একটি সফল কনভেনশন পরিকল্পনা করার জন্য বেসিক সভায় সরবরাহের কাজ শুরু করার আগে হোস্ট সংস্থার বড় ছবি কৌশলগত লক্ষ্যগুলি জেনে নেওয়া প্রয়োজন। আপনার কৌশলগত লক্ষ্যগুলি ব্যবহার করে, আপনি কার্যকরভাবে অংশগ্রহণকারীদের আকৃষ্ট করতে কীভাবে পরিকল্পনা করতে পারেন, সঠিক স্থান চয়ন করুন, সেরা স্পিকার নির্বাচন করুন এবং সবচেয়ে আকর্ষণীয় সুবিধা এবং ক্রিয়াকলাপ বিকাশ করুন।
আপনার কৌশলগত লক্ষ্য নির্ধারণ করুন
সম্মেলনের জন্য সংগঠনের লক্ষ্য সবসময় কনভেনশন অংশগ্রহণকারীদের লক্ষ্যের মতো নয়। কনভেনশন হোস্টিং জন্য প্রতিষ্ঠানের কারণ জানুন। এটি সদস্যকে আকৃষ্ট করতে এবং বজায় রাখতে, মুনাফা অর্জন করতে, অবকাশের ছাপ দিয়ে বোর্ড এবং কমিটির সদস্য সরবরাহ করতে পারে বা সংস্থার জন্য মিডিয়া প্রচার তৈরি করতে পারে।
আপনার কৌশলগত পরিকল্পনা সেট করুন
একবার আপনি আপনার কৌশলগত লক্ষ্য একবার জানেন, তাদের পৌঁছানোর জন্য আপনার কৌশলগত উদ্দেশ্য সেট করুন। এতে বিশেষ অংশগ্রহণকারীদের প্রকারগুলি আকর্ষণ করার জন্য সেমিনার এবং স্পিকারগুলি নির্বাচন করা যেতে পারে, যার মধ্যে রাজস্ব উত্পাদনকারী ব্যবসা অনুষ্ঠান থাকতে হবে, উপস্থিতি বাড়ানোর জন্য স্বামী-স্ত্রী ক্রিয়াকলাপ যোগ করা, গল্ফ টুর্নামেন্ট বা নদী ক্রুজের মতো সামাজিক ক্রিয়াকলাপগুলি সংগঠিত করা, একটি পুরষ্কারের ভোজ বা বার্ষিক ভোট পরিচালনা করা সদস্যতা। আপনার বিপণনের পরিকল্পনাটিতে প্রচার, প্রচার, প্রচারমূলক এবং সামাজিক মিডিয়া কৌশলগুলি প্রচলন প্রচারের জন্য অন্তর্ভুক্ত করা উচিত।
বাজেট পরিকল্পনা
সম্মেলনের জন্য সংগঠনের আর্থিক লক্ষ্য নির্ধারণ করুন এবং আপনার সংখ্যা পর্যালোচনা করুন। কনভেনশন একটি ব্যয় হয় যদি আপনি একটি নির্দিষ্ট বাজেট সীমাবদ্ধ হতে পারে। প্রতিষ্ঠানটির মুনাফা লক্ষ্য থাকতে পারে, অথবা আপনার প্রত্যাশিত উপার্জনের উপর ভিত্তি করে আপনাকে ব্যয় করার অনুমতি দেওয়া হতে পারে। আশাবাদী এবং রক্ষণশীল নিবন্ধন এবং স্পনসরশিপ রাজস্ব উপর ভিত্তি করে অভিক্ষেপ তৈরি করুন।
আপনার এজেন্ডা রূপরেখা
পরবর্তী, আপনার ইভেন্ট এজেন্ডা পরিকল্পনা। আপনার তারিখ, ঘটনাস্থল এবং কার্যক্রম চয়ন করুন। অনেক কনভেনশনগুলির একটি থিম রয়েছে যা ইভেন্টের সামগ্রিক উদ্দেশ্য ব্যাখ্যা করে এবং অংশগ্রহণকারীদের আকর্ষণ করতে সহায়তা করে। আপনি আপনার বোর্ড বা অংশগ্রহণকারীদের থেকে তারিখ এবং সম্ভাব্য অবস্থানে ইনপুট অনুরোধ করতে এবং আপনার চয়ন করার আগে একাধিক স্থানগুলিতে সাইট পরিদর্শন পরিচালনা করতে হতে পারে। স্থান, উপস্থিতি, আর্থিক কর্মক্ষমতা এবং অংশগ্রহণকারী এবং স্পনসর প্রতিক্রিয়া স্পনসর সম্পর্কে জানতে পূর্ববর্তী সম্মেলন সম্পর্কে তথ্য পর্যালোচনা। অংশগ্রহণকারী চেক-ইনের সাথে শুরু হওয়া একটি ক্যালেন্ডার তৈরি করুন এবং প্রতিটি দিনের সময়সূচী রূপরেখা করুন।
গবেষণা যৌক্তিক প্রয়োজন
স্থান, স্পিকার, caterers, বিনোদন বিকল্প, audiovisual কোম্পানি, প্রিন্টার এবং ভ্রমণ কোম্পানি যোগাযোগ শুরু। মার্কেটিং, নিবন্ধন, স্পনসরশিপস, ব্যাজ, চেক-ইনস, ট্রেড শো বুথ, উপহার ব্যাগ, প্রোগ্রাম বই এবং ওয়েবসাইট পৃষ্ঠাগুলি কীভাবে পরিচালনা করবেন তা নির্ধারণ করুন। রিসর্ট, caterers, গল্ফ কোর্স এবং ট্রাভেল এজেন্সি হিসাবে বহিরাগত বিক্রেতাদের জন্য প্রস্তাব জন্য অনুরোধ পাঠান। আপনার পছন্দসই বিক্রেতা তালিকা এবং খরচ একসঙ্গে রাখুন।
একটি প্রস্তাব লিখুন
সম্মেলনের জন্য আপনার বোর্ড বা কনভেনশন টিমকে আপনার পরিকল্পনা দেখায় এমন একটি দস্তাবেজ তৈরি করুন। সংস্থার লক্ষ্যগুলি সম্পর্কে আপনার বোঝার এবং আপনি কীভাবে সেই উদ্দেশ্যগুলি পূরণ করার পরিকল্পনা করছেন তা অন্তর্ভুক্ত করুন। একটি বিস্তারিত দৈনিক সময়সূচী সঙ্গে ইভেন্টের একটি এজেন্ডা প্রদান। একটি সম্পূর্ণ বাজেট উপস্থাপন। ব্যাখ্যা করুন কেন আপনি থিম, অবস্থান, সেমিনার বিষয়, স্পিকার এবং সামাজিক ক্রিয়াকলাপ নির্বাচন করেছেন। আপনার গবেষণা উপর ভিত্তি করে আপনার উপস্থিতি, ব্যয় এবং রাজস্ব অনুমান ন্যায্যতা।
