কোম্পানিতে অ্যাকাউন্টিং এবং আর্থিক পরিচালনার জন্য ইলেকট্রনিক সিস্টেমগুলির বর্ধিত ব্যবহার অনেক কোম্পানিগুলিতে প্রকৃত নথির ব্যবহার হ্রাস করেছে। ডিজিটাল রেকর্ড ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম এবং আর্থিক অ্যাকাউন্টিং প্রোগ্রামগুলির উপর নির্ভরতা কিছু অডিটিং সংস্থাগুলিকে মূলত একটি কাগজেরহীন অফিস চালানোর জন্য এমন কাগজপত্রগুলির অডিট করার প্রস্তাব দেয়। একটি কাগজহীন অডিট জন্য মডেল সরকারী বিধি, অডিটিং কোম্পানি এর পছন্দের পদ্ধতি এবং অ্যাকাউন্টিং প্রতিষ্ঠানের প্রস্তাবের মাধ্যমে প্রতিষ্ঠিত হয়েছে।
অভিগম্যতা
কাগজপত্রহীন অডিটের জন্য যে কোম্পানিগুলি নির্বাচন করে, তারা আর্থিক দস্তাবেজ এবং অডিটিং কর্মীদের বিবৃতিগুলিতে অ্যাক্সেসযোগ্যতা বৃদ্ধি করতে পারে। বৃদ্ধিযোগ্য অ্যাক্সেসিবিলিটি অ্যাকাউন্টিং এবং আর্থিক কর্মীদের দ্বারা নিরীক্ষণকারীদের কাছে নথি সরবরাহ করতে প্রয়োজনীয় পরিমাণ হ্রাস করতে পারে। নিরাপত্তা প্রয়োজনীয়তার উপর নির্ভর করে, অ্যাক্সেসিবিলিটি অডিটরদের ব্যবসায়িক সুবিধা থেকে তাদের পর্যালোচনা পরিচালনা করতে পারে।
ট্র্যাকিং ক্ষমতা
বেশিরভাগ কাগজহীন অডিট সিস্টেম অডিটিং প্রক্রিয়া জুড়ে রিপোর্টিং এবং ক্ষমতা ট্র্যাকিং অফার। সংস্থার পরিচালকদের পাশাপাশি অডিটিং ফার্মের পরিচালনার পর্যালোচনাগুলি পর্যায়ক্রমে প্রতিটি ধাপে ট্র্যাক এবং নজর রাখতে পারে। এই বৃদ্ধি ট্র্যাকিং সম্পদ প্রয়োজনীয়তা স্ট্রিমলাইন সাহায্য এবং অডিটিং সময়রেখা পরিচালনা করতে সাহায্য করতে পারে। ট্র্যাকিং এবং সময় ব্যবস্থাপনা বিশেষত এসইসি-বাধ্যতামূলক রিপোর্টিং সময়সীমা সহ পাবলিক সংস্থাগুলির জন্য অপরিহার্য হতে পারে।
কম বর্জ্য
আর্থিক নথি, স্টোরেজ সুবিধা এবং অফিস সরবরাহের অনুলিপি কপিগুলির প্রয়োজন হ্রাস করা উভয় কোম্পানি উৎপন্ন বর্জ্য পরিমাণ কমাতে পারে। কাগজহীন অডিটগুলি কমপক্ষে কাগজের, কালি টোনার, বিদ্যুৎ এবং অফিস সরবরাহ সরবরাহ করে, যা একটি প্রথাগত কাগজ-আবদ্ধ অডিট। কাগজ এবং সংশ্লিষ্ট সরবরাহ হ্রাস খরচ সঞ্চয় এবং একটি পরিবেশগত সুবিধা প্রদান করতে পারেন। এই সবুজ ফোকাস তাদের কোম্পানির পরিবেশগতভাবে বন্ধুত্বপূর্ণ হিসাবে প্রচার করতে চান এমন সংস্থাগুলির জন্য গুরুত্বপূর্ণ হতে পারে।
দ্রুত পর্যালোচনা
একটি কাগজহীন অডিট একটি প্রথাগত কাগজ-ট্রিল অডিট প্রক্রিয়া তুলনায় কম সময় নিতে পারে। আর্থিক নথিগুলি সহজে আরও সঠিকতার সাথে পর্যালোচনা এবং বিশ্লেষণের জন্য লোড করা যেতে পারে। নিরীক্ষা কার্যাবলীর ইলেকট্রনিক প্রক্রিয়াকরণ মানুষের ত্রুটিগুলি কমিয়ে দেয় এবং স্বয়ংক্রিয়ভাবে একটি অডিটিং সিস্টেমে তথ্য প্রবেশ করার প্রয়োজন। যখন একটি অডিট আইটেম অতিরিক্ত পর্যালোচনার জন্য পতাকাঙ্কিত হয়, তখন অডিটররা সহজেই পর্যালোচনা এবং অতিরিক্ত তথ্যের জন্য আর্থিক নেতৃত্বের কাছে তথ্য পাঠাতে পারে। ইলেকট্রনিক রিভিউ কাগজ ফর্ম সঙ্গে ব্যক্তির শারীরিক বৈঠক চেয়ে কম সময় নিতে পারে। কম ম্যানুয়াল কাজ এবং সহজ রিভিউ মোট নিরীক্ষণ সময়রেখা হ্রাস করতে পারেন।
বৃদ্ধি নিরাপত্তা
শারীরিক নথি ইলেকট্রনিক নথির চেয়ে নিরাপদ করা আরো কঠিন। বৈদ্যুতিন তথ্য এবং নথি পাসওয়ার্ড এবং অন্যান্য ডিজিটাল নিরাপত্তা পদ্ধতির মাধ্যমে সুরক্ষিত করা যেতে পারে। একটি ইলেকট্রনিক ট্র্যাকিং সিস্টেম এছাড়াও নিরাপত্তা পর্যালোচনা উদ্দেশ্যে প্রতিটি তথ্য উপাদান পর্যালোচনা করেছে তা নোট করতে পারেন। শারীরিক নথি অনুলিপি করা, হারিয়ে, বা একটি অনিরাপদ অবস্থান স্থাপন করা যাবে। একটি কাগজহীন অডিট একটি কোম্পানির আর্থিক সিস্টেমের নিরাপত্তা বাড়ায়।
