একটি প্রকল্প পরিচালক তার বর্তমান প্রকল্প নিয়ে আলোচনা করতে নিয়মিত অভ্যন্তরীণ প্রকল্প দলের সদস্যদের সাথে বৈঠক করে। উপরন্তু, একটি প্রকল্প পরিচালক প্রকল্প স্টেকহোল্ডারদের, নির্বাহী ব্যবস্থাপনা এবং ক্লায়েন্টদের সাথে প্রকল্পটি বন্ধ করে দেওয়ার জন্য মিটিংগুলি সহজতর করতে পারে এবং তার প্রকল্পগুলিতে আপডেটগুলি প্রদানের জন্য চলমান মিটিংগুলি এবং সময়সীমা এবং বাজেট সম্পর্কে প্রশ্নের উত্তর দিতে পারে। প্রতিটি প্রকল্পের সভায় প্রস্তুতি আপনার সময় এবং মিটিং অংশগ্রহণকারীদের উভয় উপকারী ব্যবহার করতে চাবি।
প্রকল্পের সভায় উপযুক্ত ব্যক্তিদের আমন্ত্রণ জানান। আমন্ত্রণকারীদের উপর ভিত্তি করে সভায় সম্পাদন করার লক্ষ্যে আপনার লক্ষ্যগুলি নির্ধারণ করুন। প্রকল্প টিমের সদস্যদের সাথে সাক্ষাৎ করলে, আপনি স্থিতি আপডেটগুলি পেতে, অভ্যন্তরীণ সমস্যার সমাধান করতে এবং দলের সদস্যদের প্রকল্প সম্পর্কে একে অপরের সাথে ভাগ করে নেওয়ার লক্ষ্য নির্ধারণ করতে পারেন। প্রকল্প স্টেকহোল্ডারদের, নির্বাহক এবং ক্লায়েন্টদের সাথে সাক্ষাৎ করলে, আপনার লক্ষ্য সাধারণ মাইলফলক আপডেটগুলি এবং প্রশ্নের উত্তর প্রদান করা।
বৈঠক আগে কয়েক দিন আগে আমন্ত্রিতদের কাছ থেকে সলিড এজেন্ডা বিষয়। সভায় একটি বিস্ময়কর বক্ররেখা বল ডোজ করার পরিবর্তে, প্রকল্পের সাথে সংযুক্ত লোকেদের প্রশ্ন এবং আলোচনার বিষয় জিজ্ঞাসা করুন। এটি আপনাকে সময়মত প্রস্তুত করতে এবং সভায় অন্যদের সমর্থন করতে আমন্ত্রণ জানাবে। প্রকল্প সম্পর্কে শুনতে এবং আলোচনা করতে চান আমন্ত্রণকারীদের প্রত্যাশা। উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনি জানেন যে ক্লায়েন্ট মার্কেটিং উপকরণ নিয়ে আলোচনা করতে চান তবে আপনার যোগাযোগ বিভাগের আপডেটগুলি পান এবং মিটিংয়ে একজন প্রতিনিধিকে আমন্ত্রণ জানান।
একটি আনুষ্ঠানিক প্রকল্প মিটিং এজেন্ডা তৈরি করুন। সভার নাম, তারিখ, সময়, অবস্থান এবং পৃষ্ঠার শীর্ষস্থানে কনফারেন্স কল নম্বরের মতো মিটিংয়ের বিশদ তালিকা দিন। প্রকল্প মাইলফলক অবস্থা যেমন বিষয়সূচি বিষয় তালিকা; আইটি, বিপণন, আইনী এবং অন্যান্য প্রাসঙ্গিক বিভাগের মতো কার্যকরী ব্যবসায়িক ক্ষেত্রের অবস্থা; প্রকল্পের বাজেট; পরবর্তী পদক্ষেপ; এবং অন্যদের দ্বারা আপনি সুপারিশ কোন বিষয়।
সমস্ত আমন্ত্রণকারীদের একটি ইলেকট্রনিক মিটিং আমন্ত্রণ এবং এজেন্ডা পাঠান। স্ট্যাটাস এবং টাইমলাইনে আপনার আলোচনার সাথে একটি প্রকল্প পরিকল্পনা বা স্ট্যাটাস রিপোর্ট অন্তর্ভুক্ত করুন। যত তাড়াতাড়ি সম্ভব আমন্ত্রণ পাঠান এবং মিটিংয়ের অন্তত এক থেকে দুই দিন আগে এজেন্ডা এবং সংযুক্তিগুলি অনুসরণ করুন। এটি আপনার আমন্ত্রণকারীদের নথি পর্যালোচনা এবং আগাম প্রস্তুতি নিতে অনুমতি দেবে।
কনফারেন্স রুম রিজার্ভেশন এবং রুম সেটআপ হিসাবে আপনার মিটিং অগ্রিম কয়েক দিন আগে মিটিং সরবরাহ চেক করুন। আপনার কনফারেন্স কল নম্বর এবং ওয়েব মিটিং লগইনগুলি প্রযোজ্য হিসাবে পরীক্ষা করে দেখুন যে তারা কাজ করছে এবং অ্যাক্সেস করা সহজ। অংশগ্রহণকারীরা সম্ভবত একাধিক কাজগুলিতে কাজ করার সময়, আপনি ত্রুটিযুক্ত ফোন নম্বর এবং ওয়েব লিঙ্কগুলির সাথে কারো সময় নষ্ট করতে চান না।
