প্রতি কর্মচারী প্রত্যাশা পর্যন্ত বসবাস না। যখন এটি ঘটবে, আপনাকে অবশ্যই একটি শৃঙ্খলা অক্ষর লিখতে হবে বা আনুষ্ঠানিকভাবে লিখিতভাবে ব্যক্তিকে বাতিল করতে হবে। কিছু কর্মচারী আপনার প্রত্যাশার এতদূর ক্ষিপ্ত হতে পারে যে আপনি রাগান্বিত হন তবে আপনি এখনও পেশাদার স্বরে একটি শৃঙ্খলাবদ্ধ চিঠি লিখতে পারেন কারণ চিঠিটি একটি কোম্পানির রেকর্ড এবং আপনার পদ্ধতিটি কোম্পানির উপর প্রতিফলিত হয়। নিজেকে একটি অপ্রাসঙ্গিক উপায় অভিনয় দ্বারা কর্মচারী এর পেশাদারিত্ব অভাব যৌগিক না।
তারিখ লিখুন। একটি লাইন ছেড়ে যান, এবং কর্মচারীর নাম এবং তার বাড়ির ঠিকানা পৃথক লাইন টাইপ করুন। একটি অতিরিক্ত লাইন এড়িয়ে যান এবং একটি কলোন অনুসরণ করে "প্রিয় মিঃ / মি। (শেষ নাম)" টাইপ করুন। এমনকি যদি আপনি কর্মচারীর সাথে প্রথম নাম ভিত্তিতে থাকেন তবে আপনাকে অবশ্যই এমন পরিস্থিতিতে পেশাদার হতে অতিরিক্ত প্রচেষ্টা করতে হবে যেখানে কর্মচারী শৃঙ্খলা প্রয়োজন। শেষ নাম ব্যবহার করে আপনাকে দূরত্ব তৈরি করতে সহায়তা করে, যা খবরটি নেতিবাচক যখন সহায়ক হয়।
কর্মচারীকে ব্যাখ্যা করে চিঠিটি শুরু করুন যে কর্মক্ষেত্রে তার পারফরম্যান্স প্রত্যাশার সাথে সঙ্গতিপূর্ণ নয় এবং তারপরে একটি পেশাদার এবং নিরপেক্ষভাবে তার কর্মক্ষমতা সম্পর্কিত সমস্যাগুলি বিস্তারিতভাবে বর্ণনা করে। প্রযোজ্য হলে lateness বা দুর্ঘটনা যেমন বড় ঘটনা তারিখ এবং সময় তালিকা। কর্মচারী লঙ্ঘন করেছে যে কোন নির্দিষ্ট নিয়ম পড়ুন।
পরবর্তী ঘটবে কি ব্যাখ্যা। আপনি যদি কর্মচারীর শৃঙ্খলা রক্ষাকারী হন তবে ব্যাখ্যা করুন যে এটি তার প্রথম সতর্কবাণী এবং পরবর্তী অপরাধগুলি সাসপেনশন বা অগ্নিসংযোগের মতো আরও গুরুতর পরিণতি সহ আরো সতর্কতা যাচাই করবে। আপনি যদি কর্মচারীকে শেষ করে দিচ্ছেন, তাহলে অবসানের কার্যকর তারিখ এবং তার কোনও প্রয়োজনীয় তথ্য প্রদান করবেন, যেমন আপনি যখন তার অফিসটি খালি করতে চান বলে মনে করেন।
যদি তার কোন প্রশ্ন থাকে তবে যোগাযোগের তথ্য সরবরাহ করুন এবং আপনার যদি কোনও আপিল প্রক্রিয়া রূপরেখা দেয়। তার সহযোগিতার জন্য কর্মচারীকে ধন্যবাদ, এবং যদি উপযুক্ত হয়, তাহলে তাকে বলুন আপনি ভবিষ্যতে তাকে ভালভাবেই কামনা করেন।
"আন্তরিকভাবে" টাইপ করে চিঠিটি বন্ধ করুন এবং তিন লাইনের স্পেস এড়িয়ে যান। তোমার নাম লিখ. কোম্পানির লটারহেডে চিঠিটি মুদ্রণ করুন এবং আপনার টাইপ করা নামটির উপরে আপনার নামটি সাইন ইন করুন।
