প্রযুক্তি ও প্রযুক্তির বয়স, অনাক্রম্যতা প্রক্রিয়া, টেরাবাইট, গিগাবাইট এবং তথ্যগুলির অনুলিপি কপি, রেকর্ড ব্যবস্থাপনা একটি সাংগঠনিক কিন্তু সমালোচনামূলক অভ্যাস যা সমস্ত প্রতিষ্ঠানকে পেরেক করা উচিত। আরো এবং আরো প্রায়ই, তথ্য ফাইল বজায় রাখার পদ্ধতি ভাল ব্যবসা সিদ্ধান্ত গ্রহণের রুটি এবং মাখন হয়ে উঠছে।
কি রেকর্ড ম্যানেজমেন্ট জড়িত
রেকর্ড ব্যবস্থাপনা তথ্য সংগ্রহ, সংগ্রহস্থল, এবং অবশেষে যথাযথ ধ্বংস একাধিক এলাকায় জড়িত। বিজ্ঞান একাধিক বিভাগে ভাঙ্গা হয়: ইনপুট এবং সংগ্রহ, স্টোরেজ, redundancy এবং ব্যাকআপ, এবং হ্রাস। ইনপুট এবং সংগ্রহ কর্মীদের জন্য কিভাবে তথ্য তৈরি হয় তা অনুসরণ করার জন্য প্রোটোকলগুলি প্রতিষ্ঠিত করে এবং পরে সহজ পুনরুদ্ধারের জন্য ফাইলিং সিস্টেমটি অনুসরণ করা উচিত। এটি কি রাখা উচিত এবং কী করা উচিত তা নির্দিষ্ট করে। সংগ্রহস্থলটি হার্ডকপি এবং ইলেকট্রনিক ফাইলগুলি উভয়ই অন্তর্ভুক্ত করতে পারে এবং কোন স্টোরেজ অর্থের অনুমতি দেওয়া হয় এবং কী না (যেমন হার্ডওয়ার ড্রাইভগুলি বিপরীত নেটওয়ার্ক ফোল্ডারগুলি বা ফ্ল্যাশ ড্রাইভগুলির বিপরীতে)। বিপর্যয় এবং ব্যাকআপ দুর্যোগ ক্ষেত্রে গুরুত্বপূর্ণ তথ্যের নিরাপত্তা কপি বজায় রাখা জড়িত। এবং অবশেষে হ্রাস ব্যবসা সিস্টেম থেকে তথ্য ধ্বংস এবং নির্মূল করার জন্য অনুমোদিত পদ্ধতি নির্দিষ্ট করে।
সিদ্ধান্ত-মেকিং পরিসংখ্যানগত সহায়তা
রেকর্ড ব্যবস্থাপনা পরিসংখ্যান সহজ সংগ্রহ করতে পারবেন। ব্যবসায়িক সিদ্ধান্ত গ্রহণের বেশিরভাগই ট্রেন্ড বিশ্লেষণের উপর ভিত্তি করে। ট্রেন্ড-বিশ্লেষণটি উন্নত এবং তথ্য এবং তথ্যগুলির প্যাটার্নগুলি নিরূপণের উপর ভিত্তি করে তৈরি এবং সেই নিদর্শনগুলির আচরণ সম্পর্কে সিদ্ধান্তগুলি তৈরি করে। ভাল তথ্য ব্যবস্থাপনা, ভাল ট্রেন্ড-বিশ্লেষণ এবং সম্পর্কিত ব্যবসায়িক জ্ঞান হতে থাকে।
তথ্য ক্ষতি এড়াতে
রেকর্ড ব্যবস্থাপনা আরেকটি মূল উপাদান তথ্য ক্ষতি প্রতিরোধ করা হয়। এটি খুব সহজেই ঘটতে পারে: একটি ফাইল মুছে ফেলা হয়, ভুল ফোল্ডারটি ছিনতাই করা হয়, খারাপ কর্মী সংবেদনশীল ডেটা দিয়ে বিল্ডিং থেকে বেরিয়ে যায়।
রেকর্ড ব্যবস্থাপনা একটি সুরক্ষিত পদ্ধতিতে তথ্য সংগঠিত এবং ফাইল করার জন্য প্রতিরোধমূলক প্রক্রিয়া আছে তা নিশ্চিত করে। তারপরে ব্যাকআপ সিস্টেম এবং একাধিক অনুলিপি সংগ্রহস্থলের মতো অবাঞ্ছিততাগুলি যাতে একটি ফাইল সিস্টেম ধ্বংস করা হয় তবে এটি দ্রুত সাম্প্রতিক অনুলিপি দ্বারা প্রতিস্থাপিত করা যেতে পারে। অবশেষে, নিরাপত্তা ব্যবস্থাগুলি এমন একটি রেকর্ডকে আটকে রাখতে সহায়তা করে যা কোনও কোম্পানির কল্যাণ এবং স্বার্থকে বিপন্ন করতে পারে।
সাংগঠনিক সুবিধা
রেকর্ড ব্যবস্থাপনা দক্ষতা উন্নত। তথ্য দ্রুত পাওয়া যায়, সহজ, এবং সিদ্ধান্ত গ্রহণ অবিলম্বে বিশ্লেষণ এবং তথ্য পুনরুদ্ধারের দ্বারা উন্নত করা হয়। উন্নত রেকর্ড-পালন সম্পদ বর্জ্য হ্রাস। সঠিক প্রোটোকল অনুসরণ করা হয় যখন কম কাগজ এবং স্টোরেজ সিস্টেম স্থান ব্যবহার করা হয়। সঠিক রেকর্ড ব্যবস্থাপনা সাম্প্রতিক ব্যাকআপ কপি বিদ্যমান থাকলে নিশ্চিত করে দুর্ঘটনাজনিত ধ্বংস এবং স্থায়ী ক্ষতি এড়াতে হয়। রেকর্ড ব্যবস্থাপনাটি মামলাটির সময় কোম্পানির পদক্ষেপগুলি রক্ষায় সহায়তা করার জন্য একটি কাগজের ট্রেইলও বজায় রাখে। অবশেষে, রেকর্ড ব্যবস্থাপনা ক্লায়েন্ট বা প্রকল্পগুলি পরিবেশন করার সাথে সাথে সাড়া দেওয়ার, সাড়া দেওয়ার এবং সেবার ক্ষেত্রে ভাল সংগঠন বজায় রাখতে সহায়তা করে। একটি সংগঠিত তথ্য সংগ্রহ সিস্টেম রেখে, গ্রাহক বা প্রকল্প নির্দিষ্ট করার জন্য প্রয়োজনীয় তথ্য এবং তথ্য পুনরুদ্ধার করা যেতে পারে।
একটি বিকল্প হিসাবে আউটসোর্সিং
অনেক কোম্পানি তাদের মূল বৈশিষ্ট্যের জন্য নিবেদিত থাকা এবং ডেটা সিস্টেম বজায় রাখার জন্য এত বিরক্ত হতে চায় না। যেমন পরিস্থিতিতে, রেকর্ড ব্যবস্থাপনা পরিচালনা এবং ডিজাইন করার জন্য অংশীদার বা বিক্রেতার ব্যবহার করা খুব উপকারী হতে পারে তাই ক্লায়েন্ট কোম্পানি কেবল তাদের মূল ব্যবসায়ের উপর মনোযোগ দিতে পারে। প্রশাসনের সিদ্ধান্তের জন্য ক্লায়েন্টের প্রয়োজন হিসাবে সংরক্ষিত তথ্য সংগ্রহ এবং রক্ষণাবেক্ষণ করা হয় এমন একটি পরিষেবার জন্য অর্থ প্রদানের জন্য কেবলমাত্র উধাও হয়ে যায়। অনেক বড় সংস্থাগুলি এই দিকের দিকে আরও দক্ষ হয়ে উঠেছে, কখনও কখনও কেবল ব্যাকআপ পরিষেবাদি আউটসোর্সিং করে এবং অন্যদের ভাল পরিচালনার জন্য বিক্রেতাদের কাছে সম্পূর্ণ রেকর্ড সিস্টেমগুলি চালু করে।
