আপনার যদি কোনও পণ্য বা পরিষেবাদি সম্পর্কে আপনার কোনও গ্রাহক গোপনতা থাকে যা আপনার প্রত্যাশার উপর নির্ভর করে না, তবে আপনার উদ্বেগগুলি গুরুত্ব সহকারে নেওয়া নিশ্চিত করার সেরা উপায় হল একটি অভিযোগ চিঠি লিখে। যদিও অভিযোগ পত্রটি শুরু করার সেরা উপায় নির্ধারণ করা কঠিন হতে পারে তবে বিভিন্ন কৌশলগুলি আপনি নিতে পারেন।
পত্র ঠিকানা
আপনার অভিযোগ পত্রকে নির্দিষ্ট ব্যক্তির কাছে সম্বোধন করলে আপনার চিঠিটি উপেক্ষা করা হবে বা "ফাটলগুলির মধ্য দিয়ে পড়ে"। আপনার অভিযোগের জবাব দেওয়ার জন্য ক্ষমতাপ্রাপ্ত নির্দিষ্ট ব্যক্তিটিকে সম্বোধন করে আপনার চিঠিটি শুরু করুন। সেই ব্যক্তির শিরোনাম অন্তর্ভুক্ত করতে ভুলবেন না। সাধারণত কোনও কোম্পানির ওয়েবসাইটটিতে গ্রাহক অভিযোগগুলি কারা বা কোথায় পরিচালনা করবেন সে সম্পর্কে তথ্য থাকবে। আপনার চিঠি লেখার আগে আপনি এটি উপযুক্ত ব্যক্তির কাছে পাঠানোর জন্য কিছু গবেষণা করবেন।
বিন্দু পেতে
একটি সংক্ষিপ্ত শিরোনাম দিয়ে শুরু করুন যা আপনি যে সমস্যার সমাধান করার চেষ্টা করছেন তা উল্লেখ করুন, আপনার প্রথম অনুচ্ছেদের আগে, যতটা সম্ভব অনেকগুলি স্পষ্টতা সহ। উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনার অভিযোগ একটি বিমান ফ্লাইটের বিষয়ে হয় তবে ভ্রমণের তারিখ, রুট এবং ফ্লাইট নম্বরটি অন্তর্ভুক্ত করুন। শিরোনামের পরে আপনার প্রথম অনুচ্ছেদের অভিযোগ সংক্ষিপ্ত করা উচিত। আপনার প্রথম অনুচ্ছেদের প্রথম বাক্যের মধ্যে দ্রুত বিন্দুতে যান এবং কোম্পানির পণ্য বা পরিষেবাদি সম্পর্কিত নির্দিষ্ট অভিযোগগুলি রূপরেখা করুন। সংক্ষেপে এবং শ্রদ্ধাশীল যখন আপনি করতে পারেন হিসাবে অনেক বিবরণ অন্তর্ভুক্ত করুন।
একটি ইতিবাচক সঙ্গে শুরু
অভিযোগ পত্রটি শুরু করার আরেকটি পদ্ধতি হল আপনার প্রথম অনুচ্ছেদ ব্যবহার করে আপনার অভিযোগে লঞ্চ করার আগে কোম্পানির পণ্য বা পরিষেবা সম্পর্কে কিছু ইতিবাচক বলে। এই পদ্ধতিটি পাঠককে কম বৈষম্যমূলক অবস্থানে রাখে, যা আপনাকে আপনার অভিযোগ মোকাবেলার জন্য তার সাথে কাজ করতে আরও বেশি আগ্রহী হতে পারে। কোম্পানির সাথে ইতিবাচক অভিজ্ঞতা নিয়ে আপনার প্রথম বাক্যটি শুরু করুন, কোম্পানির কিছু ইতিবাচক বৈশিষ্ট্যগুলি হাইলাইট করুন এবং তারপরে আপনার দ্বিতীয় বাক্য বা অনুচ্ছেদে আপনার অভিযোগের প্রকৃতি রূপরেখা করুন।
সাধারণ টিপস
USA.gov একটি কার্যকরী অভিযোগ চিঠি লিখতে টিপস প্রস্তাব করে, যেটি প্রায়ই মে মাসে পাঠানো একটি হার্ড অনুলিপি চিঠিটি কোনও কোম্পানির সাথে যোগাযোগ করার সবচেয়ে কার্যকরী উপায়। এছাড়াও আপনি যদি সরাসরি, অ-মুখোমুখি টোন ব্যবহার করেন তবে আপনি সম্ভবত আরও ভাল ফলাফল পাবেন। একটি রাগান্বিত, হুমকিপূর্ণ বা ব্যঙ্গাত্মক চিঠিটি শান্ত এবং যুক্তিসঙ্গত একটি অক্ষরের চেয়ে কম কার্যকর হতে পারে। উপরন্তু, আপনি পরিষ্কারভাবে সমস্যাটি সমাধান করতে চান কিভাবে আপনি সঠিকভাবে বর্ণনা করা উচিত। অবশেষে, আপনি গ্রহণ প্রতিটি পদক্ষেপ এবং প্রতিটি চিঠি আপনি লিখুন, এবং কপি রাখা।
