একটি ক্রয় প্রক্রিয়াটি স্ট্রিমলাইন করার সময় কোনও ব্যক্তি আইটেমের জন্য অনুরোধ করার সময় এবং যখন এটি গ্রহণ করে তখন সময় কমিয়ে আনতে নির্দিষ্ট ক্রয় পদক্ষেপগুলি তৈরি করতে হবে। আপনার বর্তমান ক্রয় প্রক্রিয়ার উপর ভিত্তি করে, আপনি কারা জড়িত তা পরিবর্তন করে, আরো ক্রয় করার ক্ষমতা প্রদান করে এবং নির্দিষ্ট বিক্রেতার নীতিগুলি স্থাপন করে আপনার সিস্টেমটি সুদৃঢ় করতে পারেন।
দুর্বলতা চিহ্নিত করুন
আপনার ক্রয় প্রক্রিয়াটি স্ট্রিমলাইনে প্রথম পদক্ষেপটি আপনি কেন তা করতে চান তা সনাক্ত করা। আপনি overspending হতে পারে। আপনার কর্মচারীদের কম উত্পাদনশীল হতে পারে কারণ তাদের প্রয়োজনীয় যন্ত্রপাতিগুলির জন্য অপেক্ষা করতে হবে। আপনার গ্রাহকরা অসন্তুষ্ট হতে পারেন কারণ আপনি আদেশগুলিকে পূরণ করার জন্য যথেষ্ট পরিমাণে উপকরণ পেতে পারেন না। আপনার ফর্মগুলি বা দক্ষ কাগজপত্রের অভাব এমনকি অসুবিধা ঘটাতে পারে। একবার আপনার ক্রয় সমস্যাগুলি কী জানার পরে, সমস্যাটি কী হতে পারে তা দেখতে আপনার প্রক্রিয়াটি পরীক্ষা করতে পারেন।
সেন্ট্রালাইজ বা বিকৃত করা
আপনার ক্রয় প্রক্রিয়া সুসজ্জিত করার এক উপায় এটি একটি ব্যক্তি বা বিভাগের সাথে কেন্দ্রীভূত করা হয়। একজন কর্মী সদস্য তার ডিপার্টমেন্ট ম্যানেজারের কাছে যাওয়ার পরিবর্তে যিনি প্রধান পরিচালকের অফিসে যান, যিনি তখন অর্থ ব্যবস্থাপকের কাছে যান, কর্মচারীদের সরাসরি এক ক্রয়কারী এজেন্টের কাছে জমা দেওয়ার অনুমতি দেয়। এটি ক্রয় অনুমোদনের জন্য যে সময় লাগে তা কমাতে পারে কারণ একজন ব্যক্তি সময়রেখার জন্য দায়ী।
যদি আপনার ইতিমধ্যেই কেন্দ্রীভূত কেনাকাটার প্রক্রিয়া এই ধরনের থাকে, তবে এটি আপনার সমস্যা হতে পারে। ক্রয় এজেন্ট গবেষণা করার জন্য অনুরোধের সাথে জড়িত যখন এটি ঘটতে পারে। এই ক্ষেত্রে যদি, বিভাগের প্রধানগুলি প্রথম কেনাকাটা অনুমোদন করে বিবেচনা করে, যা তারা অর্থ বিভাগে জমা দেয়। এই ধরনের সিস্টেমের অধিকাংশটি তৈরি করতে, আপনার সমস্ত ফর্মগুলির জন্য "তারিখ অনুসারে" তারিখটি তৈরি করুন যাতে সমস্ত আদেশ জড়িত থাকে তা নিশ্চিত করতে এটি নিশ্চিত করা যায় এবং তারা জানবে যে তারা দায়বদ্ধ থাকবে।
ক্রয় কর্তৃপক্ষ বৃদ্ধি
ক্রয়ের স্ট্রিমলাইন করার আরেকটি পদ্ধতি হল আরো কর্মচারীদের কেনাকাটা করার কর্তৃত্ব প্রদান করা। এটি নির্দিষ্ট পরিমাণের প্যারামিটার সেট না করে যেমন আপনি কোন নির্দিষ্ট কর্মচারী ক্রয় করতে পারেন তার কোন পণ্য এবং পরিষেবাদি, ক্রয়ের পরিমাণ কতগুলি ক্যাপচার করতে পারে এবং সে কোন বিক্রেতা ব্যবহার করতে পারে তার উপর একটি টুপি সেট না করলে এটি অতিরিক্ত ব্যয় হতে পারে। কর্মচারীদের কর্তৃপক্ষকে ছোট ক্রয় করার অনুমতি দেওয়ার কথা বিবেচনা করুন, বিশেষত নিয়মিত যারা সাধারণত অনুমোদিত হয়, যেমন অফিস সরবরাহ। আপনি যদি পৃথক কর্মচারীদের দ্বারা কোম্পানির ক্রেডিট কার্ড ব্যবহার নিয়ন্ত্রণ করতে পারেন, তাহলে ক্রেডিট কর্তৃপক্ষের সাথে কর্মীদের সদস্যদের কার্ডগুলি ইস্যু করুন, তাদের অ্যাকাউন্টিং বিভাগ থেকে চেক বা ক্রেডিট কার্ড কেনার অনুরোধ না করে অনলাইনে, ইট-মর্টার বা ফোন ক্রয় করার অনুমতি দেয়। কোম্পানী ক্রেডিট কার্ড ব্যবহারের জন্য কঠোর কোম্পানী নীতি তৈরি করুন।
বিক্রেতাদের প্রাক অনুমোদন
যদি কর্মীদের প্রত্যেকের কাছে কেনাকাটা করার সময় বিক্রেতাদের গবেষণা করতে এবং নিশ্চিত করতে হয় তবে তাদের ব্যবহার করা অনুমোদিত বিক্রেতাদের তালিকা তৈরি করতে হবে। এটি আপনাকে সরবরাহকারী সরবরাহকারীর সাথে কাজ করার বিষয়ে নিশ্চিত করে এবং ভলিউম কেনার ফলে বিক্রেতা বিক্রির সৃষ্টি হতে পারে। অনুমোদিত বিক্রেতাদের সাথে একটি ক্রয় পদ্ধতি সেট আপ করুন যাতে প্রতিটি সময় একজন কর্মচারী ক্রয় করলে তাদের ক্রেডিট রিপোর্ট চালাতে হয় না। বিক্রেতারা এমন কর্মীদের তালিকা সরবরাহ করুন যা ক্রয় করতে পারে, বা আপনি কর্মচারীদের নির্বাচন করার জন্য একটি কোম্পানি ক্রয় কোড ব্যবহার করতে পারেন। প্রস্তাবিত ফর্ম বা টেমপ্লেটটির জন্য একটি অনুরোধ যা আপনার কর্মীরা যখন কাজের উপর একাধিক বিড পেতে হবে তখন তারা ব্যবহার করতে পারবেন স্টাফ সদস্যদের বিড ডকুমেন্ট তৈরি করার প্রয়োজনীয়তা বাদ দিয়ে প্রক্রিয়াটিকে আরও কার্যকর করবে।
ক্রয় সময়সূচী উন্নতি
আপনি যদি আগে থেকেই জানেন তবে আপনাকে নির্দিষ্ট পণ্য এবং সরবরাহগুলি ক্রয় করতে হবে, আপনার কোম্পানির ধীর সময়ের মধ্যে এই কেনাকাটাগুলিকে অগ্রিমভাবে অগ্রিম তালিকাভুক্ত করুন। এটি কাগজপত্রের সমুদ্রে হারিয়ে যাওয়া কেনাকাটাগুলি কমাতে সাহায্য করতে পারে, এটি বিভাগ-স্তরের অনুসন্ধান এবং দ্রুত অনুরোধগুলির প্রয়োজন। আপনার বিভাগ পরিচালকগুলি প্রসবের তারিখ সহ ত্রৈমাসিক ক্রয় অনুরোধ জমা দিন এবং আপনার ক্রয় এজেন্টকে কেনাকাটা করার জন্য একটি ক্যালেন্ডার তৈরি করুন।
