অনেক প্রেস প্যাকেজ সরাসরি পুনর্ব্যবহারযোগ্য বিন যাচ্ছে যাচ্ছে। কিছু প্যাকেজ পাঠকদের আগ্রহ দেখায়নি, কিন্তু অন্যরা কেবল দুর্বলভাবে একত্রিত হয়। একটি প্রেস প্যাকেজ সঠিকভাবে ফরম্যাট তথ্য প্রকাশ করা হয় যে সম্ভাবনা বৃদ্ধি হবে। প্যাকেজটি ইমেল করা তথ্য ছাপানোর সম্ভাবনা বাড়িয়ে তোলে - কেবলমাত্র তথ্যটি দ্রুত সেখানেই পাওয়া যায় না, তবে সামগ্রীটি সহজেই পুনঃপ্রবর্তন করা সক্ষম করে।
একটি প্রেস কিট পাঠানোর জন্য আপনার লক্ষ্যগুলি চিহ্নিত করুন এবং তারপরে গবেষণা সংস্থানগুলি যে লক্ষ্যগুলি পূরণ করতে সহায়তা করতে পারে তা সনাক্ত করুন। সম্পাদক খুব সামান্য অতিরিক্ত সময় আছে, তাই এটি বর্জ্য না। ওহাইওর একটি ছোট কাগজে কেবল স্থানীয় সংবাদ প্রকাশ করে যা ক্যালিফোর্নিয়ার একটি ইভেন্ট থেকে প্রেস প্রেসে আগ্রহী নয়। অর্থের উপর দৃষ্টি নিবদ্ধ করে এমন একটি সংবাদ স্টেশন একটি রক কনসার্টের সম্পর্কে একটি প্রেস কিট আগ্রহী নয়। একবার সঠিক মিডিয়া আউটলেটগুলি সনাক্ত করার পরে, ইন্টারনেট অনুসন্ধানের মাধ্যমে বা সংস্থাকে কল করে, যদি সম্ভব হয় তবে ইমেল ঠিকানা এবং সম্পাদকের নাম সনাক্ত করুন। সম্পাদক এর ইমেল উপলব্ধ না হলে একটি সাধারণ কোম্পানী ইমেল ব্যবহার করা যেতে পারে। মিডিয়া আউটলেটের সাথে নয় বরং মিডিয়া আউটলেটের স্টাইলের মাধ্যমে নিজেকে পরিচিত করুন। সংবাদ মাধ্যমের স্টাইলের কাছে প্রেস কিটটি আরও কাছাকাছি, ভাল।
আপনি ইমেলের বিষয় লাইনে কী প্রেরণ করছেন সে সম্পর্কে একটি সংক্ষিপ্ত বিবৃতি (3 থেকে 10 টি শব্দ) লিখুন। যদি সম্ভব হয় তবে কেন সেই বিশেষ মিডিয়া আউটলেটটি আগ্রহী হবে তা দেখানোর চেষ্টা করুন। উদাহরণস্বরূপ, যদি একটি স্থানীয়ভাবে দৃষ্টি নিবদ্ধ করা কাগজে কিট পাঠানো হয়, তবে বিষয় লাইনের ইভেন্ট বা ব্যবসার অবস্থান অন্তর্ভুক্ত করুন।
সরাসরি ই-মেইলের শরীরের দিকে নির্দেশ করুন, এবং যদি সম্ভব হয়, তাহলে মিডিয়া পয়েন্টার শৈলী এবং আগ্রহের মূল পয়েন্টটি সংযুক্ত করুন। আপনি ইমেলের শরীরের মধ্যে অন্তর্ভুক্ত কি প্রেস কিট অন্তর্ভুক্ত করা হয় উপর ভিত্তি করে পরিবর্তিত হবে। মিডিয়া কিট কেবল একটি প্রেস রিলিজ হলে, ইমেলের শরীরের মুক্তির পাঠ্য অন্তর্ভুক্ত করুন এবং সুবিধার জন্য রিলিজ সংযুক্ত করুন। যদি প্রেস কিট কোনও ইভেন্টের প্যাকেজ হয় তবে একটি সংক্ষিপ্ত বিবৃতি লিখুন যা ঘটনাটি, এটি যখন এবং আপনি সংযুক্ত করেছেন তা বলছেন। যদি প্রেস কিট একটি স্থানীয় ব্যবসা সম্পর্কে হয় তবে কেন আপনি কীট পাঠাচ্ছেন সে সম্পর্কে একটি সংক্ষিপ্ত বিবৃতি লিখুন।
ইমেইল প্রেস প্রেস ফাইল সংযুক্ত করুন। আপনি কোন ফাইল ফর্ম্যাট পাঠাচ্ছেন তা বিবেচনা করুন, তবে, কারণ প্রতিটি মিডিয়া আউটলেট প্রতিটি ধরনের ফাইল খুলতে সক্ষম হবে না। সাধারন পিডিএফ (পোর্টেবল ডকুমেন্ট ফরম্যাট) প্রায় সকলের দ্বারা খোলা যায় এবং দর্শক সফ্টওয়্যার ডাউনলোড করতে বিনামূল্যে। পিডিএফগুলি নিশ্চিত করবে যে আপনার কম্পিউটার স্ক্রীনে আপনি যা দেখেন তা প্রাপকটি বিভিন্ন কম্পিউটার থেকে পরিবর্তনগুলি বিন্যস্ত না করেই দেখেন। আরটিএফ (রিচ টেক্সট ফরম্যাট) এছাড়াও সর্বজনীনভাবে খোলা সহজ; যাইহোক, বিন্যাসটি একটি RTF ফাইলে সংরক্ষণ করা হয় না এবং গ্রাফিক্সের সাথে নথির জন্য সেরা নয়।
পুনরুত্পাদন করার উদ্দেশ্যে যে কোনও ফটো উচ্চ মানের এ পুনঃপ্রতিষ্ঠিত হওয়ার জন্য যথেষ্ট বড় তা নিশ্চিত করুন; ইমেল দ্রুত পাঠাতে ইমেজ কম্প্রেস করবেন না। পাঠ্য নথি এক ফাইলের মধ্যে একত্রিত করা যেতে পারে, তবে প্রকাশনার জন্য বিবেচনা করা ফটোগুলি আলাদা ফাইল হিসাবে সংযুক্ত করা আবশ্যক, কারণ চিত্রগুলি সহজেই দস্তাবেজ থেকে পৃথক করা যাবে না। JPG ফাইল ফর্ম্যাট প্রায়ই ইমেজ জন্য ভাল।
ইমেইল শরীরের ফিরে যান। উপসংহারে, আপনি কোন দস্তাবেজ সংযুক্ত করেছেন এবং কেন তা তালিকাভুক্ত করুন; এছাড়াও ফাইল একটি ভিন্ন বিন্যাসে পাওয়া যায় কিনা তা উল্লেখ। ইমেলের শেষে, আপনার সম্পূর্ণ যোগাযোগের তথ্য দিন।
আপনি ইমেল পাঠানোর আগে সব দিক ডবল চেক করুন। ইমেল ঠিকানা সঠিক কিনা তা নিশ্চিত করুন, ইমেলের শরীরের কোন ত্রুটি নেই এবং সঠিক ফাইলগুলি সংযুক্ত রয়েছে।
