আপনার কোম্পানির বিলিং পদ্ধতিগুলি পরিবর্তন করলে আপনি কতগুলি গ্রাহককে ব্যবসা করতে পারেন তা প্রভাবিত করতে পারে। আপনি কেবল নির্ধারিত চালান তারিখ পরিবর্তন করতে পারবেন না, অর্থ প্রদানের পরিমাণ বাড়াতে বা অন্যথায় আপনার গ্রাহকদের আগাম নোটিশ ছাড়াই আপনার শর্তগুলি সংশোধন করতে পারবেন না। অন্যথায়, আপনি কল, অভিযোগ, রাজস্ব ক্ষতি এবং নেতিবাচক মন্তব্য প্রত্যাশা সম্মুখীন। আপনার গ্রাহকদের পাঠানো চিঠিটি ক্রাফ্ট করুন যাতে এটি আপনার নতুন নীতিগুলির "কে, কি, কখন এবং কোথায়" সম্পূর্ণ উত্তর সরবরাহ করে।
উদ্দেশ্য ব্যাখ্যা করা
পদ্ধতিগত পরিবর্তনগুলির আনুষ্ঠানিক ঘোষণাপত্র তথ্য উৎসের স্পষ্ট বিবৃতি, জনসংখ্যা এটি প্রভাবিত করে এবং পরিবর্তন প্রকৃতির সাথে খোলা উচিত। এই উদ্দেশ্যটি পূরণ করতে, আপনার কোম্পানির লটারহেড ব্যবহার করুন যাতে প্রাপক অবিলম্বে আপনার পরিচয়টি জানেন। যদি আপনি ওয়ার্ড প্রসেসিং সফটওয়্যারে মেইল মার্জ প্রকল্প হিসাবে আপনার বার্তা সেট আপ করেন, তবে আপনি যে কোনও বার্তাকে ব্যক্তিগতকৃত করে এমন ভয়ঙ্কর "প্রিয় মূল্যবান গ্রাহক" প্রবর্তন এড়াতে প্রতিটি চিঠিতে একটি কাস্টমাইজড অভিবাদন অন্তর্ভুক্ত করতে পারেন। প্রাপকের ব্যবসায়ের জন্য আপনার কৃতজ্ঞতার পুনরাবৃত্তি করুন এবং একটি সংক্ষিপ্ত প্রথম অনুচ্ছেদে নীতির মূলতিকে বানান করুন। উদাহরণস্বরূপ, আপনি ঘোষণা করতে পারেন "আমরা গ্রাহকের হিসাবে আপনার মূল্যবান, আমরা আপনার সাথে আপনার অ্যাকাউন্টকে প্রভাবিত করে এমন আমাদের বিলিং পদ্ধতিগুলিতে আসন্ন পরিবর্তন সম্পর্কে আপনাকে জানানোর জন্য যোগাযোগ করছি।"
বিস্তারিত প্রদান করুন
আপনি আপনার যোগাযোগ সামগ্রিক বিষয় পরিচয় করিয়ে পরে, পরের অনুচ্ছেদে বিন্দু পেতে। ব্যাখ্যা করুন - যত তাড়াতাড়ি সম্ভব - পরিবর্তন যে আসছে এবং পুরানো থেকে নতুন নিয়ম বিভিন্ন কিভাবে। গ্রাহকরা জানতে চান ঠিক কীভাবে আপনার নীতিগুলি তাদের প্রভাবিত করে। যদি আপনি একটি স্পষ্ট, লজিক্যাল ব্যাখ্যা প্রদান করতে ব্যর্থ হন যা এটি উত্থাপিত সমস্ত সুস্পষ্ট প্রশ্নগুলির উত্তর দেয়, তবে আপনার অক্ষর প্রাপকের মেলবক্সে আপনার চিঠিগুলি পৌঁছে দেওয়ার পরে খুব শীঘ্রই আপনার ফোনটি শুরু হবে। আপনি সমস্ত প্রয়োজনীয় বিবরণ সম্বোধন করেছেন তা নিশ্চিত করার জন্য, বন্ধুদের, সহকর্মীদের বা অন্যান্য বাইরেরদের প্রোটোটাইপ পর্যায়ে আপনার চিঠি পড়তে এবং তাদের উত্থাপিত প্রশ্নগুলির আলোকে আপনার বার্তাটি পরিমার্জন করতে বলুন।
সময় নিশ্চিত করুন
পরিবর্তন প্রভাব কার্যকর যখন ঠিক ডিলিগেট। গ্রাহকদের একটি নির্দিষ্ট মাসের বিলিং চক্রের সাথে কার্যকর একটি নতুন পেমেন্ট ঠিকানা ব্যবহার করা শুরু করতে হবে, তাদের বলুন "আপনার মাস এবং বছরের পেমেন্ট দিয়ে শুরু করুন, আপনার চেক ঠিকানা পাঠান।" গ্রাহক পেমেন্ট শর্তগুলিতে পরিবর্তন দেখতে পাবে, তাদের বলুন "আমরা মাস এবং বছরের হিসাবে আপনার ব্যালেন্সের সংখ্যা থেকে সংখ্যা শতাংশ থেকে আপনার ন্যূনতম পেমেন্ট বাড়িয়ে দিচ্ছি।" বিভ্রান্তি এড়ানোর জন্য, পরিবর্তনটির পুনরাবৃত্তি করার জন্য এই সময়কালের বিবৃতিটি ব্যবহার করুন এবং একটি সম্পূর্ণ তারিখ দিন যাতে আপনার চিঠিটি গ্রাহকদের ফাইলগুলির জন্য একটি কার্যকর সম্ভাব্য রেফারেন্স হয়ে যায়।
এটা অফিসিয়াল করুন
আপনার চিঠিটি বন্ধ করার আগে, এটি দৃঢ় করে তুলুন তবে বন্ধুত্বপূর্ণ ভাবে যে আপনার পরিবর্তনগুলি ঐচ্ছিক শর্তগুলি উপস্থাপন করে না। গ্রাহকদের অবশ্যই বুঝতে হবে যে তারা আপনার অ্যাকাউন্ট বন্ধ না করে আপনার পদ্ধতিগুলি থেকে অনির্বাচন করতে পারে না এবং পরিবর্তনটির তারিখের পূর্বে আপনার সাথে ব্যবসা করতে অবিরত করে নিশ্চিত করে যে তারা আপনার নতুন নিয়ম মেনে চলতে সম্মত হয় এবং সম্মত হয়। আপনার নাম এবং যোগাযোগের তথ্য সরবরাহ করুন, এমনকি এটি আপনার লেটারহেডের অংশ হিসাবে প্রদর্শিত হয় এবং জোর দেওয়া হয় যে যদি তাদের কোন প্রশ্ন বা মন্তব্য থাকে তবে আপনি গ্রাহকদের কলগুলি স্বাগত জানাই।
