বার্ষিক আর্থিক নিরীক্ষা সব পাবলিক অনুষ্ঠিত সংস্থাগুলির জন্য প্রয়োজন বোধ করা হয়। অনেক ব্যক্তিগত সংস্থা, বিশেষ করে যারা বিনিয়োগকারীদের কাছ থেকে তহবিল সংগ্রহ করে, তারাও একটি বার্ষিক নিরীক্ষা করতে হবে। একটি কোম্পানির আকার এবং জটিলতার উপর নির্ভর করে, আর্থিক অডিট কয়েক মাস ধরে সংঘটিত হতে পারে এবং প্রচুর পরিমাণ অর্থ ব্যয় করতে পারে। একটি নিরীক্ষা দরপত্র প্রক্রিয়া বিড একটি অনুরোধ সঙ্গে শুরু হয়। নিরীক্ষা সংস্থাগুলি নিরীক্ষা সেবা দরপত্র চিঠি বা অনুরোধ বিস্তারিত নির্দেশাবলী অনুযায়ী জমা অডিট দরপত্র প্রস্তাব প্রদান।
দরপত্র দলিল
অনুরোধকারী সংস্থাগুলি বিডগুলি জিজ্ঞাসা করে সংস্থাগুলিতে একটি নিরীক্ষা পরিষেবা টেন্ডার চিঠি পাঠায়। নথিতে নির্ধারিত শর্তগুলি প্রতি দরপত্রদাতার শুধুমাত্র এক দরপত্রের সীমা, পর্যালোচনা এবং অনুমোদন প্রক্রিয়া টাইমলাইন, যোগ্যতা এবং নির্বাচনের মানদন্ডের মধ্যে অন্তর্ভুক্ত। চিঠি এছাড়াও সাইট পরিদর্শন এবং সম্পর্কিত দরপত্র খরচ আলোচনা।
দরপত্র প্রস্তুত করা হচ্ছে
একটি নিরীক্ষা সংস্থা একটি দরপত্র দলিল তৈরি করে, যা নির্দিষ্ট শর্তগুলির মেনে চলতে পারে এবং সম্ভাব্য নিয়োগকারী সংস্থার অনুরোধ হিসাবে কিছু উপাদান থাকতে পারে। প্রতিটি প্রক্রিয়া তার নিজস্ব প্রয়োজনীয়তা থাকতে পারে, কিন্তু সাধারণত, tenderers একটি খসড়া চুক্তি অন্তর্ভুক্ত করা উচিত। এই চুক্তি সাধারণ শর্তাবলী এবং কোন বিশেষ অবস্থার ঠিকানা অন্তর্ভুক্ত করা উচিত। এটি প্রস্তাবিত শর্তগুলির একটি ব্যাখ্যা প্রদান করবে এবং অডিট প্রকল্প কাজের জন্য আর্থিক বিডের একটি মডেল অন্তর্ভুক্ত করবে।
যোগ্যতা
অডিট ফার্মের দরপত্রের মধ্যে চাকরির শর্ত, তার দলের সদস্যদের অভিজ্ঞতা এবং কী কর্মীদের বিবরণ অন্তর্ভুক্ত হওয়া উচিত - সাধারণত বিশেষজ্ঞরা যারা অডিট টিমের অংশ হবেন। নিরীক্ষা সংস্থা একটি প্রতিষ্ঠান এবং অডিট পদ্ধতির বিবরণ প্রদান করতে হবে। এই যুক্তিসঙ্গত, কৌশল, অডিট সময়সূচী এবং প্রাসঙ্গিক অভিজ্ঞতা প্রমাণ। অনুরোধকারী সংস্থাটির নিজস্ব প্রয়োজনে সুযোগ বা প্রকৃতির মতো পূর্বের সম্পূর্ণ সম্পন্ন নিরীক্ষাগুলির প্রয়োজন হতে পারে।
দরপত্র জমা
নিরীক্ষা সংস্থা একটি আনুষ্ঠানিক দরপত্র জমা প্রক্রিয়া মেনে চলতে হবে। দরপত্র সম্ভাব্য ক্লায়েন্ট দ্বারা নির্দিষ্ট হিসাবে সিল এবং বিতরণ করা আবশ্যক। একটি জমা সময় এবং একটি তারিখ আমন্ত্রণ চিঠি সনাক্ত করা হবে। দরপত্রদাতারা তাদের প্রস্তাবের ধরনগুলি জমা দিতে পারে, তবে তাদের অবশ্যই আলাদাভাবে প্যাকেজ এবং মুছতে হবে, তাদের রূপগুলিকে স্পষ্টভাবে চিহ্নিত করে। বিবৃত সময়সীমা পরে প্রাপ্ত দরপত্র সাধারণত বিবেচনা করা হয় না। যদি কোন দরপত্রকারী তার দরপত্র পরিবর্তন করতে বা প্রত্যাহার করতে চায় তবে এটি অবশ্যই লিখিত ব্যাখ্যা প্রদান করতে হবে, যা মূল দরপত্রের মতো একইভাবে বিতরণ করা হবে।
অফার মূল্যায়ন
আবেদনকারী সংস্থা যখন দরপত্র গ্রহণ করে তখন নিরীক্ষা প্রক্রিয়াটি সাধারণত অডিট কাজ না হওয়া পর্যন্ত গোপন থাকে। যদি অনুরোধকারী সংস্থাটি কোনও পাবলিক সত্তা হয়, তাহলে দরপত্র অফারগুলি জনসাধারণের সভায় খোলা হতে পারে, যার ফলে দরপত্র বিবরণীর একটি পোস্ট সারাংশ প্রকাশিত হয়। এতে দরপত্রকারীর নাম, মূল্য, প্রস্তাবের রূপ এবং অন্য কোনও তথ্য প্রাসঙ্গিক বিবেচিত হতে পারে। অনুরোধকারী সংস্থার প্রস্তাবগুলি মূল্যায়ন করার সময়, নির্দিষ্ট দর বা বিষয়গুলিতে স্প্লেনিফিকেশন সরবরাহ করার জন্য দরপত্রদাতাদের অনুরোধ করা হতে পারে। দরপত্রগুলি প্রশাসনিক, যোগ্যতা এবং প্রযুক্তিগত প্রয়োজনীয়তাগুলি মেনে চলার মত মানদণ্ডে পর্যালোচনা করা হবে। দরপত্র সরবরাহকারীরা প্রযুক্তিগত প্রয়োজনীয়তা পূরণ করতে অতিরিক্ত প্রযুক্তিগত ডকুমেন্টেশন বা নমুনা জমা দিতে বলা হতে পারে। অবশেষে, দরপত্রের আর্থিক মূল্যায়ন করা হবে যেখানে অনুরোধকারী সংস্থা সেরা আর্থিক প্রস্তাব মূল্যায়ন করে।
চুক্তির পুরস্কার
একটি যোগ্যতাসম্পন্ন দরপত্রের নির্বাচনে, পুরস্কার লিখিতভাবে বিবৃত করা হবে এবং বিজয়ী সংস্থা থেকে বিতরণ করা হবে। অসফল বিডিং সংস্থাগুলিকেও বিজ্ঞাপিত করা হয়, সাধারণত বিজয়ী দরদাতার বিবরণ সহ, যেমন প্রস্তাবিত মূল্য এবং ফার্মের নাম। নোটিশ ব্যর্থ হবে কেন অসফল বিডার বাতিল করা হয়েছিল এবং একটি আবেদন জমা দেওয়ার জন্য নির্দিষ্ট সময়সীমা নোট করুন।
