প্রতিটি কোম্পানী মিটিং সম্পর্কে বিভিন্ন নিয়ম আছে। কিছু অনানুষ্ঠানিক প্রক্রিয়া অনুসরণ করে, অন্যরা আরো বেশি আনুষ্ঠানিক কাঠামো প্রয়োজন। ম্যানেজার বা ব্যবসার মালিক হিসাবে, উভয় আনুষ্ঠানিক ও অনানুষ্ঠানিক বৈঠকে কীভাবে পরিচালনা ও শেষ করা যায় তা জানা গুরুত্বপূর্ণ। এই যোগাযোগ উন্নত এবং একটি আরো উত্পাদনশীল ফলাফল সীসা হবে।
একটি সভা অ্যাডজাস্ট করার অর্থ কি?
শব্দ "স্থগিতাদেশ" শব্দটি ল্যাটিন শব্দ থেকে আসে বিজ্ঞাপন (অতঃপর Diurnus (ডেইলি)। যদিও বেশিরভাগ লোকেরা মিটমাট শেষ করার সাথে সাথে বিনিময়ে শব্দটি ব্যবহার করে, তবে "স্থগিত করা" অর্থ আসলে একটি মিটিং বা একটি এজেন্ডা আইটেম অন্য কোনও দিনে সরাতে হয়। উদাহরণস্বরূপ, কোনও কোম্পানির বোর্ড সদস্যরা যখন কোনও তথ্য হারিয়ে ফেলতে পারে তখন বিষয়টি নিয়ে আলোচনা করা সহজ নয়, যখন একটি মিটিং স্থগিত করা যেতে পারে। অ্যাডভোর্নমেন্টের অর্থ হলো, সবার আগে আলোচনায় বসার জন্য সবাই প্রস্তুত হলে সভায় সভা শুরু হবে। এটি সমস্ত সভা সমাধান করা হয়, যখন একটি সভা শেষ বা শেষ হিসাবে একই নয়।
মিটিংয়ের জন্য নিয়ম নিয়ম কি?
কিছু সংগঠন, বিশেষত আইন আদালত, বিশ্ববিদ্যালয়, সরকারী সংস্থা এবং বড় প্রতিষ্ঠানগুলি আনুষ্ঠানিক বৈঠক পরিচালনা করার জন্য প্রতিষ্ঠিত নিয়ম অনুসরণ করে। রবার্টস রুলস অফ অর্ডার নিউই সংশোধিত, উদাহরণস্বরূপ, কেউ নির্দিষ্ট পরিস্থিতিতে একটি বৈঠক স্থগিত করার জন্য একটি গতি পাস করতে পারে, উদাহরণস্বরূপ:
- একটি কোরাস অনুপস্থিতিতে
- প্রতিষ্ঠানের বাই-আইন অনুযায়ী সেট আউট
- বোর্ড সদস্যদের এজেন্ডা শেষে পৌঁছানোর সময়
- কোনও জরুরি বা তাত্ক্ষণিক বিপদের ক্ষেত্রে, যেমন বিল্ডিংয়ে আগুনের অ্যালার্মগুলি বন্ধ হচ্ছে।
ছোট ব্যবসার রবার্টের নিয়ম অনুসরণ করার সম্ভাবনা কম হলেও, তারা "আনুষ্ঠানিকভাবে" একটি সভা স্থগিত করার জন্য একটি সহজ কাঠামো সরবরাহ করে।
একটি সভা অ্যাডজাস্ট করার পদ্ধতি
একটি সভা শুরুতে বা কোন পর্যায়ে স্থগিত করা যেতে পারে। আপনি যদি চেয়ারম্যান হন, সবকিছু সুস্পষ্টভাবে নিশ্চিত করার জন্য একটি পরিকল্পনা করুন। এজেন্ডা নিয়ে আলোচনা করার পর, মিটিংয়ের স্থগিতাদেশ করার জন্য কেউ কি পদক্ষেপ নিতে চায় কিনা তা পরীক্ষা করুন। বলার অপেক্ষা রাখে না "আমি কি স্থগিত করার একটি গতি শুনতে পাচ্ছি?" স্থগিত করার গতি অবশ্যই পরবর্তী সভায় সময় ও তারিখ এবং পরবর্তী জরুরি বৈঠকের আগে বিশেষ অধিবেশন প্রয়োজন এমন যেকোন জরুরি বিষয়গুলি অবশ্যই উল্লেখ করা উচিত। রবার্টের নিয়ম অনুসারে, গতিটিকে সেকেন্ড করা দরকার এবং সংশোধন বা বিতর্ক করা যাবে না।
কোরাম উপস্থিত না হলে বা জরুরী পরিস্থিতিতে কোনও সভা ছাড়াই স্থগিত করা যেতে পারে। সেই দিনটি যদি কোনও সরকারি ছুটির দিন হয়, তবে একই সময় ও স্থান থেকে পরবর্তী কার্যদিবস পর্যন্ত সভা স্থগিত করা যেতে পারে। একটি স্থগিত সভাটি আসল সভায় ব্যবসায়ের একই আদেশ অনুসরণ করবে। শেষ মন্তব্যে চেয়ারম্যান আগামী বৈঠকের জন্য দিন ও সময় আলোচনা করতে পারেন। তিনি যোগাযোগের তথ্য সরবরাহ করতে পারেন, অংশগ্রহণকারীদের ধন্যবাদ এবং শেষ-মিনিট অনুস্মারকগুলি তৈরি করতে পারেন। স্থগিতাদেশ 90 দিন বা তার বেশি হলে, প্রত্যেক অংশগ্রহণকারীকে তারিখ এবং স্থান নোটিশ দেওয়া হবে।
একটি কম আনুষ্ঠানিক সভা adjourning
সব মিটিং আনুষ্ঠানিক হয় না; অতএব, সব সভায় স্থগিত করার একটি গতি প্রয়োজন হয় না। বিক্রয় সভা একটি ভাল উদাহরণ।তারা অবশ্যই গুরুত্বপূর্ণ, এবং সব বিক্রয় reps উপস্থিত হতে প্রত্যাশিত হয়। কিন্তু বিক্রয় মিটিংয়ের উদ্দেশ্য সেলস ম্যানেজারের কাছে স্টাফকে তথ্য রিলে পাঠানোর জন্য, সম্ভবত টিপস এবং উত্সাহ দেওয়া, বা যারা লক্ষ্যগুলি হ্রাস বা উপদেশের প্রয়োজনীয় কাগজপত্রগুলি চালু করতে ব্যর্থ হয়েছে তাদের উপদেশ দেওয়ার জন্য। সভায় কোন ভোটিং হবে না, কারণ বিক্রয় ব্যবস্থাপকের মতামত গুরুত্বপূর্ণ। একটি সভা পরিচালনা করার সময় একটি সভা পরিচালনা করার পর, স্থগিত করা একটি গতির জন্য জিজ্ঞাসা করা মূর্খ হবে। কোনও প্রশ্ন থাকলে বিক্রয় পরিচালক জিজ্ঞাসা করতে পারেন এবং তাদের উত্তর দেওয়ার পরে কেবল বলুন, "আজকেই আমি এটিকে আচ্ছাদিত করতে চাই। এই নতুন ব্রোশিওরগুলির কয়েকটি নিন যেমন আপনি চলে যান এবং এই দুর্দান্ত পণ্যটির অবিশ্বাস্য সুবিধাগুলি ব্যাখ্যা করার জন্য তাদের ব্যবহার করুন!"
মিটিং যেখানে সমস্যা সমাধান এবং সমাধান আলোচনা জড়ো অন্য উদাহরণ। পরিচালকদের গতি এবং সেকেন্ডের সাথে আনুষ্ঠানিক বৈঠকের জন্য সময় নেই, না তাদেরও প্রয়োজন নেই। তারা সভা সম্পর্কে কি জানেন, তাই কোন এজেন্ডা প্রয়োজন। কেউ এক মিনিট সময় নিচ্ছে। পরবর্তী বৈঠকে তারা এই বিষয়ে আলোচনা চালিয়ে যাবেন, তাই টেকনিক্যালি তারা বৈঠকে স্থগিত করতে পারে। কিন্তু বৈঠকের আনুষ্ঠানিক সমাপ্তি অযৌক্তিক এবং অনুপযুক্ত। সম্ভাবনা হল, মিটিংটি নির্দিষ্ট সময়ের জন্য নির্ধারিত হবে যেমন 30 বা 60 মিনিট। সময় বাড়লে কেউ বলবে, "আসুন আগামী মাসে এই আলোচনাটি বেছে নেব" অন্যদের কাজ ফিরে পেতে দরজা আউট dashing হয়।
