সভাতে কয়েক মিনিট সময় নেওয়ার দায়িত্ব নিযুক্ত করা কিছু লোককে কৃতজ্ঞ কাজ বলে মনে করে।যাইহোক, কার্যকর মিটিং মিনিট গ্রহণের দক্ষতা অর্জনকারী অংশগ্রহণকারীদের পক্ষে বিষয়গুলি, আলোচনার বিষয় এবং কর্ম আইটেমগুলিতে সম্মত হওয়ার জন্য কেবল সহায়ক নয়, তবে এটি তাদের সিদ্ধান্তে টেবিলে থাকা অন্যান্যদেরও সাহায্য করতে পারে। এই লেখার দক্ষতাটি কীভাবে আয়ত্ত করতে হয় তা শেখার ক্ষমতা এবং কার্যকারিতাকে কম মূল্যায়ন করবেন না।
আইটেম আপনি প্রয়োজন হবে
-
সভা বিষয়সূচি
-
অংশগ্রহণকারীদের তালিকা
-
পেন বা পেন্সিল
-
নোটপ্যাড বা ল্যাপটপ
-
অডিও রেকর্ডিং ডিভাইস (ঐচ্ছিক)
মিটিংয়ের স্থান, অবস্থান, তারিখ এবং সময়টির নাম লেখার মাধ্যমে শীর্ষে আপনার মিটিং মিনিট শুরু করুন।
আমন্ত্রিত অংশগ্রহণকারীদের তালিকাভুক্ত করুন যা তাদের নাম, শিরোনাম এবং বিভাগের দ্বারা উপস্থাপিত, তারা আমন্ত্রিতদের সাথে প্রতিনিধিত্ব করে তবে উপস্থিত না। এছাড়াও যে কোন আমন্ত্রিত গেস্ট স্পিকার বা উপস্থাপকের নাম তালিকাভুক্ত করুন।
প্রতিটি বিষয়সূচী আইটেমের জন্য একটি উপবিভাগ তৈরি করুন এবং আলোচনার আলোকে সেই বিষয় সম্পর্কিত আলোচনাগুলি নিন। মূল আলোচনার নিচে লিখুন এবং সম্ভাব্য যেখানে কোনও মূল পয়েন্টের সাথে যুক্ত ব্যক্তির নামটি নির্দেশ করার চেষ্টা করুন।
বিষয় নিয়ে আলোচনার পর, পরবর্তী কোনও পদক্ষেপ বা সিদ্ধান্তের ভিত্তিতে যে বিষয়সূচি আইটেমটি চারপাশে তৈরি করা হয়েছে, সেগুলি অনুসরন করার জন্য, কার দ্বারা তারিখ, দায়ী ব্যক্তি বা বিভাগ বাস্তবায়ন ইত্যাদি সুপারিশকৃত পদক্ষেপ অন্তর্ভুক্ত করুন। এটি মিনিট গ্রহণের সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ অংশ। বৈঠক থেকে যে কোনো কর্ম পরিকল্পনা থেকে এই বিভাগ থেকে প্রাপ্ত করা হবে।
যে কোনও বিষয় বা আলোচনার জন্য উত্থাপিত কিন্তু সমাধান করা হয়নি, সেগুলি "আনসোর্সড সমস্যাগুলি" লেবেলযুক্ত আপনার মিনিটের পৃষ্ঠাগুলির একটি পৃথক বিভাগে যুক্ত করুন। মিটিং অংশগ্রহণকারীদের পরে এই দেখতে পারেন এবং মিটিং হোস্ট তারপর এই আইটেমগুলির সমাধান সেরা হ্যান্ডেল কিভাবে সিদ্ধান্ত নিতে পারেন।
মিনিটের শেষে, পরবর্তী সেশনের প্রস্তুতির জন্য অংশগ্রহণকারীদের জন্য প্রয়োজনীয় যে কোনও তথ্য সহ পরবর্তী মিটিং তারিখ, সময় এবং অবস্থানের সাথে সম্মত হন।
পরিশেষে, সমস্ত আমন্ত্রিত অংশগ্রহণকারীদের মিনিট একটি কপি উপস্থিত কিনা তা নিশ্চিত করুন। মিটিংয়ের 24 থেকে 48 ঘন্টার মধ্যে মিনিট চেষ্টা এবং বিতরণ করার জন্য এটি একটি ভাল নিয়ম। এইভাবে যদি কিছু ভুল হয় বা কাউকে ভুল বুঝানো হয় তবে প্রতিটি অংশগ্রহণকারীদের মনকে তাজা করে তুললে এটি সংশোধন করা যেতে পারে।
পরামর্শ
-
উপস্থিত থাকা ব্যক্তিদের সঠিক তালিকা থাকা গুরুত্বপূর্ণ কারণ যে পরে উপস্থিত ছিলেন এবং পরে সভাগুলোতে গুরুত্বপূর্ণ সিদ্ধান্ত নেওয়ার ক্ষেত্রে অংশ নেওয়া গুরুত্বপূর্ণ হতে পারে, আপনার নাম এবং ফাইলটি মিনিটের সাথে আপনি যে তারিখটি গ্রহণ করেছেন সেটি উভয়ই লিখতে মনে রাখবেন একটি কম্পিউটারে ইলেক্ট্রনিকভাবে সঞ্চিত হলে মিনিট পাওয়া যেতে পারে যেখানে নাম পথ।
সতর্কতা
শর্ট্যান্ড নিতে ঠিক আছে তবে আপনার নিজের কথা, মতামত বা মতামত প্রকাশ করার চেষ্টা করুন নাকি আপনার মতামত, অনুভূত বা চিন্তিত নয় - ব্যক্তিটি যেমনটি বলেছে সেটি লিখুন।
