একটি ক্রয় বিভাগের কেন্দ্রীয় ভূমিকা একটি ব্যবসা পরিচালনার জন্য ব্যবহৃত সরবরাহ বা পণ্য ক্রয় করা হয়। এই ভূমিকা পালন করার ক্ষেত্রে, তার লক্ষ্যগুলি মূল সরবরাহকারী সম্পর্ক গড়ে তোলার এবং বজায় রাখতে, পণ্যগুলির উপর সর্বোত্তম মূল্য পেতে এবং যথাযথভাবে এবং দক্ষতার সাথে সমস্ত প্রাসঙ্গিক ডকুমেন্টেশন ক্রিয়াকলাপ সমন্বয় অন্তর্ভুক্ত করে।
বিল্ডিং এবং সরবরাহকারী সম্পর্ক বজায় রাখা
ঐতিহাসিকভাবে, সর্বনিম্ন খরচ সম্ভব হওয়ার লক্ষ্যে বিডের দাবিতে মূলত মনোযোগ কেন্দ্রীভূত করা। যাইহোক, উটাহ হেল্থ কেয়ার ইউনিভার্সিটি তার ক্রয় নীতিগুলিতে উল্লেখ করে যে, প্রকাশনার সময়, প্রতিযোগিতামূলক বিডিং প্রক্রিয়াগুলি শুধুমাত্র প্রয়োজনীয় হিসাবে ব্যবহার করা হয়। পরিবর্তে, অনেক কোম্পানি সম্ভাব্য সরবরাহকারীগুলিকে চিহ্নিত করতে তাদের সাথে যোগাযোগের জন্য বিভাগগুলি কেনার উপর নির্ভর করে, তাদের সাথে যোগাযোগ করে এবং সর্বোত্তম সরবরাহকারীদের সাথে বিশ্বস্ত সম্পর্ক বিকাশ করে। এই সম্পর্কের পদ্ধতি সরবরাহকারী এবং ক্রেতা এবং তার ভাগ করা লক্ষ্যগুলিকে শক্তিশালী করে বর্ধিত নমনীয়তা বা অভিযোজনযোগ্যতা জন্য অনুমতি দেয় যখন বাধাগুলি সরবরাহ এবং বন্টনের স্বাভাবিক প্রবাহকে বাধা দেয়।
পণ্য উপর শ্রেষ্ঠ মূল্য পেতে
সরবরাহকারী সম্পর্ক বজায় রাখার উপর ফোকাস সঙ্গে ঘনিষ্ঠভাবে বাঁধা পণ্য ভাল মূল্য প্রাপ্তির একটি উদ্দেশ্য। "সেরা মূল্য" যুক্তিসঙ্গত হার এবং গুণমানের পণ্যগুলি পাওয়ার একটি ভারসাম্য অন্তর্ভুক্ত করে। উদাহরণস্বরূপ, একজন রিসেলারকে মুনাফা করার জন্য ভাল দামের প্রয়োজন, তবে ক্রেতাদের আকৃষ্ট করার জন্য এটি উচ্চ মানের পণ্যগুলিরও প্রয়োজন। অতএব, ক্রয় বিভাগের গুণমানের জন্য বিভিন্ন সরবরাহকারীদের মূল্য পয়েন্ট তুলনা করা প্রয়োজন তাদের সমাধান। অ্যাক্রন ইউনিভার্সিটি তার সংগ্রহস্থল ম্যানুয়াল মধ্যে নির্দেশ করে যে তার কেন্দ্রীভূত ক্রয় বিভাগ সমস্ত সাংগঠনিক বিভাগ জুড়ে কেনাকাটা পরিচালনার এই দায়িত্ব বহন করে।
প্রাসঙ্গিক ডকুমেন্টেশন সমন্বয়
ক্রয় প্রক্রিয়া স্বাভাবিকভাবেই কাগজপত্র এবং ডকুমেন্টেশন অনেক জড়িত। ইউটা হেলথ কেয়ার সংস্থার ইউনিভার্সিটি বলেছে যে কেনার অধিদপ্তরের ভূমিকা সব সক্রিয় সরবরাহকারী সম্পর্কের চুক্তি ফাইল বজায় রাখা, উদাহরণস্বরূপ। ক্রয় ক্রিয়াকলাপগুলি এমন সংস্থায় অ্যাকাউন্টিংয়ের সাথে সংযুক্ত থাকে যা এন্টারপ্রাইজ সংস্থার সফটওয়্যার প্রোগ্রামগুলি ব্যবহার করে, যা অ্যাকাউন্টিং ক্রিয়াকলাপগুলিকে সরাসরি বিদ্যমান ক্রয় আদেশ এবং অ্যাকাউন্টের পেমেন্টগুলিতে লিঙ্কযুক্ত করার অনুমতি দেয়। কিছু ক্ষেত্রে, প্রক্রিয়া স্বয়ংক্রিয় হয়। অতএব, কেনার আদেশ এবং লেনদেনের বিবরণ প্রবেশ সঠিকতা একটি ক্রয় বিভাগের জন্য গুরুত্বপূর্ণ এটি হিসাব বিভাগের জন্য।
