ফ্যাক্স শিষ্টাচার

অনেক ব্যবসার জন্য, ফ্যাক্স প্রেরণ ও গ্রহণ করা একটি দৈনিক ঘটনা। ফ্যাক্সিং একটি সাধারণ যোগাযোগের মধ্যে স্লিপ সহজ তাই সাধারণ। কয়েকটি সহজ পদক্ষেপ অনুসরণ করে আপনার ফ্যাক্সগুলি পেশাদার খুঁজছেন। যথাযথ ফ্যাক্স শিষ্টাচার অনুশীলন করা আপনার বানিজ্যিক খ্যাতি বজায় রাখার জন্য এত কঠোর পরিশ্রম করেছে তা নিশ্চিত করবে।

ফ্যাক্স পাঠানো হচ্ছে

সর্বদা ফ্যাক্সিং নথি মনে রাখবেন একটি ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া। এভাবে, এই মৌলিক নির্দেশিকাগুলি মনে রাখুন:

সর্বদা একটি কভার পৃষ্ঠা অন্তর্ভুক্ত, কোন অপ্রয়োজনীয় তথ্য বা আর্টওয়ার্ক বিনামূল্যে। কভার শীট আপনার নাম এবং যোগাযোগের তথ্য, পৃষ্ঠাগুলির সংখ্যা (ফ্যাক্স কভার শীট সহ), অভিপ্রায় প্রাপক এবং অন্য কোন প্রাসঙ্গিক তথ্য অন্তর্ভুক্ত করুন। মনে রাখবেন, ফ্যাক্স প্রাপক ডকুমেন্টটি দেখতে শুধুমাত্র একজনই হতে পারে না, তাই ফ্যাক্স কভার শীট পেশাদার রাখতে ভুলবেন না।
আপনার ফ্যাক্স প্রেরণ করার পরে, প্রাপক একটি ফলো আপ কল করুন। এই ফ্যাক্স ধারণকারী কি গভীরতা আলোচনা প্রয়োজন হয় না। আপনি কেবল ফ্যাক্স প্রাপ্তি নিশ্চিত করা হয়। এই কথোপকথনে এটি উপযুক্ত যে ব্যক্তিটি আপনাকে জানাতে পারে যে তারা ফ্যাক্সযুক্ত উপকরণগুলির সাথে তাদের সুবিধার্থে কোনও ফলোআপ প্রশ্নগুলি আপনাকে কল করতে বিনামূল্যে।
সংবেদনশীল বা গোপনীয় তথ্য ফ্যাক্সিং যখন বিবেচনার ব্যবহার করুন। আপনি যদি কোন ব্যক্তিগত প্রকৃতির তথ্য পাঠাচ্ছেন তবে ব্যক্তিটিকে জানাবেন যে আপনি পূর্বে ফ্যাক্স পাঠাচ্ছেন। এই ধরনের সমস্যা এড়ানো একটি উপায় একটি অনলাইন ফ্যাক্সিং পরিষেবা ব্যবহার করা হয়। এই পরিষেবাদি সরাসরি একটি ব্যক্তিগত কম্পিউটারে ফ্যাক্স পাঠান।
অযাচিত উপকরণ পাঠানোর সঙ্গে সতর্ক থাকুন। অফিসে কাজ করে এমন সবাই জানে কম খরচে স্বাস্থ্য বীমা এবং হাওয়াইতে ছাড় দেওয়া ভ্রমণের জন্য এই বিজ্ঞাপনগুলি কতটা বিরক্তিকর। আপনি যদি আপনার গ্রাহকদের কাছে অযাচিত ফ্যাক্স পাঠান তবে এটি কেবলমাত্র বিরল উপলক্ষ্যে যখন এটির প্রয়োজন হয় তখনই করুন। যদি আপনি প্রাপকের কাছ থেকে এমন ফ্যাক্স গ্রহণ না করার অনুরোধ করেন তবে তাদের ইচ্ছাকে সম্মান করুন এবং তাদের তালিকা থেকে সরিয়ে দিন।

ফ্যাক্স প্রাপ্তি

ফ্যাক্স পাঠানোর সাথে সাথে ফ্যাক্সগুলি গ্রহণের পাশাপাশি শিষ্টাচারের নিয়ম রয়েছে:

প্রাপ্ত গোপনীয় ফ্যাক্স গোপনীয়তা সম্মান। আপনার সহকর্মীদের সাথে ব্যক্তিগত তথ্য ভাগ করবেন না যা কেবল আপনার দেখার জন্যই ছিল।
অন্যেরা সম্ভাব্যভাবে তাদের দেখতে পারে এমন আশেপাশে থাকা সংবেদনশীল ফ্যাক্সগুলি ত্যাগ করবেন না। আপনি অন্য কোন গোপনীয় কাগজপত্র চাই ফ্যাক্স চিকিত্সা।
যদি আপনি ত্রুটির মধ্যে একটি ফ্যাক্স পান তবে প্রেরককে কল দেওয়ার মাধ্যমে জানাতে পারেন। সাধারণত, অনুরোধ করা হয় যে আপনি ত্রুটিযুক্ত কোন ফ্যাক্সগুলি নষ্ট করবেন।