চালান বৈধতা কোনো ব্যবসার জন্য প্রয়োজনীয়; এতে ক্রস চেকিং চার্জ জড়িত বা প্রদত্ত পরিমাণ বা প্রাপ্তির সাথে বিল অন্তর্ভুক্ত।বেশিরভাগ অ্যাকাউন্টিং সিস্টেম স্বয়ংক্রিয় হয় তবে এটি চালানোর সময় ম্যানুয়ালগুলি ম্যানুয়ালি বৈধ করতে পারে। ছোট ব্যবসাগুলি সমস্ত চালানকে ম্যানুয়ালি যাচাই করতে পারে, যা কর্মক্ষেত্রের অপ্রত্যাশিততাকে হ্রাস করার জন্য চেক এবং ব্যালেন্সের ব্যবস্থা হিসাবে কাজ করে।
আসন্ন চালান
একজন কর্মচারী চালান হিসাবে চালান কম্পাইল করা উচিত, বিক্রেতাদের দ্বারা তাদের আলাদা এবং ether ব্যক্তিগতভাবে তাদের যাচাই বা পৃথক অ্যাকাউন্ট চার্জ কর্মচারী তাদের ফরওয়ার্ড। একটি চালান বৈধ কিনা তা বিভিন্ন কারণের উপর নির্ভর করে, তাই এটি প্রতিটি সঠিক অবস্থানে শেষ হওয়া আবশ্যক। একটি কর্মচারী তারপর প্রতিটি আইটেম চেক করতে হবে, বিল রেকর্ড এবং পেমেন্ট জন্য চালান এগিয়ে। চালান যাচাই করার জন্য দায়ী ব্যক্তিদের পেমেন্টের জন্য তহবিল অ্যাক্সেস করতে হবে না।
আউটগোয়িং চালান
সমস্ত বহির্গামী চালান মেইলিং আগে সঠিকতা জন্য চেক করা উচিত। যদিও একজন ব্যক্তি বা বিভাগ বিক্রয় এবং পরিষেবা চার্জ, বরাদ্দকৃত শ্রম খরচ এবং কোনো নির্দিষ্ট কাজের জন্য ব্যবহৃত কোন উপকরণ এবং সরবরাহ সহ আইটেমগুলি প্রবেশের জন্য দায়ী হতে পারে। যথাযথ বিলিংয়ের মাধ্যমে গ্রাহক সন্তুষ্টি বৃদ্ধি এবং চালান সংশোধন দ্বারা সৃষ্ট শ্রমের খরচ হ্রাস করার জন্য প্রতিটি চালান সংশ্লিষ্ট গ্রাহকের অ্যাকাউন্টের সাথে ক্রস চেক করা উচিত।
পেমেন্টস্
একবার চালান যাচাই করা হয়েছে তারা পেমেন্ট প্রক্রিয়াকরণের জন্য একটি পৃথক বা বিভাগ স্থানান্তর করা হয়। চালান যাচাই করার জন্য দায়ী ব্যক্তিটি পেমেন্ট তহবিলের অ্যাক্সেসের জন্য একেবারে অপরিহার্য নয়। চেক এবং ব্যালেন্সের এই সিস্টেমটি নিশ্চিত করে যে কর্মচারীদের চেকগুলি তৈরি করতে, অস্তিত্ব বা মিথ্যা অভিযোগগুলি চালাতে বা অন্য অপ্রয়োজনীয় অনুশীলনগুলি করার সুযোগ নেই।
বিবৃতি
যখন বিবৃতি পৌঁছে বা পাঠানো হয়, তখন সঠিকতা নিশ্চিত করতে প্রতিটি গ্রাহক বা বিক্রেতার চালানের সাথে তাদের ক্রস-চেক করা উচিত। একটি কঠোরভাবে ম্যানুয়াল ভিত্তিতে অপারেটিং ব্যবসা একটি কার্যকর ফাইলিং সিস্টেম বাস্তবায়ন করতে হবে; প্রয়োজন হলে সমস্ত চালান অনুলিপি করা আবশ্যক এবং গ্রাহক বা বিক্রেতা নাম অধীনে দায়ের করা। বিবৃতিতে পৌঁছানোর সময়, একটি পৃথক ব্যক্তি বা বিভাগে যাচাই করা উচিত যে প্রতিটি চার্জ এবং পেমেন্ট বিবৃতিতে সঠিকভাবে প্রদর্শিত হবে। বিনিময় বিভাগ থেকে বিনিময় বিভাগ এবং বিনিময় বিভাগের বিচ্ছিন্নতা আরও সঠিকতা নিশ্চিত করে এবং অসৎ আচরণকে নিরুৎসাহিত করে।
