একটি ডাটাবেস প্রোগ্রাম হিসাবে, মাইক্রোসফ্ট অ্যাক্সেস ব্যবসা বিশ্বের অনেক অ্যাপ্লিকেশন আছে। ম্যানেজার কর্মচারীদের একটি ডাটাবেস তৈরি করতে অ্যাক্সেস ব্যবহার করতে পারে, যা তাদের নজরে নজরে বেতন তথ্য, জনসংখ্যাতাত্ত্বিক ডেটা এবং বাজেটের সংখ্যা পর্যালোচনা করার অনুমতি দেয়। অ্যাকাউন্টিং পেশাদার প্রায়ই ইনভয়েসেস ট্র্যাক করতে, অ্যাক্সেস ডেটাবেসগুলি ব্যবহার করে, অ্যাকাউন্টগুলি প্রাপ্তির পর্যালোচনা করে এবং আর্থিক সংস্থানগুলির নজর রাখে। অন্তর্নিহিত তথ্য অ্যাক্সেস টেবিলে প্রবেশ করার পরে, অ্যাকাউন্টেন্টগুলি কাস্টম প্রশ্নগুলি এবং ফর্মগুলি তৈরি করতে পারে যা প্রয়োজনীয় তথ্যটি অনেক সহজ করে তুলতে পারে।
আপনি আপনার অ্যাকাউন্টিং ডাটাবেস অন্তর্ভুক্ত করতে চান ক্ষেত্রের একটি তালিকা নিচে লিখুন। আপনার প্রয়োজনের উপর নির্ভর করে, সেই ক্ষেত্রগুলিতে ফ্রি-ফর্ম পাঠ্য এন্ট্রির জন্য পরিমাণের কারণে, ক্লায়েন্ট নাম, নির্দিষ্ট তারিখ, পদ এবং একটি নোট ক্ষেত্র অন্তর্ভুক্ত থাকতে পারে।
মাইক্রোসফ্ট অ্যাক্সেস খুলুন এবং টেবিল বিভাগে যান। নকশা দৃশ্যে একটি নতুন টেবিল তৈরি করার বিকল্পটি চয়ন করুন। এটি একটি গ্রিড খোলার যা আপনাকে প্রতিটি ক্ষেত্রের জন্য একটি নাম প্রবেশ করতে দেয়, সেইসাথে সেই ক্ষেত্রের সামগ্রীর বিবরণও দেয়।
আপনার ডাটাবেসের প্রতিটি ক্ষেত্রের জন্য "ডেটা প্রকার" এর পাশে ড্রপ-ডাউন বক্সটি ক্লিক করুন। আপনি মুদ্রা, সংখ্যাসূচক এবং পাঠ্য হিসাবে আপনার ক্ষেত্রগুলি ফরম্যাট করতে পারেন। আপনি তারিখের মতো জিনিসগুলির জন্য তারিখ এবং সময় ক্ষেত্রগুলিও ব্যবহার করতে পারেন।
আপনার ডাটাবেসের ক্ষেত্রগুলির তালিকা পর্যালোচনা করুন এবং আপনার মনে হয় এমন অন্য কেউ যোগ করুন। শুরু থেকে আপনার প্রয়োজনীয় সমস্ত ক্ষেত্রগুলি আরও সহজ করা এবং ডেটাবেসগুলিতে ক্ষেত্র যুক্ত করুন যা ইতিমধ্যে শত শত বা হাজার হাজার রেকর্ড ধারণ করে।
আপনার টেবিল সংরক্ষণ করতে "সংরক্ষণ করুন" বাটনে ক্লিক করুন। টেবিলের জন্য একটি নাম টাইপ করুন এবং "ঠিক আছে" ক্লিক করুন।
অ্যাক্সেস উইন্ডোর ফর্ম বিভাগে যান এবং ফর্ম উইজার্ড বিকল্পটি নির্বাচন করুন। আপনার টেবিলের ক্ষেত্রগুলির উপর ভিত্তি করে একটি সহজ ডেটা এন্ট্রি ফর্ম তৈরি করতে ফর্ম উইজার্ডটি ব্যবহার করুন। আপনি টেবিলের তথ্য যোগ করার জন্য সেই ডাটা এন্ট্রি ফর্মটি ব্যবহার করতে পারেন। যখন আপনি ডাটা এন্ট্রি ফর্ম টাইপ করেন, তখন তথ্য স্বয়ংক্রিয়ভাবে অন্তর্নিহিত অ্যাক্সেস টেবিলে স্থানান্তরিত হয়।
প্রশ্ন বিভাগে যান এবং আপনার অ্যাকাউন্টিং ডাটাবেসকে আরও কার্যকর করে তুলবে এমন প্রশ্নগুলি তৈরি করতে শুরু করুন। প্রাথমিক ক্যোয়ারী তৈরি করতে এবং সেটি সংরক্ষণ করতে ক্যোয়ারী উইজার্ডটি ব্যবহার করুন, তারপরে প্রশ্নটি ডান-ক্লিক করুন এবং কোনও পরিবর্তন বা সেট মানদণ্ডের জন্য "ডিজাইন ভিউ" নির্বাচন করুন। উদাহরণস্বরূপ, আপনি একটি নির্দিষ্ট তারিখের ক্যোয়ারী তৈরি করতে এবং "বিনিময় প্রবেশের তারিখ তারিখ এবং Enter End Date" লিখুন। এই ব্যবহারকারীর জিজ্ঞাসা চলমান শুরু এবং শেষ তারিখ লিখতে অনুরোধ জানায়। অতীতে প্রদত্ত চালানগুলির পর্যালোচনা এবং অ্যাকাউন্টগুলি ট্র্যাকযোগ্য অ্যাকাউন্টগুলির পর্যালোচনা করার জন্য এই ধরনের প্রশ্নটি খুবই উপযোগী হতে পারে।
