আরো এবং আরো কোম্পানি হয় এই টাস্ক পরিচালনা করার জন্য প্রকল্প ব্যবস্থাপনা আউটসোর্সিং বা পেশাদার নিয়োগ। শিল্পের পরিবর্তনের সাথে সাথে, সর্বশেষ প্রবণতা এবং কৌশলগুলির উপরে থাকা যোগ্যতাসম্পন্ন ব্যক্তিদের খুঁজে পাওয়া কঠিন। শুধুমাত্র 2.5 শতাংশ প্রতিষ্ঠান সফলভাবে তাদের সমস্ত প্রকল্প সম্পন্ন করে। একটি বিস্ময়কর 70 শতাংশ প্রকল্প ব্যর্থ। এই সংখ্যাগুলি বিবেচনা করে, আপনি হয়তো ভাবছেন যে এটি কোনও প্রকল্প পরিচালক নিয়োগের যোগ্য কিনা। শুধু অন্য সব মত, বিবেচনার সুবিধা এবং অসুবিধা আছে। একটি দক্ষ প্রকল্প পরিচালক আপনার খরচ কমাতে, ওয়ার্কফ্লো পরিচালনার সুসজ্জিত করতে এবং আপনার ব্যবসায় বৃদ্ধি করতে সহায়তা করতে পারে।
প্রকল্প ব্যবস্থাপনা পেশাদার
আপনি একটি ছোট ব্যবসা বা একটি প্রতিষ্ঠিত প্রতিষ্ঠান চলমান কিনা, আপনি শুরু থেকে শুরু করে সব ধরনের প্রকল্প পরিচালনা করতে সক্ষম নাও হতে পারে। কিছু প্রকল্প অত্যন্ত জটিল এবং একটি টাইট সময়সীমা আছে বা আপনার দলের না থাকতে পারে বিশেষ দক্ষতা প্রয়োজন। একটি যোগ্য প্রকল্প পরিচালক আপনাকে সবচেয়ে বেশি সময় ব্যয়কারী কাজগুলি সংগঠিত এবং পরিচালনা করতে সহায়তা করতে পারে। একটি অভিজ্ঞ প্রকল্প পরিচালক এছাড়াও আপনার টিমকে উৎসাহিত করবে, সম্পদ পরিচালনা করবে, ফলাফল পরিমাপ করবে, প্রতিক্রিয়া প্রদান করবে এবং গুণমান বাড়ানোর উপায়গুলি এবং খরচ বা সময় কাটবে। অন্যান্য প্রকল্প ব্যবস্থাপনা দক্ষতা উন্নত সময়সূচী কৌশল অন্তর্ভুক্ত, পরিবর্তন সাড়া, উন্নত যোগাযোগ, মান নিয়ন্ত্রণ এবং ঝুঁকি ব্যবস্থাপনা অন্তর্ভুক্ত।
দক্ষ লক্ষ্য নির্ধারণ
পরিচালকদের একটি পরিষ্কার লক্ষ্য অভাব কারণ অধিকাংশ প্রকল্প সহজেই ব্যর্থ। ২013 সালে, সমস্ত প্রকল্পের এক তৃতীয়াংশের কম সময় এবং বরাদ্দ বাজেটের মধ্যে বিতরণ করা হয়েছিল। এই কারণে, SMART লক্ষ্য সেটিং সর্বাধিক। স্মার্ট লক্ষ্য নির্দিষ্ট, পরিমাপযোগ্য, অর্জনযোগ্য, বাস্তবসম্মত এবং সময়-আবদ্ধ। যে শব্দের SMART জন্য দাঁড়িয়েছে কি। SMART লক্ষ্য বাজেট ছাড়াই আপনার প্রকল্পগুলি সময়মত বিতরণ করা হবে তা নিশ্চিত করবে। পেশাদার প্রকল্প পরিচালকদের পূর্বাভাস তৈরি করতে, প্রকল্প খরচ পরিচালনা এবং সমগ্র প্রকল্পের জীবনচক্র জুড়ে ঝুঁকিগুলি নির্ধারণের জন্য প্রয়োজনীয় দক্ষতা এবং সরঞ্জাম রয়েছে।
উন্নত যোগাযোগ
প্রকল্পের ব্যবস্থাপনা প্রকল্পে জড়িত নেতাদের এবং অন্যান্য কর্মচারীদের মধ্যে আরও দক্ষ যোগাযোগের জন্য অনুমতি দেয়। অভিজ্ঞ প্রকল্প পরিচালকদের প্রকল্প সাফল্যের সমালোচনামূলক যারা স্টেকহোল্ডারদের পরিচালনার কার্যকর। প্রকল্প পরিচালক দল সমন্বয় বজায় রাখে, সভাগুলোকে সহজতর করে, বিষয় বিশেষজ্ঞদের অনুরোধ করে, বুদ্ধিমান ধারণাগুলি এবং রিয়েল-টাইমে প্রতিক্রিয়া নিরীক্ষণ করে। যোগাযোগ সহজেই কোন প্রকল্পের সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ দিক, এবং প্রতি প্রকল্প পেশাদার জন্য একটি প্রয়োজনীয় দক্ষতা।
বৃহত্তর গ্রাহক সন্তুষ্টি
প্রকল্পগুলি নতুন বৈশিষ্ট্য সরবরাহ করতে পারে এবং গ্রাহকদের আনন্দিত করতে নতুন পরিষেবা বা পণ্যগুলি খুলতে পারে, বা প্রকল্প গ্রাহকদের জন্য খরচ হ্রাস করতে অবদান রাখতে পারে। যেহেতু প্রকল্পের পরিচালনা পদ্ধতি গুণমানের অগ্রাধিকারগুলিকে অগ্রাধিকার দেয়, যেমন গ্রাহকরা যে বৈশিষ্ট্যগুলি পছন্দ করেন, সফল প্রকল্প পরিচালনার সাথে কোম্পানিগুলি অধিকতর গ্রাহক সন্তুষ্টি অনুভব করে। এই আরো রাজস্ব এবং ব্যবসা বৃদ্ধি মধ্যে অনুবাদ। আপনার প্রতিষ্ঠান চমৎকার ফলাফল প্রদানের জন্য পরিচিত হবে।
দক্ষতার উচ্চ স্তর
একটি প্রকল্প পরিচালক বা আউটসোর্সিং প্রকল্প ভাড়া করে, আপনার কোম্পানী একটি উচ্চ স্তরের দক্ষতা থেকে উপকৃত হবে। আপনার প্রতিষ্ঠানের লোকেরা নতুন জিনিস শিখবে এবং একটি নতুন দৃষ্টিকোণ অর্জন করবে যা তাদের পেশাদার বৃদ্ধিতে অবদান রাখবে। উপরন্তু, প্রকল্প পরিচালনা আপনার সময় মুক্ত করবে যাতে আপনি আপনার ব্যবসার মূল দিকগুলিতে ফোকাস করতে সক্ষম হবেন। একটি অভিজ্ঞ প্রকল্প ব্যবস্থাপক প্রকল্প প্রক্রিয়াটি প্রকাশ করতে এবং কর্মী এবং সম্মতি সহ প্রকল্পের সমস্ত অঞ্চলের পরিচালনা করতে সক্ষম হবেন।
সঠিক ঝুঁকি মূল্যায়ন
75 শতাংশেরও বেশি কোম্পানির প্রকল্প সফলতায় আস্থা নেই। অত্যধিক পুনর্ব্যবহারযোগ্য, সুযোগ ক্রিয়া, দরিদ্র যোগাযোগ এবং অস্পষ্ট উদ্দেশ্য প্রায়ই অপরাধী হয়। প্রকল্প ব্যবস্থাপনা আপনাকে গণনা ঝুঁকি নিতে এবং আরো দক্ষতার জন্য সম্পদ বরাদ্দ করতে পারবেন। এমনকি শুরু হওয়ার আগে ঝুঁকিগুলি কি তা সনাক্ত করবে। এভাবে, আপনি প্রাথমিক পর্যায়ে যেকোনো সমস্যার জন্য পরিকল্পনা করতে পারেন এবং প্রকল্প চক্র জুড়ে ঝুঁকি দেখাতে আরও দক্ষ সিদ্ধান্ত নিতে পারেন। কার্যকরী ঝুঁকি ব্যবস্থাপনা এছাড়াও তারা উত্থান যখন আপনি ইতিবাচক ঝুঁকি বা সুযোগ জব্দ করতে পারবেন।
প্রকল্প ব্যবস্থাপনা কনস
যদি কোন প্রকল্প পরিচালককে সঠিক অভিজ্ঞতা বা জ্ঞান না থাকে তবে সেখানে অনেক সমস্যা দেখা দিতে পারে। সম্পদ ক্ষতি, সময় নির্ধারণ সমস্যা, নিরাপত্তা সমস্যা এবং আন্তঃব্যক্তিগত দ্বন্দ্ব প্রকল্প পরিচালনার প্রধান ক্ষতি। উপরন্তু, আপনার সংস্থার আউটসোর্সিং কাজ দ্বারা বা প্রকল্পের সম্পূর্ণ করার জন্য নতুন কর্মীদের নিয়োগের দ্বারা উচ্চ খরচ বহন করতে পারে। কখনও কখনও, প্রকল্প ব্যবস্থাপনা আপনার দৈনন্দিন ক্রিয়াকলাপে হস্তক্ষেপ করতে পারে বা গুরুতরভাবে ভুল যেতে পারে।
উচ্চ খরচ
আপনি যদি কোনও প্রোজেক্ট ম্যানেজার নিয়োগ করেন তবে স্পেশালিটি সফ্টওয়্যারটিতে বিনিয়োগ করার আশা করুন। এই প্রোগ্রাম ব্যয়বহুল এবং বাস্তবায়ন কঠিন হতে পারে। যেহেতু আপনার দল তাদেরও ব্যবহার করবে, তাদের প্রশিক্ষণের প্রয়োজন হতে পারে। আপনার প্রয়োজনের উপর নির্ভর করে, আপনি একটি প্রকল্পের সাথে সাহায্য করার জন্য বিষয় বিশেষজ্ঞ বিশেষজ্ঞ বা বিশেষজ্ঞদের ভাড়া করতে হতে পারে। প্রায়শই, স্টেকহোল্ডারদের থেকে প্রাথমিকভাবে পরিকল্পিত এমন বৈশিষ্ট্য অন্তর্ভুক্ত করার জন্য একটি ধাক্কা থাকবে। এই সব বিষয় দ্রুত একটি প্রকল্প খরচ যোগ করতে পারেন।
বৃদ্ধি জটিলতা
প্রকল্প ব্যবস্থাপনা একাধিক পর্যায়ে একটি জটিল প্রক্রিয়া। কিছু বিশেষজ্ঞের প্রতিটি প্রক্রিয়া জটিল করার প্রবণতা রয়েছে, যা আপনার টিমকে বিভ্রান্ত করতে পারে এবং প্রকল্প বিতরণে বিলম্বের কারণ হতে পারে। তারা তাদের পরিকল্পনায় কঠোর বা সুনির্দিষ্ট হতে পারে, প্রতিষ্ঠানের মধ্যে একটি চাপপূর্ণ পরিবেশ সৃষ্টি। সাধারণত, একটি বৃহত্তর সুযোগের প্রকল্পগুলি সরবরাহ করা আরও জটিল হবে, বিশেষত যদি প্রকল্পটিতে কাজ করার জন্য নিবেদিত একটি দল না থাকে। ক্রস-ফাংশনাল দলের সদস্যরা তাদের দৈনিক কাজের পিছনে পড়ে যেতে পারে, জটিলতা আরও একটি স্তর যুক্ত করে।
যোগাযোগ ওভারহেড
আপনি যখন কোনও প্রোজেক্ট ম্যানেজমেন্ট টিম ভাড়া করেন তখন নতুন কর্মচারী আপনার কোম্পানির সাথে যোগদান করে। এটি যোগাযোগের অতিরিক্ত স্তর যোগ করে এবং আপনার সাংগঠনিক সংস্কৃতির সাথে মেলে না। তাই বিশেষজ্ঞরা আপনার দলের যতটা সম্ভব ছোট রাখার সুপারিশ করেন। একটি দল বৃহত্তর, উচ্চতর যোগাযোগ overhead। কখনও কখনও, একটি প্রকল্পের জন্য একটি বড় দল প্রয়োজন বোধ করা হয়, তাই প্রকল্প পরিচালকদের সন্ধান করা গুরুত্বপূর্ণ, যাদের বিভিন্ন বৈচিত্র্য জুড়ে শক্তিশালী যোগাযোগ দক্ষতা রয়েছে।
সৃজনশীলতা অভাব
কখনও কখনও, প্রকল্প ব্যবস্থাপনা সৃজনশীলতা জন্য সামান্য বা কোন রুম ছেড়ে। দলীয় নেতারা ব্যবস্থাপনা পরিচালনার উপর অত্যধিক মনোযোগ দিয়ে থাকে বা টাইট সময়সীমা সেট করে, তাদের কর্মীদের কঠোর পরামিতিগুলির মধ্যে কাজ করতে বাধ্য করে। এটি সৃজনশীল চিন্তাভাবনাকে নিরুৎসাহিত করতে পারে এবং প্রকল্পটিকে উপকৃত করতে পারে এমন উদ্ভাবনকে বাধা দেয়। সৃজনশীলতা কখন অনুপ্রাণিত করতে হবে এবং প্রকল্প পরিকল্পনার কঠোরভাবে অনুসরণ করার সময় কোন প্রকল্প পরিচালকের কাছে এটি গুরুত্বপূর্ণ।
একটি প্রতিষ্ঠান জায়গায় একটি প্রকল্প ব্যবস্থাপনা দলের ছাড়া বৃদ্ধি এবং অর্জন করতে পারেন। তবে, এই দিকগুলি পরিচালনা করার জন্য দক্ষ পেশাদার নিয়োগের ক্ষেত্রে নতুন সুযোগ খোলা যায় এবং আপনার সংস্থা দ্রুত তার লক্ষ্যগুলিতে পৌঁছাতে সহায়তা করে।
