অফিস যোগাযোগ প্রধানত ইলেকট্রনিক মেইল এবং ইনস্ট্যান্ট মেসেজিং দ্বারা চালিত হতে পারে, তবে প্রায় প্রতিটি অফিসে এখনও প্রচুর পরিমাণে কাগজের কাজ গ্রহণ করে এবং প্রক্রিয়া করে। প্রকৃতপক্ষে, ইউএস এনভায়রনমেন্টাল প্রোটেকশন এজেন্সি অনুসারে, গড় অফিস কর্মী প্রতি বছর প্রায় 10,000 শীট কাগজ বা প্রতিদিন প্রায় দুই পাউন্ড কাগজ এবং কাগজের কাগজের পণ্য পরিচালনা করে। ভাল অফিস মেইল ম্যানেজমেন্ট পদ্ধতিগুলি অভ্যন্তরীণ ও বাহ্যিক যোগাযোগের মসৃণ প্রবাহ নিশ্চিত করতে দীর্ঘ পথ যেতে পারে।
উপযুক্ত স্টাফ মনোনীত
এমনকী ছোট ব্যবসায়গুলিও কোনও ব্যক্তির হারিয়ে যাওয়া বা গন্তব্যে যাওয়ার পথে ভুল পথে পরিচালিত হওয়া নিশ্চিত করার জন্য সমস্ত ইনকামিং এবং বহির্গামী মেল পরিচালনা করার জন্য একজন ব্যক্তির নামকরণ থেকে উপকৃত হতে পারে। সংস্থার বৃহত্তর, আরো কর্মী সদস্যদের সমস্ত কোম্পানি মেইল এবং প্যাকেজ গ্রহণ, collate, বিতরণ, এবং সংগ্রহ করার জন্য বরাদ্দ করা উচিত। যোগাযোগের জন্য অফিসিয়াল ডকুমেন্টের যোগাযোগ ও বিতরণের জন্য আরও জনপ্রিয় পছন্দ হয়ে উঠলে, চিঠি কর্পোরেট যোগাযোগের চ্যানেলের মাধ্যমে মেলের পরিমাণের উপর নির্ভর করে কাগজের মেল পরিচালনা করা কেবল একজন কর্মচারীর কাজের বিবরণের একটি অংশ হতে পারে। বাণিজ্যিক সরবরাহের জন্য (উদাঃ, ইউপিএস, ফেডেক্স, ডিএইচএল), রিসেপশনিস্ট সাধারণত তার প্রধান অবস্থানের কারণে আসন্ন প্যাকেজগুলি গ্রহণ ও স্বাক্ষর করার সেরা ব্যক্তি। রিসেপশনিস্টকে অন্যান্য মেল-ম্যানেজমেন্ট দায়িত্বগুলি হস্তান্তর করা সাধারণত কোনও ভাল ধারণা নয়, তবে সেই দায়িত্বটি প্রায়শই প্রয়োজন হয় যে, তিনি দীর্ঘ সময় ধরে তার ডেস্ককে অপ্রকাশিত রেখে দেন।
মেইল-বিতরণ ফ্লো চার্ট তৈরি করুন
মেইল বিতরণের জন্য দায়ী পরিচালকদের এবং কর্মচারীগুলি উন্নয়নশীল নির্দেশিকাগুলিতে সহযোগিতা করবে - প্রবাহ চার্ট, চেকলিস্টগুলি বা আপনার কোম্পানির যে কোনও ফর্ম্যাটের সাথে সবচেয়ে আরামদায়ক-যে সমস্ত কর্মচারী, বিশেষ করে কর্মী যারা মেল বিতরণ এবং সংগ্রহের তত্ত্বাবধান করবে, অনুসরণ করবে। এটি মেল সংগ্রহের প্রতিটি ধাপে বিবেচনা করা উচিত: কেন্দ্রীয় সংগ্রহ কেন্দ্রে (একটি পি.ও. বক্স, মেইল ক্যারিয়ার, কর্পোরেট পোস্ট অফিস, প্যাকেজ ডেলিভারি কর্মী বা প্রচলিত মেলবক্স) মেলটি সংগ্রহ করা; মেইল সাজানোর জন্য শুধুমাত্র মনোনীত অফিসে একটি নির্দিষ্ট অবস্থান এ collating; বিভাগীয় বা পৃথক মেলবক্সে বা প্রতিটি অফিসে হস্তান্তর করার জন্য বিতরণ করা; আউটগোয়িং মেইল সংগ্রহ করা এবং নিশ্চিত করা যে সকল বহির্গামী মেইল যথোপযুক্তভাবে সম্বোধন করা হয়েছে এবং স্ট্যাম্প করা হয়েছে; এবং মেল সংগ্রহ / সাজানোর এলাকা পরিষ্কার এবং সম্পূর্ণরূপে স্টক রাখা।
প্রয়োজনীয় সরবরাহ প্রদান করুন
নিশ্চিত করুন যে মেইল সংগ্রহ / বিতরণ স্টেশনটিতে কর্মচারীকে তার কাজ করার প্রয়োজনীয় সমস্ত সরবরাহ রয়েছে। যদি আপনার সংস্থাটি যথেষ্ট পরিমাণে মেইল বিতরণ কেন্দ্রীয় অবস্থান ব্যবহার করে আরও দক্ষতার সাথে সম্পন্ন করা হয় তবে প্রতিটি বিভাগ বা স্টাফ সদস্যের জন্য প্রচুর পরিমাণে ক cubbyholes সঙ্গে একটি শক্তিশালী মেইল / সাহিত্য সংগঠক বা মেইল সোর্টার তৈরি করুন এবং প্রতিটিকে স্পষ্টভাবে লেবেল করুন। বিভাগের ব্যক্তিদের চেয়ে বৃহত্তর cubbyholes প্রয়োজন হবে, তাই তাদের স্থান প্রচুর দিতে হবে।টেপ রোলস এবং টেপ ডিসপেনসারগুলির সাথে একটি ভাল স্টকযুক্ত মন্ত্রিসভা বা ডেস্ক রাখুন; প্যাকিং উপাদান; খামে; আপনার কোম্পানির ঠিকানা সঙ্গে preprinted বিভিন্ন মাপে ফিরে লেবেল; বিভিন্ন মাপের মেইলিং লেবেল আপনার কোম্পানির সবচেয়ে সাধারণ মেল গন্তব্যগুলির সাথে প্রাকপ্রিন্টেড; সময় এবং তারিখ স্ট্যাম্প; একটি প্যাকেজ স্কেল; কলম; মার্কার; স্টোরেজ বিন; এবং একটি ছোট হাত ট্রাক বা dolly। একটি শিল্প-আকারের শিকড় এবং পুনর্ব্যবহারযোগ্য বিঁধ অন্তর্ভুক্ত করতে ভুলবেন না। যদি আপনার সংস্থাটি কোনও ব্যক্তির চেয়ে বেশি মেইল দিয়ে যায় তবে সেটি হ্রাস বা রিসাইকেল করতে পারে, আপনার জন্য কাজ পরিচালনা করার জন্য বাইরের ডকুমেন্ট পরিচালনা / পুনর্ব্যবহারযোগ্য সংস্থার সাথে চুক্তি বিবেচনা করুন।
সমস্ত আসন্ন এবং বহির্গামী মেইল ট্র্যাক রাখুন
সমস্ত ইনকামিং এবং বহির্গামী মেইল ট্র্যাক করতে একটি ইলেকট্রনিক মেইল ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম তৈরি করুন। যদি আপনার ব্যবসা কেবল আপনি এবং সহকারী হন, তবে আপনি এই পদক্ষেপটি এড়িয়ে যেতে পারেন, তবে যদি আপনি একটি বড় বিভাগ বা কয়েক ডজন কর্মচারীর সাথে সংস্থার তত্ত্বাবধান করেন তবে এমন একটি সিস্টেম তৈরি করুন যা মেইলগুলির তারিখগুলি সন্ধান করে এবং প্রয়োজনীয় হলে, যাকে। আপনার সংস্থাটি যদি অনেক সংবেদনশীল আইনি নথি এবং প্যাকেজগুলি গ্রহণ করে তবে এটি এই সিস্টেমগুলি তৈরি করা বিশেষ করে গুরুত্বপূর্ণ। আইটেমগুলি এমনকি ছোট্ট অফিসেও হারিয়ে যাওয়ার চেয়ে বেশি ঘুরে বেড়ায়; একটি মৌলিক এক্সেল স্প্রেডশীট তৈরি করে এই হতাশাজনক পরিস্থিতিগুলি এড়ানোর জন্য সর্বোত্তম, উদাহরণস্বরূপ, কোন প্যাকেজটি আসে এবং এটির প্রাপক বা প্রতিনিধি দ্বারা দাবি করা হয় তা দেখায়।
