প্রতিশ্রুতি একটি চিঠি একটি ব্যবসা, অলাভজনক বা গবেষণা প্রতিষ্ঠানের উপাদান সমর্থন প্রদান একটি সরকারী চুক্তি। ব্যবসায় বিশ্বের প্রতিশ্রুতির চিঠিগুলি সাধারণত অর্থায়ন বা ঋণ প্রদানের প্রতিশ্রুতিগুলিকে রূপরেখা করে, যদিও অলাভজনক সংস্থাগুলিতে যারা সাধারণত সহযোগিতা, অংশীদারিত্ব বা উপাদান সহায়তার অন্যান্য ফর্ম্যাটের প্রতিশ্রুতি রূপরেখা দেয়। আপনি যদি ব্যবসায়ের অর্থায়ন বা একটি অলাভজনক সম্প্রদায়ের গোষ্ঠীকে সমর্থন করার প্রতিশ্রুতিবদ্ধ হন তবে আপনাকে অবশ্যই আপনার চিঠিপত্রের প্রতিশ্রুতি নিশ্চিত করতে হবে - যেমন ব্যবসায়িক চিঠিপত্রের কোনও গুরুতর অংশ - সংক্ষিপ্ত, স্পষ্ট এবং কূটনৈতিক।
আপনার তথ্য পর্যালোচনা করুন। প্রতিশ্রুতির আপনার চিঠিটি আপনার সমর্থনের বিস্তারিত আগে (যেমন অর্থের পরিমাণ, সময়সূচী এবং আগ্রাসন পরিকল্পনাগুলি) বিস্তারিতভাবে রূপরেখা করবে, তাই আপনার সমস্ত প্রাসঙ্গিক তথ্য বর্তমান কিনা তা নিশ্চিত করুন। আপনার চিঠি শুধুমাত্র উভয় পক্ষের দ্বারা সম্মত শর্ত রূপরেখা উচিত। পদ বা শর্ত সংশোধন বা সংশোধন করতে অক্ষর ব্যবহার করবেন না।
আপনার চুক্তির মৌলিক শর্ত সনাক্ত করুন। আপনার চিঠির খোলার সাথে আপনার এবং চুক্তির সাথে জড়িত সমস্ত পক্ষের পাশাপাশি আপনার প্রতিশ্রুতির মৌলিক শর্তাদি এবং লক্ষ্য চিহ্নিত করা উচিত। আপনি যদি কোন প্রকল্প বা ব্যবসার জন্য অর্থ জমা দিচ্ছেন তবে পরিমাণ উল্লেখ করুন। আপনি যদি অন্য কোন ধরনের সহায়তা বা সহযোগিতার সাথে জড়িত হন, তবে আপনি কী ধরণের সহায়তা প্রদান করবেন তা সংক্ষিপ্তভাবে বর্ণনা করুন।
চুক্তি আপনার ভূমিকা এবং দায়িত্ব রূপরেখা। নির্দিষ্ট হতে হবে। আপনার ভূমিকা কি ঠিক এবং বলতে আপনার দায়িত্ব পরিসীমা বর্ণনা করুন। যদি আপনি তহবিল সরবরাহ করেন তবে আপনার প্রতিশ্রুতি পূরণ না করার ক্ষেত্রে পেমেন্ট সময়সূচী এবং সেইসাথে আতঙ্ক পরিকল্পনাগুলি বর্ণনা করুন। আপনি যদি কোনও অলাভজনক বা গবেষণা সহযোগিতার প্রতিশ্রুতি চূড়ান্ত করতে চান তবে আপনার সঠিক দায়িত্বগুলি (যেমন পরিষেবাগুলি বা সুবিধাগুলি আপনি সরবরাহ করার পরিকল্পনা করছেন) এবং সহযোগিতায় আপনার বা আপনার সংস্থা কী ভূমিকা পালন করবে তা বর্ণনা করুন।
আপনার চিঠি পরিষ্কার এবং সংক্ষিপ্ত রাখুন। কিছু সূত্র প্রস্তাব করে যে বাণিজ্যিক উদ্দেশ্যগুলি একক পৃষ্ঠায় সীমাবদ্ধ। কিছু ক্ষেত্রে, কার্যকর অক্ষর একক অনুচ্ছেদের মতো ছোট হতে পারে।
আন্তরিক হতে। আপনি যদি একটি অলাভজনকতার প্রতিশ্রুতির একটি চিঠি লেখেন তবে মনে রাখবেন যে আপনার চিঠিটি অন্য সংস্থার দ্বারা সমর্থিত বা সংস্থার নজরদারি দ্বারা দেখা যেতে পারে, তাই সেই দলের সাথে কাজ করতে চাইলে আপনার কারণগুলি পরিষ্কার করতে ভুলবেন না।এছাড়াও গ্রুপের সাথে আপনার আগের কোনো সহযোগিতার উল্লেখ করুন। এটি আপনার ইমেজ এবং আপনার সহযোগীদেরকে, নন-লাভের অন্যান্য সমর্থকদের দৃষ্টিতে, যেমন অনুদানকারী সংস্থাগুলি, শক্তিশালী করবে।
