একটি ব্যবসা সভা জন্য একটি রুম ব্যবস্থা কিভাবে

একটি সফল ব্যবসায়িক সভা হোল্ডিং না শুধুমাত্র জড়িত বিষয়বস্তু এবং সদস্যদের জড়িত, কিন্তু আসবাবপত্র ব্যবস্থা। একটি ব্যবসায়িক সভায় কার্যকরভাবে একটি রুম ব্যবস্থা করার জন্য আপনি সভাটির কার্যভার বিবেচনা করতে এবং উত্পাদনশীলতার জন্য উপযুক্ত বায়ুমণ্ডল এবং কর্মক্ষেত্র তৈরি করতে চাইবেন। আপনার মিটিংয়ের জন্য রুমটি যদি ভালভাবে সাজানো হয়, তবে সহযোগীগণ মিটিংয়ের সময়টি সম্পূর্ণরূপে ব্যবহার করার জন্য বাধা বা বিভ্রান্তির ব্যপারে কাজ করতে এবং কার্য করতে সক্ষম হবেন।

আইটেম আপনি প্রয়োজন হবে

• টেবিল

• চেয়ার

• উপস্থাপনা আনুষাঙ্গিক

• জিপ বন্ধন

• ডাক্ট টেপ

• আলো

• সাইড টেবিল, প্রয়োজন হিসাবে

• খাদ্য এবং পানীয় আইটেম

রুমে ফাংশন বিবেচনা করুন এবং সেই অনুযায়ী টেবিল রাখুন। একটি আলোচনা-শৈলী সভায় বৃত্ত বা স্যামিকিলকেলে টেবিলের ব্যবস্থা করে একটি বৃত্তাকার টেবিল স্টাইল ব্যবহার করা উচিত যাতে প্রতি অংশগ্রহণকারী অন্য সবাই দেখতে পারে। উপস্থাপনাগুলি একটি বড় আয়তক্ষেত্রের সাথে স্থাপিত একটি বোর্ডরুমে ব্যবহার করতে পারে অথবা একই অংশে প্রতি অংশগ্রহণকারীর সাথে সারিতে ছোট টেবিল স্থাপন করতে পারে।

মিটিংয়ের দৈর্ঘ্যের জন্য উপযুক্ত আরামদায়ক চেয়ারগুলি ব্যবহার করে টেবিলের চারপাশে আপনার টেবিলের লেআউট অনুসারে আপনার বসার ব্যবস্থা করুন। হার্ড প্লাস্টিকের চেয়ারগুলি শুধুমাত্র কর্মচারীদের দৃষ্টি নিবদ্ধ এবং আরামদায়ক রাখার জন্য সংক্ষিপ্ত (ঘন্টা বা কম) মিটিংয়ের জন্য ব্যবহার করা উচিত। প্রত্যাশিত বা চেয়ার বিরতির চেয়ে বেশি অতিথির ক্ষেত্রে রুমের পাশে দুই থেকে তিনটি অতিরিক্ত চেয়ার রাখুন।

রুমের সামনে পরিষ্কারভাবে দৃশ্যমান এলাকায় পডিয়াম, ফ্লিপ চার্ট, প্রজেক্টর স্ক্রীন বা উপস্থাপনার পোস্টারের মতো কোনও প্রপোজ রাখুন যাতে প্রতিটি অংশগ্রহণকারী এটি সহজে দেখতে পারে। যদি আপনি হ্যান্ডআউট বা ফোল্ডারগুলি ব্যবহার করেন তবে টেবিলের পাশে প্রতিটি চেয়ারে রাখুন, অথবা সভাগুলোতে বিতরণের জন্য পাশে সেট করুন। এই আইটেমগুলিকে কাজের স্থানটি বাজেয়াপ্ত করতে বা ঘরের মধ্যে ঘোরাফেরা করা, যেমন মেঝেতে স্ট্যাকিং করতে অনুমতি দেয় না।

বাধা থেকে বাঁচাতে রুমের যেকোন ফোনে রিংগার বন্ধ করুন; তবে, জরুরী ক্ষেত্রে আউটগোয়িং কলগুলির অনুমতি দেওয়ার জন্য ফোনটিকে আনপ্লাগ করবেন না। কম্পিউটারগুলি যদি সভার জন্য ব্যবহৃত হয়, তবে জিপ বন্ধনের সাথে যেকোন তারের বান্ডিল করুন যাতে পায়ের সাথে ঝাপসা হয়ে যায় এবং যেকোনো দড়িগুলি যে পথের ভেতর দিয়ে চলবে তার কোনও দড়ি।

বায়ুমণ্ডলকে নরম করার জন্য রুমের উপরে ওভারহেড আলো অতিক্রম করার অতিরিক্ত আলো যোগ করুন এবং দীর্ঘতর মিটিংগুলিকে কম দৃশ্যমান স্ট্রেনিং করুন। পাশের টেবিলের উপর আলো স্থাপন করুন যেখানে তারা পথে বা অবরোধগুলি দেখবে না, কিন্তু মোমবাতি এড়াতে পারে যা নরম আলো এবং সুবাস নির্গত করতে পারে তবে একটি বিপত্তি সৃষ্টি করতে পারে।

কক্ষ, বাদামী, বা ফল এবং মাংস ট্রে যেমন বোতলজাত পানি, সোডা, কফি বা স্ন্যাক খাবার সরবরাহ করার জন্য ঘরের কোণে বা দরজার কাছে একটি প্রাচীরের পাশে একটি ছোট খাদ্য পরিষেবা এলাকা সেট করুন। দীর্ঘ সভাগুলোতে খাবার ব্যবহার করলে, উচ্চ-চিনির খাবার এড়িয়ে চলুন এবং খাবারের সময় শেষ হয়ে গেলে টেবিলটি পরিষ্কার এবং পরিচ্ছন্ন রাখার জন্য পরিষেবা এলাকার কাছাকাছি একটি ট্র্যাশকান নিশ্চিত করুন।

পরামর্শ

• যদি আপনার মিটিংয়ের ঘরটি নির্বাচন করার বিকল্প থাকে, তবে বাড়ির ভেতরের একই তলায় বাথরুমে সুবিধাজনক মিটিংয়ের রুম স্থাপন করার সময় অতিরিক্ত শব্দ এবং বিভ্রান্তি থেকে দূরে একটি শান্ত কক্ষ খুঁজে বের করার চেষ্টা করুন।

  যদি সম্ভব হয়, রুমের তাপমাত্রাটি একটি আরামদায়ক সেটিংসে সামঞ্জস্য করুন যাতে অংশগ্রহণকারীরা খুব গরম বা ঠান্ডা না হয়, অস্বস্তি ও বিভ্রান্তির জন্য তৈরি হয় যেখানে তারা হাতের কাজটি ফোকাস করতে পারবে না।