বেশিরভাগ সংস্থাগুলি তাদের কর্মচারীদের, শেয়ারহোল্ডারদের, গ্রাহকদের এবং সাধারণ জনসাধারণের সাথে যোগাযোগ করার জন্য বিভিন্ন ধরণের মিডিয়া ব্যবহার করে। প্রকৃত যোগাযোগ মাধ্যমটি সাধারণত বার্তাটির বিষয়বস্তু এবং লক্ষ্য এবং আপনি কোন গোষ্ঠীতে কথা বলছেন তা দ্বারা নির্ধারিত হয়। সংস্থাগুলি অভ্যন্তরীণ ও বাহ্যিক যোগাযোগ উভয়কে ফোকাস করার জন্য এটি গুরুত্বপূর্ণ। কিছু সংগঠন তাদের সকল যোগাযোগ পরিচালনা করার জন্য পেশাদারদের নিয়োগ দেয় যেমন মিডিয়া পরিকল্পনাকারী, জনসংযোগ সংস্থা, পেশাদার কপিরাইটার এবং বিজ্ঞাপন সংস্থাগুলি। অন্যান্য সংস্থার এমন একটি বিভাগ বা ব্যক্তি রয়েছে যা সমস্ত যোগাযোগ পরিচালনা করে। উভয় ক্ষেত্রেই, আপনার বার্তাটিকে একটি নির্দিষ্ট দর্শকের কাছে লক্ষ্যযুক্ত করা, এটি আরও কার্যকর হবে।
অভ্যন্তরীণ যোগাযোগ কি?
অভ্যন্তরীণ যোগাযোগ কোম্পানির বোর্ড অফ ডিরেক্টরস বা স্টকহোল্ডার সহ কর্মীদের এবং শেয়ারহোল্ডারদের সাথে ভাগ করা কোনও তথ্য। অভ্যন্তরীণ তথ্য, যেমন একটি কোম্পানির নীতি পরিবর্তন, সাধারণত ব্যক্তিগত রাখা হয় কারণ বার্তাটি বাইরেরদের জন্য অপ্রাসঙ্গিক বা কর্মচারী বেসের মধ্যে রাখা অনুমিত হয়।
অভ্যন্তরীণ যোগাযোগ পরিকল্পনা করা উচিত এবং আপনার কোম্পানির দলের সদস্যদের জ্ঞান, মনোভাব এবং আচরণ প্রভাবিত করতে বোঝানো হয়। এটি একটি কোম্পানীর সমস্ত স্তরে তার কর্মীদের সাথে একটি সম্পর্ক এবং বোঝার তৈরি করে। এটি কোম্পানির উত্পাদনশীলতা, আনুগত্য, উদ্ভাবন এবং বিশ্বাসকে চালিত করতে পারে যাতে সমস্ত কর্মচারী বুঝতে পারে যে তারা সংগঠনের সামগ্রিক সাফল্যে কীভাবে ভূমিকা পালন করে।
সাধারণ অভ্যন্তরীণ যোগাযোগ
সর্বাধিক অভ্যন্তরীণ যোগাযোগ নিয়োগকর্তা থেকে কর্মচারী বা কর্মচারী থেকে কর্মচারী পাস তথ্য গঠিত হয়। এই ধরণের যোগাযোগের বিষয়বস্তু প্রশিক্ষণ, ব্যবস্থাপনা পরিবর্তন, নীতি এবং পদ্ধতি এবং মিটিং আমন্ত্রণগুলি সম্পর্কে তথ্য অন্তর্ভুক্ত করতে পারে। এই ধরনের বার্তাগুলির জন্য কিছু সাধারণ মিডিয়াতে ইমেল, মেমো, অভ্যন্তরীণ ওয়েবসাইট, চিঠি, মিটিং এবং সম্মেলন কল অন্তর্ভুক্ত। শেয়ারহোল্ডার এবং কর্মচারীরা প্রায়শই কোম্পানির লক্ষ্য এবং আর্থিক তথ্য সম্পর্কে নিউজলেটার বা ত্রৈমাসিক প্রতিবেদন পান। অভ্যন্তরীণ যোগাযোগগুলি তৈরির সময় অভ্যন্তরীণ যোগাযোগগুলি তৈরি করার সময় এটি উপকারী হতে পারে, যাতে সামগ্রী তৈরিতে কর্মীরা নিজেকে অন্তর্ভুক্ত করে, তাই এটি সম্পর্কিত এবং প্রাসঙ্গিক, আপনার কর্মচারীদের এমন একটি ভয়েস অনুভব করতে সহায়তা করে। ভালভাবে সম্পন্ন হলে, অভ্যন্তরীণ যোগাযোগগুলি আপনার কর্মীদের আপনার বহিরাগত যোগাযোগ প্রচেষ্টাগুলির অংশ হয়ে উঠতে সক্ষম করে।
বাহ্যিক যোগাযোগ কি?
বাহ্যিক যোগাযোগ ক্লায়েন্ট, সম্ভাব্য গ্রাহক এবং আপনার প্রতিষ্ঠানের বাইরে জনসাধারণের কাছে কোন যোগাযোগ। বহিরাগত বার্তা নতুন পণ্য সম্পর্কে বা একটি কোম্পানির উদ্যোগ সম্পর্কে তথ্য অন্তর্ভুক্ত হতে পারে। বাহ্যিক বার্তাগুলি সাধারণত গ্রাহকদের লাভের জন্য, কোম্পানির ব্র্যান্ড তৈরি করে বা আপনার কোম্পানির সম্পর্কে জনসাধারণ কীভাবে চিন্তা করে তা প্রভাবিত করে। আপনার বাহ্যিক যোগাযোগগুলি সম্প্রদায়ের সাথে সম্পর্ক বজায় রাখতে সহায়তা করে এবং আপনার কোম্পানিকে গ্রাহকদের এবং সম্ভাব্য গ্রাহকদের কাছ থেকে তথ্য সংগ্রহ করতে সহায়তা করে। বাহ্যিক যোগাযোগের মধ্যে বিক্রেতা, সরবরাহকারী, তহবিল এবং অন্যান্য ব্যবসায়িক অংশীদারের সাথে সংযোগ স্থাপন করা হয় যা আপনার সংস্থা পণ্য বা পরিষেবাদি সরবরাহ করতে পারে।
প্রচলিত বাহ্যিক যোগাযোগ
যখন গ্রাহকরা গ্রাহক, ক্লায়েন্ট বা অন্য বাইরের স্টেকহোল্ডারদের তথ্য প্রকাশ করতে চায়, তারা বাহ্যিক যোগাযোগ ব্যবহার করে। প্রতিষ্ঠানের তথ্য এবং ধরণ উপর নির্ভর করে বিভিন্ন যোগাযোগ মাধ্যম ব্যবহার। উদাহরণস্বরূপ, ইমেল, মুদ্রণ, টেলিভিশন এবং রেডিও বিজ্ঞাপনগুলি জনসাধারণকে একটি বিক্রয় বা নতুন পণ্য সম্পর্কে অবহিত করে। প্রেস রিলিজগুলি হল আনুষ্ঠানিক যোগাযোগ যা একটি নতুন নেতৃত্ব ভাড়া বা একটি কোম্পানি উদ্যোগ, যেমন একটি আসন্ন দাতব্য নিলাম বা পেশাদার ইভেন্ট হিসাবে প্রচারিত মিডিয়া কভারেজের অভিপ্রায় নিয়ে ঘোষণা করতে পারে। ওয়েবসাইট এবং সোশ্যাল মিডিয়া চ্যানেলগুলিও একটি সংস্থার বাহ্যিক যোগাযোগ প্ল্যাটফর্মের অংশ হিসাবে বিবেচিত হয়।
কিছু কোম্পানি সংবাদ সংস্থাগুলিতে তাদের কোম্পানি এবং তাদের তথ্য উল্লেখ করার জন্য মিডিয়া পরিকল্পকদের ভাড়া দেয়। আপনার বাহ্যিক যোগাযোগের ক্ষেত্রে আপনার কর্মচারীদেরও অংশীদার হিসাবে মনে মনে মনে রাখবেন। আপনাকে আপনার বহিরাগত শ্রোতাগুলির সাথে কার্যকরভাবে যোগাযোগ করতে সহায়তা করার জন্য আপনার অভ্যন্তরীণ যোগাযোগ পদ্ধতির মাধ্যমে তারা সম্পূর্ণরূপে অবগত রয়েছে কিনা তা নিশ্চিত করতে হবে।
মাঝারি উপর আরও বিবেচ্য বিষয়
আপনি যদি আপনার কোম্পানির যোগাযোগ পরিকল্পনা করার দায়িত্বে থাকেন তবে প্রকৃত বার্তাটি, অভ্যন্তরীণ বা বহিরাগত কিনা তা চয়ন করুন, প্রতিটি সময় আপনাকে যোগাযোগ করার প্রয়োজন হয়। উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনি যে তথ্যটি প্রকাশ করছেন তা সংবেদনশীল বা ব্যক্তিগত হয়, তবে আপনাকে এটির সমস্ত কর্মচারীকে ইমেলের মাধ্যমে সম্প্রচার করার পরিবর্তে একটি ব্যক্তিগত মিটিংয়ে এটি ঘোষণা করতে হবে। আপনার কোম্পানির একটি বড় বিক্রয় হচ্ছে, আপনি ইভেন্ট ঘোষণার জন্য শেয়ারহোল্ডারের নিউজলেটারের পরিবর্তে জনসাধারণকে অবহিত করতে একটি বিজ্ঞাপন ব্যবহার করতে চাইবেন।
অনেক কোম্পানি উভয় অভ্যন্তরীণ এবং বহিরাগত ওয়েবসাইট যা উপযুক্ত বার্তা বৈশিষ্ট্য আছে। আপনার শ্রোতা কারা এবং আপনার সাথে যোগাযোগ করার সময় আপনি কোন বার্তাটি ভাগ করছেন তা বিবেচনা করে ব্যবসা সাফল্যের চাবিকাঠি। এবং খুব বেশি যোগাযোগের মাধ্যমে অভ্যন্তরীণ ও বাহ্যিক শ্রোতাদের বোমা বর্ষণ করবেন না তাই আপনার বার্তাগুলি নিমজ্জিত বা উপেক্ষা করা হয় না।
