ্ঠা করছেন তখন ঐসব ডিভাইসগুলির সাথে সেই দস্তাবেজগুলি কীভাবে তালিকাবদ্ধ, অ্যাক্সেস এবং কাজ করা হবে তা নিয়ে চিন্তা করা গুরুত্বপূর্ণ। তাছাড়া, আপনি একটি ফাইল পরিচালনা পদ্ধতি গ্রহণ করতে চান যা সমস্ত ডিভাইস জুড়ে ফাইলগুলিকে সিঙ্ক্রোনাইজ করে রাখে।
অবশেষে, আপনার ফাইল পরিচালন ব্যবস্থায় ফাইল ব্যাকআপ পরিকল্পনাগুলি অন্তর্ভুক্ত করুন। আদর্শভাবে, আপনার ফাইলগুলির একাধিক ব্যাকআপ কপি তৈরি করা উচিত। যারা ব্যাকআপ বিভিন্ন কম্পিউটারে সংরক্ষণ করা উচিত, অন্তত একটি যা আপনার কর্মক্ষেত্রের প্রাঙ্গনে অবস্থিত নয়। ব্যাকআপগুলি, কত ঘন ঘন এবং আপনার কম্পিউটার ফাইল ম্যানেজমেন্ট সিস্টেমে কোন প্রযুক্তিটি তৈরি করে তা নির্দিষ্ট করতে ভুলবেন না।
আপনি প্রয়োজন কম্পিউটার ফাইল খোঁজা
নামকরণের কনভেনশন এবং ফাইলের কাঠামোটি যখন প্রয়োজন তখন দ্রুত ডকুমেন্টটি সনাক্ত এবং পুনরুদ্ধারের জন্য সহায়তা করা উচিত। ফাইলের নাম যা আলফানিউমেরিক র্যান্ডম সিরিজ ধারণ করে, এমনকি এমনকি "DATE + ক্লায়েন্ট NAME" হিসাবে কনভেনশনগুলি বিভ্রান্তিকর এবং পুনরুদ্ধারের জন্য বাধাজনক হতে পারে।
ফাইলের নাম সকল ব্যবহারকারীদের কাছে অর্থপূর্ণ হওয়া উচিত এবং প্রতিটি ফাইলের ধরন, উদ্দেশ্য এবং মৌলিক সামগ্রীটি সহজেই সনাক্ত করতে হবে।
একটি সামঞ্জস্যপূর্ণ ফাইল নামকরণ কনভেনশন ছাড়াও, একটি ফাইল ব্যবস্থাপনা সিস্টেম যোগ বিবেচনা করুন। এটি এমন একটি কম্পিউটার অ্যাপ্লিকেশন যা ফাইলগুলি সংরক্ষণ এবং সংগঠিত করতে সহায়তা করে। এটি এমন বৈশিষ্ট্যগুলি অফার করতে পারে যা ট্র্যাকিং মালিক এবং পরবর্তী ব্যবহারকারীদের, সৃষ্টির তারিখ এবং সর্বশেষ পরিবর্তন এবং অন্যান্য ডেটা যা আপনার ফাইলগুলির সাথে কাজ করতে এবং বজায় রাখতে সহায়তা করতে পারে।
ড্রপবক্স এবং Google ড্রাইভের মতো ফাইল পরিচালন পরিষেবাগুলি আপনাকে আরো অনুসন্ধান-বান্ধব লেআউট এবং ইন্টারফেস সরবরাহ করে সহায়তা করতে পারে। জটিল ফাইল স্ট্রাকচার বা নামকরণ কনভেনশনগুলি মনে রাখার পরিবর্তে আপনি কেবল আপনার যা প্রয়োজন তা সন্ধান করতে পারেন।
লেখার মধ্যে আপনার কোম্পানির নীতি নির্বাণ
একবার গঠন ও নামকরণ কনভেনশনগুলি সিদ্ধান্ত নেওয়ার পরে, আপনার ব্যবসার জন্য একটি খসড়া দস্তাবেজ তৈরি করুন যা আপনার নির্বাচিত কম্পিউটার ফাইলগুলির সাথে কাজ করার জন্য সমস্ত বৈশিষ্ট্যের রূপরেখা করে। এমনকি আপনি যদি আপনার একমাত্র কর্মী হন, তবে এটি সর্বদা মামলা হতে পারে না। কম্পিউটার ফাইল পরিচালনা নীতিগুলি রূপরেখা করার একটি আনুষ্ঠানিক দলিল আপনি ভবিষ্যতে কর্মীদের প্রসারিত এবং ভাড়া দিলে সহায়তা করবে। এটি আপনার ব্যবসায়কে একটি সামঞ্জস্যপূর্ণ ফাইল পরিচালনার পদ্ধতি বজায় রাখতে এবং আপনার মূল্যবান ফাইলগুলির নিরাপত্তা নিশ্চিত করতে সহায়তা করবে।
