কিভাবে একটি ডকুমেন্ট বিতরণ ম্যাট্রিক্স তৈরি করতে

একটি দস্তাবেজ বিতরণ ম্যাট্রিক্স আপনাকে বিস্তৃত মানুষের সাথে যোগাযোগ করার পদ্ধতি নির্ধারণ করার জন্য একটি দৃশ্যমান রেফারেন্স দেয়। এই ম্যাট্রিক্স ব্যবসা, স্কুল এবং যে কোনও সংস্থায় দরকারী যা মুদ্রিত বা কম্পিউটারাইজড নথির মাধ্যমে যোগাযোগ করে। কম্পিউটারযুক্ত স্প্রেডশীট সরঞ্জাম, যেমন এক্সেল, নাম্বার, 1-2-3 বা ক্যালক, একটি নথি বিতরণ ম্যাট্রিক্স তৈরির জন্য সেরা সরঞ্জাম, তবে আপনি কোনও সফ্টওয়্যার ব্যবহার করতে পারেন যা আপনাকে টেবিল তৈরি করতে দেয়। আপনার প্রতিষ্ঠানটি ছোট হলে, আপনি হাতে আপনার ম্যাট্রিক্স আঁকতে সক্ষম হতে পারে।

আপনার স্প্রেডশীট প্রোগ্রামে একটি নতুন কর্মসূচি চালু করুন বা একটি ওয়ার্ড প্রসেসিং প্রোগ্রামে একটি নতুন টেবিল সেট আপ করুন। স্প্রেডশীট প্রোগ্রামগুলি টেবিলে তুলনায় আরো ডেটা পরিচালনা করতে পারে, তাই আপনার যদি বিকল্প থাকে তবে সেই বিন্যাসটি নির্বাচন করুন।

দ্বিতীয় কলাম থেকে শুরু করে আপনার স্প্রেডশীটের শীর্ষ সারিতে জুড়ে আপনার সংস্থার জন্য ব্যবহৃত প্রতিটি নথির তালিকাটি তালিকাভুক্ত করুন। সাধারণ ম্যাট্রিক্সের জন্য নথির ধরনগুলিতে ক্যালেন্ডার, মিটিং মিনিট, উপার্জন প্রতিবেদন এবং বিশেষ বুলেটিন অন্তর্ভুক্ত থাকতে পারে। যদি আপনার ম্যাট্রিক্স একটি নির্দিষ্ট প্রকল্পের জন্য হয় তবে নথি বিভাগগুলির পরিবর্তে প্রকল্প সম্পর্কিত পৃথক নথিগুলি তালিকাভুক্ত করুন। উদাহরণস্বরূপ, একটি নির্মাণ প্রকল্প ডকুমেন্ট ম্যাট্রিক্স বৈদ্যুতিক অঙ্কন, স্থাপত্য অঙ্কন, elevations এবং নির্দিষ্ট পারমিটের কপি হিসাবে আইটেম তালিকা হতে পারে।

দ্বিতীয় সারিতে শুরু হওয়া আপনার স্প্রেডশীটের বামদিকে প্রথম কলামের নিচে আপনার ব্যবসায় বা সংস্থার সমস্ত সদস্য তালিকাভুক্ত করুন। প্রযোজ্য হলে, বিভাগে মানুষ বিরতি। উদাহরণস্বরূপ, একটি ছোট ব্যবসা ম্যাট্রিক্সে বিভাগগুলি "পরিচালনা" হতে পারে, সমস্ত পরিচালনার কর্মী শ্রেণী শিরোনামের নীচে বর্ণমালার তালিকাভুক্ত করে, নীচে বর্ণিত তালিকাভুক্তদের সাথে "কর্মচারী", "ক্লায়েন্টস" যারা বর্ণানুক্রমিকভাবে তালিকাভুক্ত এবং যাদের সাথে "বিপণন" তালিকাভুক্ত রয়েছে তাদের সাথে "ক্লায়েন্ট" আপনার বাহ্যিক বিপণন যোগাযোগ তালিকাভুক্ত।

উভয় তালিকা সম্পূর্ণ নিশ্চিত করার জন্য আপনার হেডার সারি এবং কলাম চেক করুন। যদি এটি ম্যাট্রিক্সকে সহজ করে তুলতে পারে তবে সদস্য বিভাগ সারিতে ছায়া যুক্ত করুন যাতে আপনার ডকুমেন্টেশনগুলি প্রাপ্ত ব্যক্তিদের মধ্যে একটি বিরতি থাকে।

আপনার প্রথম ডকুমেন্ট কলামটি নীচে কাজ করুন, যা বেশিরভাগ স্প্রেডশীট প্রোগ্রামগুলিতে কলাম B হবে এবং ইলেকট্রনিকভাবে সেই দস্তাবেজটি গ্রহণকারী ব্যক্তির নামের পাশে ঘরে একটি "ই" রাখুন। কোনও ব্যক্তির পাশে ঘরে একটি "পি" রাখুন, যে নথির কাগজ অনুলিপি গ্রহণ করা উচিত। যদি একজন ব্যক্তি সেই দস্তাবেজটি না পান তবে তার নামটি খালি থাকা কোষটি ছেড়ে দিন। আপনার প্রয়োজনগুলি আরো জটিল হলে, আপনার প্রতিষ্ঠানের সাথে যোগাযোগ করার জন্য সংশোধনটি সংশোধন করুন। উদাহরণস্বরূপ, আপনি একাধিক অনুলিপি নির্দেশ করতে "2 কাগজের কপি" বা "পি -2" টাইপ করতে পারেন। যতক্ষণ আপনার প্রতিষ্ঠানের প্রত্যেকটি নোট বোঝে, আপনার জন্য যে কোনও পদ্ধতি ব্যবহার করুন।

কাগজ এবং ইলেকট্রনিক কপি চিহ্নিত করতে তালিকাটি কাজ করে প্রতিটি কলামের জন্য প্রক্রিয়াটি পুনরাবৃত্তি করুন। এটি আপনার নথি বিতরণ ম্যাট্রিক্স সম্পন্ন করে।

সম্ভব হলে আপনার যোগাযোগ তথ্য ডাটাবেস আপনার নথি বিতরণ ম্যাট্রিক্স ওয়ার্কশীট থেকে হাইপারলিঙ্ক তৈরি করুন। এটি আপনাকে আপনার ম্যাট্রিক্সের নামের উপর ক্লিক করে সেই ব্যক্তির যোগাযোগের তথ্যটি খুলতে দেয় যাতে আপনি সহজেই ইলেকট্রনিক বা কাগজের কপি পাঠাতে পারেন। কিভাবে এটি করবেন তা শিখতে আপনার স্প্রেডশীট প্রোগ্রামের "সহায়তা" ফাইলটি দেখুন।

পরামর্শ

• আপনার দস্তাবেজ কোথায় সংরক্ষণ করা হয় তা রেকর্ড করতে আপনি নথি বিতরণ ম্যাট্রিক্স ব্যবহার করতে পারেন। এই ক্ষেত্রে, আপনার কলামগুলি প্রথম কলামে এবং শীর্ষস্থানে আপনার স্টোরেজ অবস্থানগুলি যেমন "ওয়েব সার্ভার," "প্রধান অফিস ফাইলিং মন্ত্রিসভা 1," "অভ্যর্থনা কম্পিউটার" এবং আরও ঘোষণা করুন। কোষে একটি "এক্স" রাখুন যেখানে দস্তাবেজ শিরোনাম সারি এবং সঞ্চয়স্থান অবস্থান কলামটি পূরণ হয়।