প্রস্তাবগুলির জন্য একটি অনুরোধ একটি কোম্পানি, অলাভজনক প্রতিষ্ঠান বা সরকারী সংস্থা দ্বারা তালিকাভুক্ত একটি নথি তালিকাভুক্ত প্রয়োজনীয়তা থেকে সম্ভাব্য বিক্রেতাদের থেকে প্রতিক্রিয়া অনুরোধ। RFP আকার, সুযোগ এবং আকারের মধ্যে পরিবর্তিত হলেও, তারা সাধারণত অনুরূপ বিষয়গুলি কভার করে। একটি RFP সাধারণভাবে স্পনসরিং সত্তা সম্পর্কে, যা এটি অর্জন করতে চায় এবং নির্বাচনের জন্য শর্তাদি নির্ধারণ করতে চায় সে সম্পর্কে বিক্রেতাকে বলতে পারে। একটি আরএফপি সাধারণত বিক্রেতাকে জিজ্ঞেস করে যে তারা কেন প্রতিক্রিয়া জানাতে যোগ্য, তারা প্রস্তাবিত উদ্দেশ্যগুলি কীভাবে পূরণ করতে চায় এবং তারা যে পরিমাণ মূল্য প্রদান করতে চায় সেগুলি কীভাবে পূরণ করতে চায়।
আপনি অর্জন করতে চান এমন পণ্য, পণ্য বা পরিষেবাদি এবং আপনি যে বিক্রেতার কাছে বিক্রি করতে চান সেগুলি সহ RFP এর উদ্দেশ্য এবং সুযোগটি বর্ণনা করুন। এই বিক্রেতাদের তারা যোগ্য এবং নির্ধারণ করতে ইচ্ছুক কিনা তা নির্ধারণ করতে সক্ষম হবে। আপনার কোম্পানির তিন মাসের মধ্যে 10,000 নীল উইজেট বিতরণ করা দরকার তা নির্দেশ করে আপনার সংগঠন বয়স্ক ক্লায়েন্টদের জন্য প্রতিদিন 200 খাবার প্রস্তুত এবং পরিবেশন করার জন্য একটি অবস্থান এবং সরঞ্জাম অনুসন্ধান করছে, অথবা আপনার সংস্থার গ্রাহক পরিষেবা উন্নত করার প্রশিক্ষণ প্রয়োজন, আপনি নিজের এবং আপনার বিক্রেতা 'সময় এবং প্রচেষ্টার।
আপনার তথ্য, সংস্থা বা সংস্থার বিবরণ লিখুন যা সম্ভাব্য ডেটা সহ সম্ভাব্য বিক্রেতাদের সরবরাহ করে। যেহেতু বেশিরভাগ বিক্রেতাদের জন্য এটি আপনার RFP সাড়া দেওয়ার জন্য সময় এবং অর্থ ব্যয় করবে, এটি ভবিষ্যতে কাজের সম্পর্ক স্থাপন করতে সহায়তা করবে। আপনি তাদের পণ্য বা পরিষেবা সঙ্গে সম্পন্ন করতে ইচ্ছুক কি ব্যাখ্যা। তাদের প্রশ্ন এবং চিঠিপত্র নির্দেশ করা উচিত, যাদের চিহ্নিত করুন।
সম্পূর্ণ বিস্তারিতভাবে কাজের সুযোগ নির্দিষ্ট করুন যাতে বিক্রেতা শ্রম, উপকরণ এবং অন্যান্য খরচ সঠিক অনুমান করতে পারেন।আপনার প্রত্যাশিত সমাপ্তির তারিখগুলি তালিকাভুক্ত করুন যাতে তারা একটি বাস্তবিক টাইমলাইন বিকাশ করতে পারে। শ্রম, পরিবেশগত এবং নিরাপত্তা মান হিসাবে আপনি তাদের পূরণ করতে আশা শর্ত বর্ণনা করুন। আপনি প্রয়োজন কর্মক্ষমতা মান এবং আপনি তাদের প্রচেষ্টা নিরীক্ষণ এবং মূল্যায়ন আশা কিভাবে রাজ্য।
পরিকল্পনাগুলি, প্রতিবেদনগুলি, পণ্যগুলি, পরিষেবাদি এবং উপকরণগুলি তালিকাভুক্ত করুন যা আপনি তাদের সরবরাহ করার জন্য এবং যখন আপনি প্রতিটি সম্পন্ন করতে চান সেগুলি তালিকাভুক্ত করুন। বিক্রেতাদের এমন পরিস্থিতিতে থাকতে পারে যা আপনি যখন এটির প্রত্যাশা করেন তখন সেগুলি সরবরাহ করার থেকে বাধা দেয়। আপনার প্রত্যাশা এবং একটি বিক্রেতার মধ্যে পার্থক্য চুক্তির আলোচনার সময় আলোচনা বিষয় হতে পারে। কিছু RFPs প্রস্তাবিত চুক্তির মান সামগ্রী সহ একটি বিভাগ অন্তর্ভুক্ত করে, যেমন বাতিলকরণের ক্লজ এবং গোপনীয়তা চুক্তি
আপনি আপনার প্রাপ্ত প্রতিক্রিয়া মূল্যায়ন এবং বিজয়ী দরকষাকষির পুরস্কার এবং পদ্ধতির মূল্যায়ন করার জন্য আপনার RFP কে অন্তর্ভুক্ত করবেন। Favoritism বা অন্যান্য অনুপযুক্ত অনুশীলন দাবি এড়ানো গুরুত্বপূর্ণ। অনেক RFP একটি বিন্দু সিস্টেম ব্যবহার করে, খরচ, কাজের সুযোগ, যোগ্যতা এবং কর্মীদের মতো আইটেমগুলির জন্য পয়েন্ট প্রদান করে।
