সম্ভাব্য নিয়োগকর্তা ইমপ্রেস বা একটি আনুষ্ঠানিক চিঠি সঙ্গে একটি ব্যবসা প্রস্তাব। ব্যবসায় বা গুরুতর উদ্দেশ্যে ব্যবহৃত আনুষ্ঠানিক অক্ষর প্রাসঙ্গিক বার্তা যোগাযোগ করতে একটি নির্দিষ্ট বিন্যাস অনুসরণ। চাকরির ইন্টারভিউর জন্য আবেদন করার জন্য একজন অফিসিয়াল চিঠিটি পেশাগত দক্ষতা এবং শিক্ষা প্রদর্শন করা আদর্শ।
এছাড়া, সম্ভাব্য কর্মচারী আনুষ্ঠানিক চিঠি দিয়ে একটি সারসংকলন বা অন্যান্য প্রয়োজনীয় ডকুমেন্টেশন অন্তর্ভুক্ত করতে চান। ডিজিটাল যুগে ব্যবসায় এবং সম্ভাব্য কর্মচারীদের মধ্যে যোগাযোগ সহজতর করে, আনুষ্ঠানিক বার্তাগুলিতে ঘের এবং কার্বন অনুলিপি (সিসি) নোটগুলির বিন্যাস সামান্য পরিবর্তিত হয়েছে।
একটি আনুষ্ঠানিক পত্রের শেষে এনক্লোজার নোটিশ ব্যবহার করুন
ইলেকট্রনিক মেইল আনুষ্ঠানিকভাবে বা আনুষ্ঠানিকভাবে বার্তা প্রদানের একটি আদর্শ উপায় হয়ে যাওয়ার আগে, লোকেরা আনুষ্ঠানিক অক্ষর টাইপ করে। একটি টাইপ চিঠি মনোনীত formalality এবং বার্তা স্বচ্ছতা। একটি আনুষ্ঠানিক চিঠিতে, ঘেরটি বন্ধ বা স্বাক্ষর বিভাগ অনুসরণ করে। চার লাইন ছেড়ে এবং তারপর শব্দ ঘের অন্তর্ভুক্ত।
ঘরের অংশে, আপনি পরিবেষ্টনের সংখ্যা এবং সংশ্লিষ্ট নামগুলি নির্দিষ্ট করবেন। উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনি একটি আনুষ্ঠানিক চাকরির সুযোগের চিঠি টাইপ করেন তবে আপনি একটি সারসংকলন অন্তর্ভুক্ত করতে চান। শব্দ প্রান্তিককরণের পরে, আপনার আনুষ্ঠানিক টাইপ করা চিঠিটি অনুসরণ করে অতিরিক্ত নথির সংখ্যা নির্দেশ করতে (1) টাইপ করুন। যদি আপনার একাধিক পরিবেষ্টন থাকে, ঘের বিভাগের পরে একটি কোলন ব্যবহার করুন।
তারপরে, আপনার চিঠি দিয়ে পাঠানো নথির নাম এবং নামটি নির্দেশ করুন। এটির প্রয়োজন না হওয়া পর্যন্ত অনেকগুলি পরিবেষ্টনের সাথে আপনার পাঠকের জোর করা এড়িয়ে চলুন। আপনি তিনটি পরিবেষ্টনের চেয়ে বেশি জমা দিতে হবে। পরিশেষে, আনুষ্ঠানিকভাবে টাইপ করা অক্ষর সাধারণত চিঠি ছাড়া পৃথক নথি অন্তর্ভুক্ত করার জন্য পরিবেষ্টনের ব্যবহার করে। ইলেকট্রনিক মেইল একাধিকবার বার্তা ও উপকরণ পাঠাতে আরও সুযোগ দেয়।
একটি আনুষ্ঠানিক পত্রের নীচে সিসি ব্যবহার করার কারণ
ঘরের মত অনেকগুলি আনুষ্ঠানিক চিঠি দিয়ে পাঠানো নথিগুলি ইঙ্গিত করে, আপনি একই সময়ে একাধিক লোককে এটি পাঠাতে চাইতে পারেন। একটি আনুষ্ঠানিক টাইপ করা চিঠি দিয়ে, আপনার বার্তা শেষে কার্বন অনুলিপি নোট সহ এটি সম্ভব। আপনার এনক্লোজার সেকশন পরে, একটি কোলন দ্বারা অনুসরণ নোট সিসি টাইপ করুন। পরবর্তীতে, আপনি যে ব্যক্তিকে চিঠি পাঠাচ্ছেন তার নাম অন্তর্ভুক্ত করুন। একাধিক প্রেরকের জন্য, একটি পৃথক লাইন প্রতিটি নাম অন্তর্ভুক্ত করুন।
ইলেকট্রনিক মেইল (ইমেল) দিয়ে, আপনার ইমেল শিরোনামের ইমেল ঠিকানা অংশটি সিসি সংস্করণ ধারণ করে। এই ক্ষেত্রে, আপনি সংশ্লিষ্ট ইমেল প্রেরণ করছেন এমন ব্যক্তিদের নাম অন্তর্ভুক্ত করবেন। আপনার যদি একাধিক নাম থাকে তবে নামগুলির মধ্যে একটি কমা যোগ করুন। এনক্লোজার এবং সিসি এর সমন্বয় সাধারণত একটি আনুষ্ঠানিক চিঠি তৈরি করে যা আপনার পাঠককে একটি ব্যবসায়িক বার্তা এবং প্রাসঙ্গিক ডকুমেন্টেশন বহন করে।
