ব্যবসায়ের চিঠিপত্রটি সাধারণত সংক্ষিপ্ত এবং সুসংগঠিত, লেখকের চিন্তাধারাগুলি এক পৃষ্ঠায় মাপসই করার জন্য যথাযথভাবে উপস্থাপন করে। যাইহোক, বার বার যখন আপনার বার্তাটি প্রকাশ করতে হবে তখন দুটি পৃষ্ঠা প্রয়োজন। আপনার ব্যবসার চিঠির দ্বিতীয় পৃষ্ঠায় যথাযথভাবে ফর্ম্যাট করা নিশ্চিত করে যে পাঠক আপনার চূড়ান্ত চিন্তাগুলিকে উপেক্ষা করে না।
দ্বিতীয় পৃষ্ঠা শিরোনাম বিন্যাস
আপনার চয়ন করা দ্বিতীয় পৃষ্ঠার শিরোনাম বিন্যাসটি আপনার কাছে রয়েছে, তবে সর্বদা অন্তত সেই ব্যক্তির সম্পূর্ণ নামটি অন্তর্ভুক্ত করা উচিত যার কাছে চিঠি লেখা আছে। দ্বিতীয় পৃষ্ঠার শিরোনামটি পৃষ্ঠা নম্বর এবং অক্ষরের তারিখ অন্তর্ভুক্ত করতে পারে।
কিছু লেখক তাদের ব্যবসায়িক চিঠির দ্বিতীয় পৃষ্ঠায় একটি একক লাইন ব্যবহার করতে পছন্দ করেন। এই অনুভূমিক বিন্যাস হিসাবে পরিচিত হয়। উদাহরণস্বরূপ, তারা অ্যাড্রেসির নামটি বাম মার্জিনে টাইপ করুন, পৃষ্ঠা নম্বরটি কেন্দ্র করুন এবং সঠিক মার্জিনে ন্যায্য তারিখটি টাইপ করুন। এই বিন্যাস ব্যবহার করে, এটি প্রায় তিনটি কলাম তৈরি করছে বলে মনে হচ্ছে।
দ্বিতীয় পৃষ্ঠাটি ফরম্যাট করার আরেকটি উপায় হল ব্লক বিন্যাসটি ব্যবহার করা, যার মানে আপনি এক ইঞ্চি মার্জিনের অধীনে শীর্ষ লাইনের অ্যাড্রেসী নাম টাইপ করুন এবং তারপরে পরবর্তী লাইনের পৃষ্ঠা নম্বরটি এবং তৃতীয় লাইনের তারিখটি টাইপ করুন। উদাহরণ স্বরূপ:
মিঃ ডেভি জোন্স
পৃষ্ঠা ২
1 অক্টোবর ২018
ডান-ন্যায্য মার্জিনটি ব্যবহার করার পরিবর্তে, পৃষ্ঠাটির কেন্দ্রস্থলটি পূর্বের ডান দিকের ডান মার্জিনে কেবল ট্যাব করুন। যখন পাঠকরা দ্বিতীয় পৃষ্ঠায় দেখেন, প্রথম জিনিসটি তারা দেখতে পায়, তাদের নাম, পৃষ্ঠা নম্বর এবং তারিখ। এই ভাবে, যদি আপনি প্রথম এবং দ্বিতীয় পৃষ্ঠাগুলি মুছতে চান তবে স্ট্যাপড এলাকাটি দ্বিতীয় পৃষ্ঠায় শিরোনামটি ঢেকে রাখে না।
একবার আপনার শিরোনামটি স্থানান্তরিত হওয়ার পরে, আপনার বাকি ব্যবসায়িক চিঠি সহ তিনটি ফাঁকা লাইন ছেড়ে দেওয়া উচিত। একটি দ্বিতীয় পৃষ্ঠা ন্যায্যতা যথেষ্ট টেক্সট আছে নিশ্চিত করুন। আপনার যদি শুধুমাত্র অতিরিক্ত লাইন বা দুটি থাকে, তবে একটি পৃষ্ঠায় মাপসই করার জন্য আপনার চিঠি কেটে ফেলার চেষ্টা করুন। এছাড়াও, নিশ্চিত করুন যে আপনি আপনার অক্ষরের দ্বিতীয় পৃষ্ঠাকে বাক্যে মাঝখানে শুরু করবেন না। যখন সম্ভব হয়, দ্বিতীয় পৃষ্ঠায় একটি নতুন অনুচ্ছেদ শুরু করুন যাতে আপনার চিঠি আরও ভালভাবে প্রবাহিত হয়।
দ্বিতীয় পৃষ্ঠা মার্জিন তৈরি করা
আপনার যদি দুই পৃষ্ঠার ব্যবসায়ের চিঠি থাকে, তবে আপনি দুটি পৃষ্ঠার একত্রিত করতে পারেন। যাইহোক, যদি আপনি সহজেই আপনার চিঠির দুটি পৃষ্ঠাগুলি ভাঁজ করেন তবে এটি গ্রহণযোগ্য হয় যাতে তারা খামারে ফেটে যায়। যদি আপনি পৃষ্ঠাগুলিকে প্রধান করে তুলেন তবে পাঠক সম্ভবত প্রথম পৃষ্ঠাতে থাকা সামগ্রীর চেয়ে আপনার বার্তাতে আরো কিছু জানেন। তবে, আপনি যদি স্ট্যাপল না চয়ন করেন তবে নিশ্চিত করুন যে আপনি দ্বিতীয় পৃষ্ঠার শীর্ষ প্রান্ত থেকে আপনার ফর্ম্যাটিংটি যথেষ্ট কম শুরু করেছেন যাতে পাঠক বুঝতে পারেন যে দ্বিতীয় পৃষ্ঠাটি প্রথমটির মতোই গুরুত্বপূর্ণ। পৃষ্ঠার শীর্ষ থেকে এক ইঞ্চি মার্জিন প্রথাগত। যেখানে আপনি দ্বিতীয় পাতা শিরোনাম শুরু হবে।
Addressee এর তথ্য অধিকার পান
কারণ আপনার ব্যবসার চিঠির দ্বিতীয় পৃষ্ঠায় অ্যাড্রেসির নাম রয়েছে, এটি জরুরী যে আপনার অক্ষরের প্রথম অক্ষরে সঠিকভাবে বানানটির নাম বানানো হয়েছে, তার সঠিক শিরোনাম এবং মেইলিং ঠিকানা অনুসরণ করুন। আপনার ব্যবসার চিঠির প্রথম পৃষ্ঠায়, অ্যাড্রেসির তথ্য তারিখ এবং আপনার রিটার্ন ঠিকানা অনুসরণ করে।
আপনি যদি অ্যাড্রেসির কোনও তথ্যের বানান সম্পর্কে অনিশ্চিত হন তবে কোম্পানির ওয়েবসাইটটি দেখুন অথবা কোম্পানির সেক্রেটারি বা রিসেপশনিস্টকে কল করুন। ভুল বা পুরানো তথ্য ব্যবহার করে নিজেকে বিব্রতকর করে এবং সম্ভবত সংযতিকে হতাশ করবেন না।
