বেশিরভাগ হোটেল নাইট অডিট, বা তাদের গেস্ট লেজারের ব্যালেন্স চেক চালায়।অতিথিদের অ্যাকাউন্টের সঠিকতা নিশ্চিত করতে, দিনের আর্থিক লেনদেন যাচাই করতে এবং আবাসন শতাংশ এবং রুমের রাজস্বগুলি ট্র্যাক করতে এবং পাশাপাশি কোন অতিথির পরের দিন চেক আউট হবে তা নির্ধারণ করতে এই চেকগুলি সম্পন্ন হয়। নাইট অডিটগুলি নিজে বা বৈদ্যুতিনভাবে পরিচালিত হতে পারে এবং সামগ্রিক পদ্ধতিতে অনেকগুলি পদক্ষেপ রয়েছে।
সম্পূর্ণ অসামান্য চার্জ পোস্টিং
দিনের সমস্ত অতিথি লেনদেন সঠিকভাবে চার্জ করা এবং অতিথি অ্যাকাউন্টগুলিতে পোস্ট করা নিশ্চিত করার জন্য নাইট অডিটরগুলি দায়ী। এই চার্জগুলি সঠিক তারিখে পোস্ট করতে হবে, অথবা গেস্ট চেক আউট করার সময় বিভ্রান্তি এবং বিচ্ছেদের সৃষ্টি হতে পারে। এই ধরনের চার্জগুলির কিছু উদাহরণ রুম সার্ভিস ফি, টেলিফোন বা ইন্টারনেট সার্ভিস চার্জ, শুকনো পরিষ্কারের ফি, মিনি বার চার্জ বা ভ্যালেট পার্কিং খরচ অন্তর্ভুক্ত।
রুম স্ট্যাটাস এবং হার Reconcile
প্রতিদিনের অধিদপ্তরের প্রতিবেদন এবং গৃহায়ন সম্পর্কিত প্রতিবেদনগুলি পর্যালোচনা করার পর, যা প্রতিদিন সকালে সম্পন্ন হয়, রাতের নিরীক্ষককে অবশ্যই দুটি হোটেলের প্রকৃত হোটেলের ঘরের অবস্থান সম্পর্কে জানতে কোনও দ্বন্দ্ব পুনর্বিবেচনা করতে হবে। তারপরে তিনি চার্জ রিপোর্টের সাথে গেস্ট রেজিস্ট্রেশন রেকর্ডগুলি তুলনা করেন, যাতে চার্জযুক্ত, বা উদ্ধৃত করা হারগুলি মেলে। উদাহরণস্বরূপ, কিছু অতিথি চেক-ইনের উপর একটি কর্পোরেট রুম ডিসকাউন্ট উদ্ধৃত করা যেতে পারে, তবে রিজার্ভেশন সিস্টেমটি এটি মান হার হিসাবে তালিকাভুক্ত করেছে।
কোন শো শনাক্ত করুন
অতিথিদের রিজার্ভেশন থাকে তবে চেক-ইন না করে, তাদের কোনও শো হিসাবে বিবেচনা করা হয়। ডুপ্লিকেট রিজার্ভেশনগুলি সরানো নিশ্চিত করার জন্য রাতের নিরীক্ষকের সামনে অফিস সিস্টেমে এই তথ্যটি অবশ্যই যাচাই করতে হবে, বিলিংয়ের কোনও চার্জ নেই এবং কক্ষগুলি চিহ্নিত করা হয়েছে। গ্রাহককে দেখানো হয়নি এমন সিস্টেমেও তিনি অবশ্যই একটি নোট তৈরি করতে হবে যাতে নো-শোটি কোনও ফি চার্জ করা হয় না।
পোস্ট রুম হার এবং ট্যাক্স
এই রাতে অডিটিং প্রক্রিয়া সাধারণত একটি স্বয়ংক্রিয় সিস্টেমের সাথে অনেক সহজ। রাতের নিরীক্ষক সহজেই পোস্ট করেন, বা প্রকৃতপক্ষে রুম রাতের হার এবং সমস্ত দখলকৃত কক্ষে যে কোনও প্রযোজ্য করের জন্য একটি চার্জ তৈরি করেন। হার এবং কর নিশ্চিত করার পরে, রাতের অডিটর একটি রুম হার এবং ট্যাক্স রিপোর্ট তৈরি করে।
রিপোর্ট জেনারেশন
রাতের অডিটর রুম হার এবং ট্যাক্স রিপোর্ট ছাড়া অন্য রিপোর্ট তৈরি করে। এই দৈনিক অপারেশন রিপোর্ট অন্তর্ভুক্ত, পৃথক বিভাগ রিপোর্ট এবং উচ্চ ব্যালান্স রিপোর্ট। দৈনিক ক্রিয়াকলাপের রিপোর্টে সারা দিনের ব্যবসায়ের সংক্ষিপ্তসার রয়েছে এবং সামগ্রিক আয়, ফ্রন্ট অফিস নগদ লেনদেন, অপারেটিং পরিসংখ্যান এবং প্রাপ্তিগুলির বিশদ অন্তর্ভুক্ত রয়েছে। পৃথক বিভাগের প্রতিবেদনগুলি অন্য হোটেল বিভাগগুলির মতো সমস্ত লেনদেন অন্তর্ভুক্ত করে, যেমন একটি অ্যানসাইট রেস্তোরাঁ বা বার, রুম সার্ভিস এবং অন্যান্য হোটেল এলাকা। উচ্চ ব্যালান্স রিপোর্ট কেবল তাদের অ্যাকাউন্ট ক্রেডিট সীমাতে পৌঁছানোর কাছাকাছি হতে পারে এমন অতিথিদের চিহ্নিত করে।
চূড়ান্ত পদ্ধতি
রাতের নিরীক্ষক নগদ অর্থ প্রদান এবং অর্থ প্রদানের সাথে তুলনা করে, নিবন্ধকের ভারসাম্য বজায় রাখে এবং তারপরে ব্যাংকের নগদ আমানত ভাউচার তৈরি করে। তিনি তারপর তথ্য সংরক্ষণ করা হয় তা নিশ্চিত করার জন্য হোটেল কম্পিউটার সিস্টেম ব্যাক আপ। চূড়ান্ত পদ্ধতিটি যথাযথ দলগুলি যেমন, জেনারেল ম্যানেজার, ফ্রন্ট ডেস্ক ম্যানেজার এবং রুম সার্ভিস বা রেস্টুরেন্ট ম্যানেজারের কাছে সমস্ত প্রতিবেদন এবং তথ্য বিতরণ করছে।
