সম্মেলন কল সিদ্ধান্ত নিতে হবে বিভিন্ন জায়গায় মানুষের একটি দলের সঙ্গে একটি বৈঠক ব্যবস্থা জন্য দরকারী। অ্যাটর্নিগুলির একটি গ্রুপের সাথে তাদের ক্লায়েন্টের ক্ষেত্রে দেখা করার কৌশল এবং সিদ্ধান্ত নেওয়ার প্রয়োজন হতে পারে, বা ব্যাচেলরেটের একটি গোষ্ঠী বিবাহের ঝরনা পরিকল্পনা করার চেষ্টা করতে পারে। একটি কনফারেন্স কল কয়েক মিনিটের মধ্যে সিদ্ধান্ত নেওয়ার একটি গ্রুপকে সহায়তা করতে পারে, যা ইমেলের উপর কয়েক দিন সময় নিতে পারে এবং ব্যক্তির মধ্যে কাজ করা অসম্ভব হতে পারে।
আইটেম আপনি প্রয়োজন হবে
-
টেলিফোন
-
মিটিং-সময় নির্ধারণ সফ্টওয়্যার
কনফারেন্স কলটিতে আপনাকে আমন্ত্রণ জানাতে লোকেদের চিহ্নিত করুন। তারপর প্রতিটি ব্যক্তির উপস্থিতি গুরুত্ব অগ্রাধিকার। আপনার কনফারেন্স কলটিতে কল করা তিন বা চারজন ব্যক্তি থাকলে আমন্ত্রিত তালিকাটিকে অগ্রাধিকার দেওয়া গুরুত্বপূর্ণ নয়। কিন্তু আপনি যদি ছয় বা তার বেশি লোককে আমন্ত্রণ জানাচ্ছেন, তবে সময়সূচী সংঘাতের সম্ভাবনা বেশি। গুরুত্বপূর্ণ সিদ্ধান্ত প্রস্তুতকারীরা উপস্থিত হতে পারবেন তা নিশ্চিত করুন।
সময়সূচী দ্বন্দ্ব সনাক্ত করতে গুরুত্বপূর্ণ অংশগ্রহণকারীদের সাথে যোগাযোগ করুন। একটি প্লেনে বিমানের বাইরে থাকা ব্যক্তিরা কখন এবং কখন বাইরে থাকবে এবং কল করতে অনুপলব্ধ বা অন্যথায় উপস্থিত থাকতে অক্ষম। এই দ্বন্দ্ব কাছাকাছি আপনার মিটিং সময় ব্যবস্থা।
সব অংশগ্রহণকারীদের একটি আমন্ত্রণ পাঠান। ইমেইল, ইভাইট বা অন্য আমন্ত্রণ সফ্টওয়্যার প্রোগ্রাম ব্যবহার করুন। মাইক্রোসফট আউটলুক মিটিংয়ের সময় নির্ধারণ করতে, আমন্ত্রণ পাঠাতে এবং আমন্ত্রণকারীদের গ্রহণ বা প্রত্যাখ্যান করতে অনুমতি দেয়। কে দ্রুত উপস্থিত হতে পারে এবং কে পারবে না তার একটি সাধারণ ধারণা পাবেন। আমন্ত্রিতদের তাদের জন্য ভাল কাজ করার সময়গুলিতে পরামর্শ থাকতে পারে এবং তারা আপনাকে মিটিংয়ের অনুরোধে তাদের প্রতিক্রিয়াগুলিতে এজেন্ডা আইটেমগুলি পাঠাতে পারে। আপনি প্রাপ্ত প্রতিক্রিয়া উপর ভিত্তি করে আপনার আমন্ত্রণ সংশোধন করুন।
একটি কল-ইন পরিষেবা ব্যবহার করে আপনার মিটিং নির্ধারণ করুন। ফ্রি কনফারেন্স এবং ইনস্ট্যান্ট কনফারেন্স সহ হোস্টিং কনফারেন্স কলগুলিতে বিশেষজ্ঞ এমন কয়েকটি সংস্থা রয়েছে। যদি আপনার সংস্থা প্রায়ই কনফারেন্স কলগুলি নির্ধারণ করে তবে আপনার কোম্পানির একটি নির্দিষ্ট কল-ইন পরিষেবাতে কোন চুক্তি আছে কিনা তা খুঁজে বের করুন।
সমস্ত অংশগ্রহণকারীদের চূড়ান্ত আমন্ত্রণ পাঠান। আসল মিটিং অনুরোধ প্রত্যাখ্যান করে এমন ব্যক্তিদের এমনকি আমন্ত্রণ পাঠান, যদি তারা পরে উপলব্ধ হয়। আমন্ত্রণে সমস্ত প্রাসঙ্গিক তথ্য অন্তর্ভুক্ত করতে ভুলবেন না, সহ কলটির তারিখ এবং সময়, দেশ কোড এবং ফোন নম্বর যে অংশগ্রহণকারীদের ব্যবহার করা উচিত, সেইসাথে প্রয়োজনীয় অংশগ্রহণকারীদের কোডগুলি অন্তর্ভুক্ত করতে হবে। এছাড়াও আপনার যোগাযোগের নম্বরটি অন্তর্ভুক্ত করুন যাতে অংশগ্রহণকারীদের ডায়ালিংয়ের সমস্যা থাকলে সরাসরি আপনার সাথে যোগাযোগ করতে পারে।
পরামর্শ
-
আপনি আগে কোন কনফারেন্স-কল পরিষেবা ব্যবহার না করে থাকেন তবে কলগুলির স্বচ্ছতা এবং ব্যবহারের সহজতা সম্পর্কে জিজ্ঞাসা করুন। কিছু বিনামূল্যে সেবা এবং কিছু ফি যে চার্জ আছে। ফি-ভিত্তিক পরিষেবাদির মূল্য তুলনা করুন এবং আপনার কোম্পানির প্রয়োজনীয়তার সাথে কোনটি ভালভাবে ফিট করে তা নির্ধারণ করুন।
