বেশিরভাগ সংস্থার তাদের কর্মীদের নির্দিষ্ট ধরণের প্রতিবেদনগুলি কীভাবে লিখতে হয় তা জানতে হবে। উদাহরণস্বরূপ, মানের নিশ্চয়তা পেশাদাররা কীভাবে গুণমানের প্রতিবেদন লিখতে হবে তা জানা উচিত। একটি মানের প্রতিবেদন পণ্য, পরিষেবাদি এবং প্রক্রিয়াগুলির গুণমান নিশ্চিত করার জন্য সংগঠিত বর্তমান নিয়ন্ত্রণ ব্যবস্থাগুলি মূল্যায়ন করতে সহায়তা করে। সংস্থার পণ্য এবং প্রসেসগুলির উন্নতিতে সহায়তা করার জন্য অন্যান্য পেশাদারদের দ্বারা সুসংগঠিত মানের প্রতিবেদনগুলি ব্যবহার করা যেতে পারে।
আপনার নোট ব্যবহার করুন। কোন প্রতিষ্ঠানের মধ্যে গুণমানের নিশ্চয়তা প্রক্রিয়া পর্যালোচনা করার সময়, আপনাকে কী প্রক্রিয়াগুলি, কীভাবে তারা কর্মচারী দ্বারা প্রয়োগ করা হয় এবং তারা কীভাবে কার্যকর বলে মনে হয় সে সম্পর্কে বিস্তারিত নোটগুলি গ্রহণ করা উচিত।
আপনার মানের রিপোর্টে সহজ ভাষা ব্যবহার করুন। সংক্ষিপ্ত বাক্য এবং সহজ বাক্যাংশগুলি আপনার অর্থ জুড়ে এবং আপনার পেশাদারদের প্রতিবেদনটি সহজেই বুঝতে পারে তা নিশ্চিত করার আদর্শ উপায়।
আপনার মানের রিপোর্ট জন্য বিমূর্ত টাইপ করুন। বিমূর্ত আপনার রিপোর্টের সব বিভাগের একটি সারাংশ। প্রতিটি বিভাগে প্রায় দুই থেকে পাঁচটি বাক্য সংক্ষিপ্ত করুন। লক্ষ্যটি এমন যে কেউ সারাংশ পড়তে পারে তা জানতে হলে সমগ্র প্রতিবেদনটি পড়ার সময় তাদের সময় হবে।
পটভূমি তথ্যের জন্য একটি বিভাগ যোগ করুন। এই বিশ্লেষণ করা হয়েছে যে বিভাগ বা প্রক্রিয়া অন্তর্ভুক্ত করা উচিত, বিশ্লেষণ এবং মানের রিপোর্ট উদ্দেশ্য যারা সাহায্য।
আপনার ফলাফলের জন্য একটি বিভাগ অন্তর্ভুক্ত করুন। কোন বিভাগ বা প্রক্রিয়া বিশ্লেষণ করার সময়, প্রক্রিয়াগুলি কীভাবে সম্পন্ন হয় তার দিকে মনোযোগ দেওয়া উচিত, কর্মীদের সাথে জড়িত এবং সংস্থার জন্য প্রক্রিয়াগুলি কীভাবে কার্যকরী বলে মনে হয়। এই বিবরণ সব এই বিভাগে অন্তর্ভুক্ত করা প্রয়োজন। তথ্য বা গণনা পৃথকভাবে তালিকাভুক্ত করা এবং রিপোর্ট সংযুক্ত করা যেতে পারে।
একটি পরিচায়ক অধ্যায় সঙ্গে আপনার মানের রিপোর্ট শেষ। এই বিভাগটি আপনার দ্বারা গৃহীত প্রক্রিয়াগুলির উন্নতির জন্য আপনার সিদ্ধান্ত এবং সুপারিশগুলি সরবরাহ করবে। পরামর্শ প্রস্তাব যখন বিস্তারিত প্রচুর দিন। চার্ট এবং গ্রাফের মতো উপযুক্ত যেখানে দৃশ্যমান বিবরণ ব্যবহার করুন। আপনি এই বিভাগে আরো বিস্তারিত এবং উদাহরণ দিতে পারেন, আপনার গুণমানের প্রতিবেদনটি আরও বেশি কার্যকর।
