কোন ফেডারেল আইনের জন্য প্রাইভেট সেক্টর নিয়োগকর্তাদের বর্তমান বা প্রাক্তন কর্মচারীদের তাদের কর্মীদের ফাইল অ্যাক্সেস অনুমতি প্রয়োজন। সাধারণত, বেসরকারি খাতের কর্মীদের কর্মীদের ফাইলগুলি নিয়োগকর্তার সম্পত্তি বলে মনে করা হয় এবং কিছু কোম্পানি কর্মচারী ফাইলগুলির অ্যাক্সেস সীমাবদ্ধ করার জন্য এই যুক্তিকে ব্যবহার করে। ফেডারেল এবং রাষ্ট্র কর্মচারী - পাবলিক সেক্টর কর্মী - তাদের সরকারী কর্মচারীদের রেকর্ড অ্যাক্সেস লাভ করতে পারেন।
কাস্টম ফাইল
কর্মসংস্থান ফাইলগুলি - কখনও কখনও কর্মচারীর কর্মীদের ফাইল হিসাবে উল্লেখ করা হয় - কর্মীদের কর্মসংস্থান, জরুরী যোগাযোগের তথ্য, কর্মসংস্থান যোগ্যতা ফর্ম, কর্মক্ষমতা মূল্যায়ন, শাস্তিমূলক এবং উপস্থিতি রেকর্ড এবং কর্মক্ষমতা, প্রশিক্ষণ এবং কর্মসংস্থান কর্ম সম্পর্কিত সুপারভাইজার এবং পরিচালক নোটগুলির মতো নথি রয়েছে। । কর্মসংস্থান কর্ম উদাহরণ উদাহরণস্বরূপ এবং সমাপ্তি হয়। কিছু ক্ষেত্রে, মানব সম্পদ বিভাগ একটি সরকারী কর্মসংস্থান ফাইল বজায় রাখে, এবং কর্মচারীর সুপারভাইজার বা ব্যবস্থাপক একটি বিভাগীয় ফাইল বজায় রাখে। যদিও উভয় ফাইল প্রাসঙ্গিক তথ্য থাকা উচিত, বিষয়বস্তু সামান্য আলাদা হতে পারে। উদাহরণস্বরূপ, একটি বিভাগীয় ফাইলটিতে সমস্ত কাগজপত্র এবং ডকুমেন্টেশনের কপিগুলি থাকতে পারে না যা একজন কর্মচারী তার প্রথম দিনে চাকরির ভিত্তিতে যেমন নীতি স্বীকার এবং W-2 ফর্ম পূরণ করে।
অ্যাক্সেসের কারণ
বর্তমান কর্মচারীরা তাদের কর্মসংস্থান সংক্রান্ত সঠিক রেকর্ড বজায় রাখার জন্য মানব সম্পদ বিভাগ নিশ্চিত করতে তাদের ফাইলগুলি পর্যালোচনা করতে বলে। কোম্পানী বার্ষিক কর্মক্ষমতা মূল্যায়ন পরিচালনা করে, কর্মচারী নিয়োগ করা হয়েছে প্রতি বছর জন্য মূল্যায়ন ফর্ম কপি কর্মীদের ফাইল থাকা উচিত। একইভাবে, উপস্থিতি রেকর্ড সঠিকভাবে কর্মচারী অনুপস্থিতি প্রতিফলিত করা উচিত, অসুস্থতা, অবকাশ বা অনুপস্থিতির পাতা কারণে কিনা। প্রাক্তন কর্মচারীরা প্রায়ই ভবিষ্যতের কর্মসংস্থানের জন্য তাদের অনুসন্ধানে ব্যবহারযোগ্য নথির কপিগুলি পেতে ফাইলগুলি অনুরোধ করে। উদাহরণস্বরূপ, যদি কোন প্রাক্তন কর্মচারীর ফাইলটি কার্য সম্পাদন এবং কৃতিত্ব সম্পর্কিত রেকর্ড ধারণ করে তবে এই তথ্যটি পুনঃনির্মাণ পুনর্নির্মাণে বা সম্ভাব্য নিয়োগকর্তাদের সাথে সাক্ষাত্কারে ভাগ করার জন্য কাজের কর্তব্যগুলির তালিকা প্রস্তুত করতে সহায়ক হতে পারে। সাবেক কর্মচারী নিয়োগকর্তার বিরুদ্ধে অভিযোগ দাখিল করতে তাদের কর্মসংস্থান ফাইলের কপিগুলির অনুরোধ করতে পারেন।
নিয়োগকর্তা নীতি
কর্মচারী রেকর্ড মুক্তির বিষয়ে অনেক নিয়োগকর্তার কর্মস্থল নীতি আছে। কর্মক্ষেত্রের নীতিগুলি কর্মচারী পরিদর্শন এবং অনুলিপি করার জন্য উপলব্ধ রেকর্ডগুলির ধরন অনুসারে পরিবর্তিত হয় এবং কিছু কোম্পানি কর্মরত রেকর্ডগুলির পর্যালোচনা করতে পারে এমন একমাত্র সময় হিসাবে অনিয়মিত ঘন্টা নির্ধারণ করে। এই বিষয়গুলিতে নীতিগুলি রয়েছে এমন নিয়োগকর্তারা সাধারণত অ্যাক্সেস কীভাবে অ্যাক্সেস করতে হয় তার উপর কর্মচারী হ্যান্ডবুকের মধ্যে একটি বিভাগকে উৎসর্গ করেন। একটি ভাল লিখিত নীতি রেকর্ড পর্যালোচনা করার জন্য প্রয়োজনীয় পদক্ষেপগুলি, কোন কর্মচারীর রেকর্ডগুলি কর্মচারীদের অ্যাক্সেস করতে পারে, যখন কর্মচারীরা তাদের রেকর্ড এবং কোনও কর্মচারীর কর্মীর ফাইলটিতে থাকা ফটোকপি দস্তাবেজের জন্য কোনও চার্জ দেখতে পারে।
নিয়োগকর্তা বাধ্যবাধকতা
ফেডারেল আইন অনুযায়ী, বেসরকারী খাতের নিয়োগকর্তারা বর্তমান বা প্রাক্তন কর্মীদের কাছে কর্মসংস্থান ফাইলগুলির কপি সরবরাহ করতে হবে না। ফাইল প্রকাশ করার সিদ্ধান্ত কোম্পানি নীতির উপর ভিত্তি করে এবং, কিছু ক্ষেত্রে, আইনী আইন অ্যাক্সেসের জন্য রাষ্ট্রীয় আইন নিয়ন্ত্রণ। অনেক নিয়োগকর্তা কর্মচারী অনুরোধগুলি মেনে চলার সুবিধা দেখতে পান তবে। কর্মসংস্থান ফাইল অ্যাক্সেস অস্বীকার শুধুমাত্র নিয়োগকর্তা উত্তর দিতে চান না প্রশ্ন বাড়াতে পারেন। যদি নিয়োগকর্তারা পূর্বে কর্মচারীদের কাছে প্রকাশ করা সঠিক তথ্য ধারণ করে এমন কর্মীদের ফাইলগুলি বজায় রাখে, কর্মচারী কোম্পানির ছেড়ে দেওয়ার পরে তথ্যটি প্রকাশ করা যেতে পারে কিনা তা নিয়ে কোন প্রশ্ন থাকা উচিত নয়। ভাল বিশ্বাসে, অনেক নিয়োগকর্তা কর্মচারী ফাইলের কর্মচারী অ্যাক্সেস প্রদান। এই অনুশীলন কর্মসংস্থান নীতি এবং রেকর্ড সম্পর্কে স্বচ্ছতা প্রদর্শন করে।
1950 সালের ফেডারেল গোপনীয়তা আইনের অংশ হিসাবে ফেডারেল কর্মচারী নিয়োগের অ্যাক্সেসের অ্যাক্সেসের জন্য আইনগুলি হল; যুক্তরাষ্ট্রের কাস্টম ম্যানেজমেন্টের অফিসটি সংস্থাটি সাধারণত ফেডারেল কর্মচারী কর্মচারীদের রেকর্ডগুলির জন্য দায়ী। ব্যক্তিগত রাজ্য কর্মীদের রেকর্ড অ্যাক্সেস জন্য কর্মচারী অনুরোধ হ্যান্ডেল।
রাজ্যের আইন
কিছু রাজ্যের কর্মচারী ফাইল কর্মচারী অ্যাক্সেস অনুমতি যে আইন আছে। অন্যান্য রাষ্ট্রগুলি বর্তমান এবং প্রাক্তন কর্মচারীরা পর্যালোচনা করতে পারে বা কর্মচারী সামগ্রী ফটোকপি করতে পারে কিনা সে বিষয়ে নিরবচ্ছিন্ন। বেশিরভাগ ক্ষেত্রে, কর্মচারী - বর্তমান বা প্রাক্তন - কর্মক্ষেত্রে তদন্তে জড়িত থাকার কারণে তদন্ত সম্পর্কিত রেকর্ডগুলি দেখতে পারা যায় না। এই রেকর্ডগুলি যাই হোক না কেন কর্মসংস্থান ফাইল রক্ষণাবেক্ষণ করা উচিত। তারা মানব সম্পদ বিভাগের হেফাজতে থাকবে এবং তদন্তের জন্য দায়ী মানব সম্পদ কর্মীদের তদন্তকারী উপকরণের অ্যাক্সেস থাকা উচিত।
সীমিত প্রবেশ
কর্মচারী ফাইলগুলিতে কর্মচারী অ্যাক্সেস সম্পর্কে আইন আছে এমন রাজ্যগুলিতে কর্মচারীদের একটি লিখিত অনুরোধ জমা দিতে হতে পারে এবং কিছু আইন নিয়োগকর্তাদের নির্দিষ্ট উপকরণগুলিতে অ্যাক্সেস সীমাবদ্ধ করার অনুমতি দেয়। ক্যালিফোর্নিয়া আইন, উদাহরণস্বরূপ, একজন নিয়োগকর্তা নিয়োগকর্তার অনুরোধ প্রাপ্তির 21 দিনের মধ্যে বর্তমান এবং প্রাক্তন কর্মচারীদের অ্যাক্সেসের অনুমতি দেয়। এই বিষয়ে ক্যালিফোর্নিয়ার রাষ্ট্রীয় আইন মেনে চলতে ব্যর্থ হন এমন নিয়োগকর্তা কর্মচারী ফাইলগুলির অ্যাক্সেস প্রত্যাখ্যান করার জন্য জরিমানা, জরিমানা এবং নাগরিক মামলার বিচারের আওতায় পড়ে। অন্যদিকে, মিসৌরি একটি রাষ্ট্রীয় আইন নেই যা কর্মচারীর কর্মীদের ফাইল অ্যাক্সেসের জন্য বাধ্যতামূলক।
