প্রস্তাবের জন্য একটি অনুরোধ (আরএফপি) একটি দস্তাবেজ যেখানে আপনি ঠিকাদারদের যে কাজটি করতে চান তাতে বিড করতে অনুরোধ করেন। এটি কাজের বিবরণ, প্রয়োজনীয় যোগ্যতা, চুক্তির শর্তাদি, জমা দেওয়ার সময়সীমা এবং প্রতিক্রিয়া কীভাবে নির্দেশাবলী নির্দেশ করে। আপনি সাধারণত RFP এর প্রকৃত প্রতিক্রিয়া প্রস্তাবের কয়েক সপ্তাহ আগে অভিপ্রায় একটি চিঠি পাঠান। এটি RFP ইস্যুকারীকে কতগুলি প্রতিক্রিয়া প্রত্যাশা করার ধারণা দেয়। যদিও আপনি গুণমান আরএফপি এবং অভিপ্রায় টেমপ্লেটগুলির অক্ষর অনলাইনে খুঁজে পেতে পারেন, তবে প্রথমে কীভাবে প্রতিক্রিয়া জানাবেন এবং কী অন্তর্ভুক্ত করা উচিত বা ছাড়তে হবে তার উদাহরণগুলি অন্বেষণ করা বিজ্ঞতার কাজ।
বিস্তারিত ব্যাখ্যা করুন
একটি RFP সাড়া দেওয়ার আগে, পুঙ্খানুপুঙ্খভাবে এটি পড়ুন। অবশেষে, আপনার প্রতিক্রিয়া প্রস্তাবের মধ্যে প্রয়োজনীয়তাগুলি কীভাবে পূরণ করবেন তা সম্পর্কে বিস্তারিত অন্তর্ভুক্ত করা উচিত। RFP প্রয়োজনীয়তা স্পষ্টভাবে বাছাইকৃত ফাংশনগুলি বিবৃত না করে বা কোন উপায়ে দ্বিধান্বিত হলে সতর্ক হোন। আপনি প্রকল্পের শেষে প্রয়োজনীয়তা পূরণে নিজেকে অভাব খুঁজে পেতে চান না। আপনার সম্মতি কিভাবে পরিমাপ করা হবে তা নির্ধারণ করে মেট্রিকগুলির জন্য সন্ধান করুন। অনাক্রম্যতা জন্য জরিমানা মূল্যায়ন এবং ঝুঁকি ওজন। কোনও চুক্তির চুক্তিকে নথিভুক্ত করা, নজরদারি করা এবং চুক্তিটি কার্যকর করতে পরিচালিত হয় তা বোঝা। ইস্যুকারী প্রশ্নগুলির জন্য উন্মুক্ত হলে, অস্পষ্ট যে কোনও সমাধান করার জন্য তাদের সাথে যোগাযোগ করুন। তারপর, আপনি আত্মবিশ্বাসের সঙ্গে আপনার উদ্দেশ্য চিঠি পাঠাতে পারেন।
মৌলিক উদাহরণ এবং অভিপ্রায় একটি RFP পত্রের রূপরেখা
একবার আপনি সাড়া দেওয়ার সিদ্ধান্ত নেওয়ার পরে, আপনি প্রস্তাবটি জমা দেওয়ার পরিকল্পনা করে RFP প্রদানকারী কোম্পানির কাছে একটি RFP চিঠি অবিলম্বে পাঠান। এটি নিশ্চিত করে যে আপনি মূল RFP এ কোন আপডেট বা পরিবর্তন পাবেন। একটি হস্তাক্ষর চিঠি দিয়ে সাড়া না বা স্পষ্টভাবে তাই করার নির্দেশ দেওয়া না হওয়া পর্যন্ত ইমেইল ব্যবহার করুন। আপনি আগ্রহী কেন নির্দেশ করে আপনার চিঠি শুরু। সময়সীমা স্বীকার করুন। আপনার যোগাযোগের তথ্য অন্তর্ভুক্ত করুন। আপনার চিঠি শরীরের একটি উদাহরণ হিসাবে, এটা হিসাবে সহজ হতে পারে:
"আমরা প্রস্তাবিত অনুরোধের প্রস্তাব (RFP) এবং আমাদের প্রয়োজনীয় তারিখে জমা দেওয়ার আগে কোন আপডেট সম্পর্কে অবহিত করাতে আমাদের আগ্রহকে ইঙ্গিত দিতে চাই।"
আপনি, অবশ্যই, আরো বিস্তারিত অন্তর্ভুক্ত করতে পারেন। স্পষ্ট প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করা এড়িয়ে চলুন, যা আপনার অভিপ্রায় অনিশ্চিত করতে পারে।
আলোচনা করার সময় কি?
মূল্য আলোচনাগুলি সাধারণত পরে শুরু হয়, যেমন প্রাথমিক বিড পর্যায়ে, যদি আপনি শর্টলিস্ট তৈরি করেন। যাইহোক, আপনি প্রকল্পটির তহবিল প্রয়োজনের রূপরেখা, অভিপ্রায় চিঠিতে অনুচ্ছেদ বা দুটি অন্তর্ভুক্ত করতে বাছাই করতে পারেন। তবে সচেতন থাকবেন যে প্রক্রিয়াটিতে খুব দ্রুত আর্থিক বিষয়গুলি আনয়ন করা আপনার চুক্তিটি করার সুযোগকে প্রভাবিত করতে পারে।
নিরাপদে পাঠান
আপনি আপনার চিঠি আসে তা নিশ্চিত করতে চান; এটি প্রত্যয়িত মেলের মাধ্যমে পাঠান যাতে আপনি ডেলিভারি রেকর্ডের সাথে একটি রসিদ পান। (এই মার্কিন যুক্তরাষ্ট্রের পোস্টাল পরিষেবাটি কম ফি জন্য এই পরিষেবাটি সরবরাহ করে; বর্তমান মূল্যের জন্য তাদের ওয়েবসাইট পড়ুন।) আপনি অনলাইনে বিতরণ তথ্য সন্ধান করতে পারেন। আপনি চুক্তিবদ্ধ অধিকার এবং বাধ্যবাধকতা সংজ্ঞায়িত করার জন্য আপনার প্রকৃত প্রস্তাব লিখতে প্রস্তুত হতে হবে।
