যদি আপনি কোনও পেশাদার সংস্থা, ডাক্তারের কার্যালয় বা সরকারি সুবিধা কিনা তা পেশাদার পরিবেশে মসৃণভাবে চালাতে চান তবে অফিস পদ্ধতিগুলি গুরুত্বপূর্ণ। একটি লিখিত পদ্ধতির দৃশ্যমান হওয়া গুরুত্বপূর্ণ, প্রতিটি অফিসে সামনে অফিসে দৃশ্যমান সুপারভাইজার এবং অফিস ম্যানেজার দ্বারা উন্নত পদ্ধতিগুলির একটি লিখিত সেট থাকা উচিত।
কি অফিস পদ্ধতি সংশোধন করা উচিত
অফিস ঘন্টা প্রথম জিনিস উল্লেখ করা উচিত, এবং সমস্ত কর্মীদের সময় কাজ এবং দিনের জন্য প্রস্তুত করা উচিত। যদি কোন গ্রাহক অফিসে আসে এবং কেউ সেখানে ব্যবসাটির নেতিবাচক দৃষ্টিভঙ্গি না দেখে এবং কখনও ফিরে নাও হতে পারে। এছাড়াও, অফিস পরিষ্কার, পরিষ্কার এবং ভাল সরবরাহ করা উচিত। গ্রাহকদের সাইন ইন করার জন্য চেক-ইন রোস্ট এবং পেন উপলব্ধ রয়েছে কিনা তা নিশ্চিত করুন এবং যদি সম্ভব হয়, তাহলে কফি এবং জল সরবরাহ করুন। প্রথম ইমপ্রেশন একটি সফল ব্যবসা সবকিছু। উপরন্তু, প্রতিটি গ্রাহককে অফিসে বা টেলিফোনে থাকা সত্ত্বেও সম্মান ও পেশাদারিত্বের সাথে চিকিত্সা করা উচিত। যদি সুপারভাইজারের জন্য কোনও কল আসে তবে কর্মচারীকে তাদের সাথে যোগাযোগের আগে সমস্ত তথ্য পেতে হবে, নাম, প্রকৃতির কল এবং ফোন নাম্বার সহ সংযোগ হারিয়ে গেলেও। কলটি যদি অ্যাপয়েন্টমেন্টের জন্য হয় তবে তারা অবশ্যই ভ্রমণের প্রকৃতিটি খুঁজে বের করতে এবং কী কী উপলব্ধ তা জানতে দেয়, বাতিল করার ক্ষেত্রে ফোন নম্বর পেতে ভুলবেন না। তারা সবসময় বলা হয় কি পুনরাবৃত্তি তাই কোন বিভ্রান্তি আছে।
সংগঠন
সর্বাধিক উত্পাদনশীলতার জন্য ওয়ার্কস্টেশন সংগঠিত এবং বজায় রাখা, কপিয়ারে কাগজ আছে কিনা তা নিশ্চিত করা, কম্পিউটারগুলি আপ এবং চলমান, মেল বিতরণ করা হয় এবং বার্তা বিতরণ করা হয়। আপনার চাকরিতে ভ্রমণের ব্যবস্থা স্থাপনের সাথে জড়িত থাকলে আপনার সুপারভাইজার থাকার থাকার এবং ফ্লাইটের সময় এবং ভাড়া গাড়ি সম্পর্কিত তথ্য রেকর্ড করতে এবং ভ্রমণের গন্তব্যের আবহাওয়া সম্পর্কে জানতে পারেন তা নিশ্চিত করুন। ভ্রমণ পরিকল্পনা বুকিং করার আগে সর্বদা আপনার সুপারভাইজার সঙ্গে চেক করুন। যখন সমস্ত রিজার্ভেশন সম্পন্ন হয়, তখন দুটি ভ্রমণপথ মুদ্রণ করুন-আপনার জন্য এবং আপনার সুপারভাইজারের জন্য একটি- এবং ক্যালেন্ডারে ভ্রমণের তারিখগুলি প্রবেশ করতে ভুলবেন না।
দিনের শেষে, আপনার সুপারভাইজারের সাথে অ্যাপয়েন্টমেন্টে যান এবং পরবর্তী দিনের জন্য তার নির্ধারিত অ্যাপয়েন্টমেন্ট সম্পর্কে সচেতন হন। উত্তর মেশিনটি ভয়েস মেইল বা পরে ঘন্টা উত্তর দেওয়ার পরিষেবা সেট করুন। সমস্ত সরঞ্জাম বন্ধ, কপি মেশিন, প্রিন্টার এবং কম্পিউটার বন্ধ করুন এবং কফি carafe খালি এবং কফি সৃষ্টিকর্তা বন্ধ করুন। অবশেষে, অ্যালার্ম সেটিং করার আগে সমস্ত দরজা লক করা আছে তা নিশ্চিত করুন।
