ব্যবসা আজ কার্যকর যোগাযোগ সহজতর সাহায্য করার জন্য উপলব্ধ অনেক সরঞ্জাম ভাগ্যবান। মেসেজিং অ্যাপ্লিকেশান থেকে ভিডিও কল এবং অনলাইন টিম সহযোগিতা প্ল্যাটফর্মগুলি থেকে, সহকর্মীদের, গ্রাহকদের, অংশীদার এবং ব্যবসায়িক স্টেকহোল্ডারদের সাথে যোগাযোগ করার উপায়গুলি কোনও অভাব নেই। বিভিন্ন ধরণের যোগাযোগ ব্যবস্থাগুলি ব্যবসা-প্রতিষ্ঠানের দৈনন্দিন প্রক্রিয়ার সাথে জড়িত থাকতে পারে তবে কার্যকরী যোগাযোগের গুণাবলীর এখনও কোন প্ল্যাটফর্ম ব্যবহার করা হচ্ছে তা নির্বিশেষে প্রয়োজন।
সাবধানে কথোপকথন শুনুন
শোনার একটি কার্যকর উপাদান কার্যকর যোগাযোগের জন্য প্রয়োজন। ব্যবসার ক্ষেত্রে, সক্রিয় শ্রবণ অনুশীলন করা গুরুত্বপূর্ণ, যার অর্থ হচ্ছে কেউ আপনাকে কী বলছে তা শুনতে ও বুঝতে চেষ্টা করে। একজন সহকর্মী যদি কোনও গ্রাহকের সাথে কোনও সমস্যা সম্পর্কে আপনার সাথে কথা বলেন, তবে সমাধান সহ জাম্পিং করার আগে বিশদগুলি বোঝা গুরুত্বপূর্ণ।
লোকেরা এমন কোন ব্যক্তির সাথে কথোপকথন করতে পছন্দ করে না, যারা তাদের কথা বলতে শোনার সময় নেয় না। আপনি সক্রিয়ভাবে তালিকাভুক্ত করছেন এমন সহকর্মীকে দেখানোর জন্য, গ্রাহকের সাথে আপনার পরিস্থিতি বোঝার জন্য আপনি তাদের কথোপকথনের অংশগুলি পুনরাবৃত্তি বা পুনঃসংশোধন করতে পারেন। বিস্তারিত জানার জন্য প্রশ্ন জিজ্ঞাসা সক্রিয়ভাবে শুনতে এবং বড় ছবি একটি ব্যাপক বোঝার পেতে একটি উপায়।
আপনার শ্রোতা জানা
দর্শকদের উপর ভিত্তি করে বার্তা সংশোধন কার্যকর যোগাযোগের জন্য একটি মানদণ্ড। আপনি একজন ব্যক্তির কাছে যা বলছেন তা সংগঠনে তাদের ভূমিকা এবং বিষয় সম্পর্কে তাদের জ্ঞানের ভিত্তিতে অন্যের পক্ষে সঠিক নয়। কার্যকরভাবে আপনার বার্তাটি পেতে, আপনার ভাষা, স্বন এবং মাধ্যমটি পরিবর্তন করতে হবে যাতে আপনার দর্শকদের পক্ষে এটি সঠিক।
উদাহরণস্বরূপ, আপনার প্রতিষ্ঠানের নির্বাহীটির সাথে আপনি যেভাবে কথা বলছেন সেটি আপনার সহকর্মীর সাথে যেভাবে কথা বলা যায় তার চেয়ে আলাদা হতে পারে, এমনকি আপনার বার্তাটির বিষয়বস্তু একই রকম। সহকর্মীদের সাথে নৈমিত্তিক ব্যবসা ভাষা ব্যবহার করার সময় কিছু লোক উচ্চতর কর্মকর্তাদের সাথে আরো আনুষ্ঠানিক ভাষা ব্যবহার করে। আপনার কোম্পানির সংস্কৃতিটি অভ্যন্তরীণ ও বহিরাগত স্টেকহোল্ডারদের সাথে যোগাযোগ করার উপায়কেও প্রভাবিত করবে।
সংক্ষিপ্ত, সম্পূর্ণ এবং সঠিক হতে হবে
সামান্য, বিন্দু যোগাযোগ সরবরাহ প্রদান পুনরাবৃত্তি এবং হতাশা এড়াতে সাহায্য করে। যোগাযোগ থেকে অপ্রয়োজনীয় বিবরণ মুছে ফেলার মাধ্যমে, আপনি ভুল বোঝার সম্ভাবনা কমাতে পারেন। আজকাল, মানুষের মনোযোগ স্প্যানিশ হয়, তাই আপনার বার্তাটি দশ মিনিটের মধ্যে জুড়ে 30 মিনিট সময় নেওয়ার চেয়ে আরও কার্যকর। উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনি কোনও গ্রাহকের সাথে বিক্রয় সুযোগ সম্পর্কে সাক্ষাৎ করেন, তবে তাদের উপস্থাপনাটি যতটা সম্ভব সংক্ষেপে রেখে আপনি তাদের সময়কে সম্মান করেন।
কার্যকর যোগাযোগ সংক্ষিপ্ত এবং সংক্ষিপ্ত হলেও, এটি সম্পূর্ণ হতে হবে। এর অর্থ বার্তাটিতে সমস্ত প্রাসঙ্গিক তথ্য অন্তর্ভুক্ত করতে হবে এবং যৌক্তিকভাবে সংগঠিত হওয়া উচিত, তাই এটি অনুসরণ করা সহজ। আপনি যাদের সাথে কথা বলছেন তার উপর ভিত্তি করে, আপনি তাদের জ্ঞানের কিছু দিক অনুমান করতে পারেন, বিবরণ প্রদান করার সময় তারা হয়ত জানেন না। বার্তাটির পূর্ণ অর্থ প্রদান করা কার্যকরভাবে কার্যকর যোগাযোগের চাবি। উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনি কোনও নতুন ব্যবসায়িক অংশীদারের সাথে কাজ করছেন এবং তাদের কাছ থেকে কেনাকাটা কেনার বিষয়ে আলোচনা করেন তবে আপনার প্রয়োজনীয় সামগ্রীর সমস্ত বৈশিষ্ট্যের সাথে এটি সরবরাহ করা আবশ্যক। মূল্যবান তথ্য সরবরাহ না করে সরবরাহকারী সঠিক অংশগুলি সরবরাহ করতে সক্ষম হবেন না, যা হতাশা, বিলম্ব এবং দরিদ্র সম্পর্কগুলি সৃষ্টি করতে পারে।
তারা অতিরিক্ত overstating ছাড়া তথ্য প্রদান করা হয় ভাল যোগাযোগ দক্ষতা গুণাবলী এক এবং দ্বিধা এবং বিভ্রান্তি এড়াতে। আপনি যদি কোনো অভিযোগের সাথে ডিল করছেন তবে একজন গ্রাহকের সাথে একজন কর্মচারী আছে, উদাহরণস্বরূপ, সমস্যাটি বোঝার জন্য আপনাকে উভয় পক্ষের প্রতিক্রিয়া জানাতে হবে।
বার্তা মধ্যে প্রতিক্রিয়া অন্তর্ভুক্ত করুন
কার্যকরী যোগাযোগ সময়মত প্রতিক্রিয়া প্রদান এবং গ্রহণ জড়িত। প্রতিক্রিয়া বার্তাটি পাঠানো হয়েছে এবং সঠিকভাবে পেয়েছেন কিনা তা নিয়ে আপনি এবং আপনার সাথে যোগাযোগ করছেন এমন ব্যক্তি উভয়েরই দেখায়। প্রতিক্রিয়া যদি সম্পূর্ণরূপে বন্ধ-ভিত্তিক হয় তবে এটি দেখায় যে আপনি কার্যকরীভাবে যোগাযোগ করেননি বা প্রাপক আপনার অর্থ পুরোপুরি বুঝতে পেরেছেন না।
একটি ব্যবসা পরিবেশে, একটি দলের কাজ করার সময় প্রতিক্রিয়া গুরুত্বপূর্ণ। উদাহরণস্বরূপ, আপনি যদি কোনও পরিচালকের অবস্থানে থাকেন তবে আপনার কর্মীদের তাদের কর্মক্ষমতা, তাদের ভূমিকা এবং গ্রাহকদের সাথে যোগাযোগের দক্ষতা সম্পর্কে গঠনমূলক মতামত সরবরাহ করতে হবে। মতামত এছাড়াও প্রশংসা প্রদান জড়িত, যা কোম্পানির মনোবল বৃদ্ধি এবং camaraderie বৃদ্ধি করতে পারে।
প্রতিক্রিয়া প্রদান ছাড়াও, কার্যকর যোগাযোগ এটি গ্রহণ প্রয়োজন। গঠনমূলক প্রতিক্রিয়া কর্মক্ষেত্রে আপনার কর্মক্ষমতা উন্নত করার জন্য দরকারী। আপনি যদি একটি কোম্পানী-প্রশস্ত সভায় বক্তৃতা দেওয়ার দায়িত্বে থাকেন, উদাহরণস্বরূপ, বাকী বক্তব্যের পরে প্রতিক্রিয়া জানানোর জন্য আপনার কর্মীদের কী সদস্যদের জিজ্ঞাসা করতে ভুলবেন না। তাদের প্রতিক্রিয়া আপনাকে জানাবে যে আপনার বক্তব্য আপনার বার্তাটি জুড়ে কার্যকর কিনা, এবং আপনার কর্মীরা যদি আপনি যোগাযোগ করতে চান এমন প্রধান পয়েন্টগুলি বোঝেন তবে আপনাকে দেখাবে। তাদের প্রতিক্রিয়া এছাড়াও আপনাকে আপনার যোগাযোগ দক্ষতা উন্নত করতে হবে যেখানে আপনি এলাকায় প্রদর্শন করবে। উদাহরণস্বরূপ, সমালোচনা যদি বক্তৃতাটি খুব বেশি দীর্ঘ হয় তবে আপনি জানেন যে পরের বার আপনি আপনার যোগাযোগে আরো সংক্ষেপে কাজ করতে পারেন।
আপনার কথোপকথন মাধ্যমে সম্মান প্রদর্শন করুন
আপনি যাদের সাথে যোগাযোগ করেন তাদের প্রতি শ্রদ্ধাশীল হওয়া কার্যকর যোগাযোগের জন্য একটি গুরুত্বপূর্ণ মানদণ্ড। আপনি তাদের এবং তাদের ধারনা জন্য সম্মান প্রদর্শন যদি মানুষ আপনার সাথে ব্যস্ত আরো প্রেরিত হয়। উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনি প্রথমবারের মতো একটি সম্ভাব্য সাক্ষাৎ করেন, তবে আপনি তাদের নাম ব্যবহার করে তাদের ঠিকানা দিয়ে সম্মান প্রদর্শন করতে পারেন, যা তাদের প্রশংসা করে। আপনার ব্যবসায় সম্পর্কে তাদের পড়ার সময় এবং আপনার কথোপকথনে তাদেরকে সম্বোধন করার সময় গ্রহণ করে আপনি তাদের সম্ভাব্য সম্ভাব্যতা দেখানোর জন্য একটি দীর্ঘ পথ বেছে নিয়েছেন।
আপনি যদি ফোনটির উপর ব্যবসায় অংশীদারের সাথে কথা বলছেন, তবে কথোপকথনে ফোকাস করে আপনার সম্মান প্রদর্শন করুন। ফোনে কথা বলার সময় আপনার ইমেল চেক করার বা ওয়েব ব্রাউজ করার পরিবর্তে, ফোনক্লালের সময় তাদের সাথে যুক্ত থাকাটি সম্মানজনক জিনিস।
সহকর্মীদের সাথে ইমেলের সাথে যোগাযোগ করার সময়, আপনার বার্তাটি প্রুফড্রয়েড করার জন্য অতিরিক্ত কয়েক মিনিট সময় নিন, তাই এটি টাইপস এবং বানান বা ব্যাকরণগত ভুলগুলি থেকে মুক্ত। আপনি সাবধানে আপনার বার্তা নির্মাণ করার সময় গ্রহণ করে সম্মান প্রদর্শন।
অ মৌখিক যোগাযোগ সম্পর্কে ভুলে যান না
যোগাযোগের জন্য আমরা যে শব্দগুলি ব্যবহার করি তা আমরা 10 শতাংশের কম বার্তা প্রেরণ করি। এর অর্থ হল অ-মৌখিক সংকেত কার্যকর যোগাযোগের জন্য সমালোচনামূলক। আপনি যখন যোগাযোগ করেন তখন আপনার ভয়েসের স্বরটি আপনি কেমন অনুভব করছেন তা দেখায়। আপনি বন্ধুত্বপূর্ণ হতে চান, উদাহরণস্বরূপ, আপনার স্বন বন্ধুত্বপূর্ণ কিনা তা নিশ্চিত করুন।
আপনার হাত অঙ্গভঙ্গি, আপনার অবস্থান এবং আপনার শরীরের ভাষা আপনার শব্দ অর্থ প্রকাশ করতে সাহায্য করে। আপনার অস্ত্র সংকেতগুলি যে আপনি আত্মরক্ষামূলক হন অথবা চোখের যোগাযোগ করার সময় বন্ধ হয়ে যান তা দেখায় যে আপনি সংযোগ তৈরি করতে চাইছেন।
আপনি যে ব্যক্তিটির সাথে কথা বলছেন তার দ্বারা কথিত নন-মৌখিক সংকেতগুলিতে মনোযোগ দিন। তাদের অঙ্গভঙ্গি, স্বর এবং শারীরিক ভাষা আপনাকে কী বলছে সে সম্পর্কে তারা কীভাবে অনুভব করছে এবং আপনি তাদের সাথে যোগাযোগের উপায়টি কীভাবে পরিচালনা করতে পারেন তা আপনাকে দেখাবে।
ভাল যোগাযোগ ব্যবস্থা প্রয়োজন
একটি ভাল যোগাযোগ ব্যবস্থা প্রয়োজন যে আপনি হাতের কাজের জন্য সঠিক যোগাযোগ ব্যবস্থা নির্বাচন করুন। ফোন, মেসেজিং, ইমেল এবং ব্যক্তি হিসাবে উপলব্ধ অনেকগুলি বিকল্পের সাহায্যে আপনাকে কথোপকথনের বিষয়টিকে যথোপযুক্ত সৃষ্টিকর্তা বেছে নিতে হবে। উদাহরণস্বরূপ, আপনি আপনার অবস্থান থেকে পদত্যাগ করতে বা বাড়াতে চাইতে আপনার বসকে পাঠাতে পারবেন না। গুরুত্বপূর্ণ কথোপকথন যারা ধরনের ব্যক্তি গ্রহণ করা উচিত। একইভাবে, আপনার ছোটখাট ব্যবসায়িক সমস্যাগুলির জন্য ব্যক্তির ব্যক্তিগত মিটিংয়ের প্রয়োজন নেই, যা সময় এবং সংস্থানগুলি সংরক্ষণ করতে ইমেলের মাধ্যমে যোগাযোগ করা যেতে পারে।
