আপনার সহকর্মীদের সাথে কার্যকরভাবে কিভাবে যোগাযোগ করবেন এবং বাইরের বিশ্বের কী বলবেন তার কোন নীতির বিষয়ে আপনার কোন নির্দেশনা নেই এমন একটি কর্ম পরিবেশের কল্পনা করুন। এটা খুব সফল হবে বলে মনে হচ্ছে না, তাই না? কোন সংগঠনটি তার মধ্যে থাকা লোকদের সাথে যোগাযোগ করে এবং এর বাইরে যারা তার সাফল্যের অবিচ্ছেদ্য। যোগাযোগ নীতিগুলি এবং নির্দেশিকা কর্মচারীদের কার্যকরভাবে তাদের কাজগুলি করতে এবং সংস্থার চিত্রটিকে বাহ্যিকভাবে সমর্থন করতে তথ্য ভাগ করে নেওয়ার জন্য সহায়তা করে।
অভ্যন্তরীণ যোগাযোগের ভূমিকা
অভ্যন্তরীণ যোগাযোগ যখন একটি ব্যবসা তার কর্মীদের মধ্যে তথ্য শেয়ার করে। কোম্পানি অভ্যন্তরীণভাবে মিটিং এবং সম্মেলন এ ইমেল এবং মেমো বা মৌখিকভাবে মাধ্যমে লিখিতভাবে যোগাযোগ করতে পারেন। অভ্যন্তরীণ যোগাযোগের প্রধান উদ্দেশ্য হল কোম্পানির লক্ষ্য চিহ্নিত করা এবং ভাগ করা। কর্মীদের জন্য তারা কী কাজ করছে তা জানা গুরুত্বপূর্ণ। লক্ষ্য কোম্পানি-প্রশস্ত, বিভাগীয় বা পৃথক হতে পারে। তথাপি, তাদের উদ্দেশ্য কাজ করছে কি তা জানার জন্য কর্মীদের ট্র্যাক থাকতে সাহায্য করে।
একটি ভাল কাজ পরিবেশ তৈরি অভ্যন্তরীণ যোগাযোগ এত গুরুত্বপূর্ণ কেন আরেকটি কারণ। প্রতিষ্ঠানের মধ্যে সাংগঠনিক পরিবর্তন, বিক্রয় সংখ্যা এবং মানব সম্পদ বিষয়গুলির বিষয়ে যোগাযোগের মাধ্যমে ব্যবসায়গুলি স্বচ্ছ এবং কার্যকরী কাজের পরিবেশ তৈরি করতে পারে যেখানে কর্মচারীরা উন্নতি করে। এটি টার্নওভার হার কমাতে সাহায্য করে, নতুন প্রতিভা আকর্ষণ করে এবং কর্মচারী সন্তুষ্টি বাড়ায়। ব্যবসাগুলি তাদের কর্মীদের সাথে খোলাখুলিভাবে এবং নিয়মিতভাবে যোগাযোগ নিশ্চিত করার মাধ্যমে শুরু করার আগে কোম্পানি গুজবগুলি বন্ধ করতে পারে।
অভ্যন্তরীণ যোগাযোগ ব্যবসার ব্র্যান্ড থাকার এবং বার্তা নিয়ন্ত্রণ রাখতে সাহায্য করে। অভ্যন্তরীণভাবে যোগাযোগ করা একটি শক্তিশালী ব্র্যান্ড প্রতিশ্রুতি দ্বারা, গ্রাহকদের এবং অন্যান্য বহিরাগত দলগুলোর সাথে কথা বলা উপর একটি ভাল হ্যান্ডেল আছে। যোগাযোগের সাথে পরিষ্কার লক্ষ্য এবং ভাল প্রশিক্ষিত কর্মীদের দিকে পরিচালিত করে, ব্যবসার গ্রাহকের পারস্পরিক ক্রিয়াগুলি ইতিবাচক হয় তা নিশ্চিত করার একটি ভাল সুযোগ রয়েছে।
বাহ্যিক যোগাযোগ উদ্দেশ্য
বাহ্যিক যোগাযোগ যখন একটি ব্যবসা প্রতিষ্ঠানের বাইরে গ্রাহকদের, সম্ভাবনা, অংশীদার, সরবরাহকারী, বিনিয়োগকারী এবং অন্যান্য স্টেকহোল্ডারদের সাথে তথ্য বিনিময় করে। সংস্থাটি এমন নীতিগুলি বাস্তবায়ন করে যা সংস্থাগুলির বাইরে কোনও তথ্য ভাগ করে নেওয়ার জন্য কর্মচারীদের নির্দেশ দেয়, এটি ভাগ করে নেওয়ার এবং এটি কীভাবে ভাগ করতে হয়।
কোন পক্ষের সাথে কোন ধরনের তথ্য ভাগ করা গুরুত্বপূর্ণ তা সম্পর্কে নির্দেশিকা থাকা যাতে কিছু তথ্য ভুল হাতে না পড়ে বা কোম্পানির জন্য সমস্যা তৈরি না হয়। উদাহরণস্বরূপ, যদি কোনও সংস্থা একটি নতুন পণ্য বিকশিত করে যা বিপ্লবকে বাজারে রূপান্তরিত করে তবে এটি মুক্তির আগে প্রতিযোগীদের সাথে সেই পণ্যের নির্দিষ্ট বিবরণ ভাগ করে নেওয়া গুরুত্বপূর্ণ নয়। তবে, কোম্পানি তাদের মূল্যবান গ্রাহক, বিনিয়োগকারী এবং অংশীদারদের অন্য কারো কাছে পণ্য সম্পর্কে বলতে চাইবে।
কোম্পানির সম্পর্কে নেতিবাচক তথ্য নিয়ন্ত্রণ করা বাহ্যিক বাহ্যিক যোগাযোগ কার্যকর কারণগুলির একটি। একটি কৌশল স্থাপন করে, প্রতিষ্ঠানগুলি বহিরাগত স্টেকহোল্ডারদের কাছে পৌঁছাতে এবং হাতে সমস্যা নিয়ে আলোচনা করতে পারে। কোনও সংস্থা যদি কোনও PR বিপর্যয় মোকাবেলা করছে, উদাহরণস্বরূপ, মিডিয়া এবং গ্রাহকদের সাথে কথা বলার পরিকল্পনা থাকা পরিস্থিতিটি পরিচালনা করার একটি গুরুত্বপূর্ণ অংশ।
অভ্যন্তরীণভাবে এবং বহিঃস্থ একটি ইউনিফায়েড বার্তা নিশ্চিত করা
একটি ব্যবসা সফল হওয়ার জন্য, অভ্যন্তরীণ ও বহিরাগত যোগাযোগ কোম্পানির লক্ষ্য পূরণের জন্য একসাথে কাজ করার প্রয়োজন। উদাহরণস্বরূপ, যদি কোম্পানীটি তার কর্মচারী এবং তার বিনিয়োগকারীদের সাথে দ্বন্দ্বপূর্ণ তথ্য ভাগ করে, তবে তাদের অনেকগুলি অসুখী এবং অসমর্থিত স্টেকহোল্ডারদের সাথে মোকাবিলা করতে হতে পারে, যা বড় সমস্যাগুলির দিকে পরিচালিত করতে পারে।
ব্যবসাগুলি একতরফা যোগাযোগ নীতির সাথে একসঙ্গে অভ্যন্তরীণ ও বাহ্যিক শ্রোতাদের দিকে তাকাতে হবে। উদাহরণস্বরূপ, যদি কোনও সংস্থা একটি ব্র্যান্ড বার্তা বিকাশ করে তবে অভ্যন্তরীণ ও বহিরাগত উভয় ব্যবহারের জন্য কথোপকথনগুলি তৈরি করা আবশ্যক। এইভাবে, কোম্পানি তাদের গ্রাহকদের এবং অংশীদারদের উদ্দীপ্ত তথ্য ছাড়াও তাদের কর্মীদের আপিল এবং তাদেরকে তাদের কাজ করার জন্য প্রেরণা দেয় এমন বার্তা প্রেরণ করতে পারে। যদি সেই বার্তাটি আলাদাভাবে বিকশিত হয়, তবে অভ্যন্তরীণ ও বহিরাগত উভয় বিভ্রান্তিকর বিভ্রান্তিকর ধারণা বা ভিন্ন পদ হতে পারে।
