অনুদান সংস্থা এবং অনুদান গ্রহীতার মধ্যে সম্পর্কের একটি গুরুত্বপূর্ণ দিক আপনার প্রতিষ্ঠানের প্রাপ্ত একটি অনুদান রিপোর্ট। গ্রান্ট রিপোর্টগুলি আসল অনুদান প্রস্তাব, নতুন ফলাফল, ত্রুটিগুলি, সফলতা এবং আর্থিকগুলিতে গৃহীত ক্রিয়াকলাপগুলির তথ্য সরবরাহ করে। অনুদান রিপোর্টে সৎ, পরিষ্কার, এবং আসন্ন হওয়া অনুদানকারী প্রতিষ্ঠানটিকে তার প্রভাব পরিমাপে সহায়তা করে এবং আপনার সংস্থার অভিজ্ঞতা থেকে শিখতে সহায়তা করে। মূল অনুদান প্রস্তাব প্রস্তাবিত নির্দিষ্ট deliverables এবং কার্যক্রম উপর রিপোর্ট করা গুরুত্বপূর্ণ। গ্রান্ট রিপোর্টগুলি সাধারণত একটি কভার লেটার, কভার শীট, বর্ণনামূলক এবং আর্থিক বিভাগ অন্তর্ভুক্ত করে।
তথ্য সংগ্রহ এবং কার্যভার প্রতিনিধি
একটি অনুদান প্রতিবেদন লিখতে শুরু করার সময়, আপনি অনুদান প্রস্তাবের প্রস্তাবিত সুনির্দিষ্ট সম্পর্কে স্ফটিক স্পষ্ট হতে চান এবং সেই অনুদান দ্বারা তহবিলযুক্ত প্রকল্পের সাথে খুব পরিচিত হন। গ্রান্ট প্রস্তাব এবং অনুদান পুরস্কার চিঠি পড়ুন।
রিপোর্টের নির্দিষ্ট সময়সীমার আগেই, অনুদানটি সম্পূর্ণ করার জন্য প্রয়োজনীয় যথাযথ বিভাগগুলির প্রধানদের কাছ থেকে সহায়তা সংগ্রহ করুন। উদাহরণস্বরূপ, আর্থিক বিবৃতির জন্য অর্থায়ন এবং অ্যাকাউন্টিং, ফিল্ড রিপোর্টের প্রোগ্রাম কর্মী, স্বাক্ষরের জন্য নির্বাহী পরিচালক এবং ছবির জন্য যোগাযোগের সাথে পরামর্শ করুন।
বিভিন্ন উপকরণ সংগ্রহ করুন এবং তাদের আঙ্গুলের টিপসগুলিতে রাখুন যখন আপনি তাদের প্রতিবেদনটি একসাথে রাখেন।
কভার শীট এবং narrative বিভাগ লিখুন
প্রথম বিভাগটি কভার শীট এবং মৌলিক যোগাযোগের তথ্য এবং ডেটার জন্য কল যা আপনার অনুদান প্রতিবেদনটি আপনার মূল অনুদান প্রস্তাবকে লিঙ্ক করবে। এই বিভাগে আপনার সংস্থার আইনী নাম, অনুদানের বর্ণিত প্রকল্পটির তারিখ পরিসীমা, নির্বাহী পরিচালক বা আপনার প্রতিষ্ঠানের সভাপতির নাম, তহবিলযুক্ত প্রকল্প এবং গ্রান্ট রিপোর্টের সাথে পরিচিত পরিচিত ব্যক্তির নাম। এছাড়াও আপনার সম্পূর্ণ মেইলিং ঠিকানা, ফোন এবং ফ্যাক্স নম্বর, ইমেল ঠিকানা, প্রকল্প নাম, অনুদানের পরিমাণ, অনুদান ID নম্বর এবং অনুদানটির উদ্দেশ্য অন্তর্ভুক্ত করুন। এই সমস্ত তথ্য আসল অনুদান অ্যাপ্লিকেশন এবং পুরস্কার পত্রের সাথে সম্পর্কিত তা নিশ্চিত করুন। আপনার রিপোর্টের পাদচরণে, আপনার অনুদান আইডি নম্বর এবং প্রতিবেদনটির পৃষ্ঠা নম্বর দিন।
বর্ণনামূলক বিভাগে, প্রকল্প তহবিলটি কীভাবে আপনার সম্প্রদায় বা আপনার সাহায্যকারী ব্যক্তির জীবনে একটি পার্থক্য তৈরি করে তা ব্যাখ্যা করে। আপনি পরিমাণগত তথ্য এবং স্নাতকের হার, আয় স্তর বা গ্রেডের মতো পরিসংখ্যান সরবরাহ করতে পারেন। আপনি আপনার পরিষেবাদি থেকে উপকৃত হওয়া ব্যক্তিদের বা পরিবারের সমীক্ষা, সাক্ষাত্কার বা গল্পের মত গুণগত তথ্য সরবরাহ করতে পারেন।
অনুদান হিসাবে আপনি কিছু নতুন আবিষ্কৃত হলে অনুদানদাতা বলুন। কিছু অপ্রত্যাশিত ঘটেছে, ভাল বা খারাপ যদি বিস্তারিত ব্যাখ্যা।
অনুদানদাতাকে বলুন যদি আপনি অন্যান্য সংস্থার সাথে সহযোগিতায় কাজ করেন এবং কিভাবে এটি প্রকল্পকে প্রভাবিত করে। এটি গুরুত্বপূর্ণ কারণ grantmakers প্রতিষ্ঠানের মধ্যে সহযোগিতা মূল্য।
প্রকল্প থেকে শিখেছি কোন পাঠ ভাগ করুন। আপনার প্রকল্পের সময় উদ্ভূত যে কোনও চ্যালেঞ্জ এবং আপনি কীভাবে তাদের অতিক্রম করেছেন তা বিস্তারিতভাবে বর্ণনা করুন। যদি আপনি এই ভাল কাজ করেন, আপনি অনুদানদাতার কাছ থেকে অনেক সম্মান পাবেন। তারা যখন অলাভজনক সংস্থাগুলিকে বলে যে এটি চিনির আবরণের বিরোধিতা করে, তখন তারা প্রশংসা করে।
অনুগ্রহপূর্বক প্রকল্পের জন্য ভবিষ্যতের পরিকল্পনাগুলি কী জানতে দিন। প্রকল্প চলতে থাকবে যদি তহবিল উত্স অন্তর্ভুক্ত করুন। শেখা নতুন পাঠ দেওয়া প্রকল্প আপনি পরিবর্তন করতে পারেন ব্যাখ্যা করুন।
আপনার প্রকল্পের বিনিয়োগের উদারতা জন্য অনুদানদাতা ধন্যবাদ। আপনার কৃতজ্ঞতা প্রকাশ করুন। কোন অতিরিক্ত প্রাসঙ্গিক মন্তব্য যোগ করুন।
আর্থিক অন্তর্ভুক্ত করুন
অনুদানকারী আয়, নগদ প্রবাহ এবং একটি ব্যালেন্স শীট হিসাবে নির্দিষ্ট আর্থিক বিবৃতির জন্য জিজ্ঞাসা করতে পারে। প্রকল্প বছরের জন্য বিবৃতি অনুরোধ জমা দিন। আপনার আর্থিক স্বাস্থ্যের যে কোনও চরম পরিবর্তনগুলি আপনি যখন রিপোর্ট করছেন তখন অনুদান প্রাপ্তির সময় থেকে ব্যাখ্যা করুন। এটির চেয়ে ভাল যে আপনি এটি নির্দেশ করেন এবং অনুদানকারীকে নিজের আবিষ্কারের চেয়ে ভাল ব্যাখ্যা দেন। প্রারম্ভিক হতে।
নির্দিষ্ট প্রকল্পের ব্যয় গ্রান্ট থেকে তহবিলের একটি বিস্তারিত রিপোর্টিং প্রদান। আপনি এই বিভাগে প্রদান বিবরণ সরাসরি অনুদান প্রস্তাব আপনার বাজেটের সাথে যোগাযোগ করা উচিত।
যদি আপনার অপ্রত্যাশিত খরচ হয়, তবে সেটি তাদের রিপোর্টে অন্তর্ভুক্ত করুন এবং তাদের সনাক্ত করুন। এছাড়াও অনুদান রিপোর্ট এর বিবরণী বিভাগে এই খরচ ব্যাখ্যা।
রিপোর্ট প্যাকেজ
প্রতিবেদনের সামগ্রীর বিশদ বিবরণ সম্বলিত একটি সংক্ষিপ্ত কভার চিঠি অন্তর্ভুক্ত করুন যা আপনার পুরস্কার আইডি নম্বর অন্তর্ভুক্ত করা উচিত। এই চিঠিটি আপনার প্রতিষ্ঠানের নির্বাহী পরিচালক বা রাষ্ট্রপতির কাছ থেকে অনুদানের প্রতিষ্ঠানের সমতুল্য হতে হবে। চিঠি আবার অনুদান জন্য দাতা ধন্যবাদ করা উচিত। আপনি সত্যিই যথেষ্ট ধন্যবাদ না পারেন।
অন্য সহকর্মীর সাহায্যে অনুদান বিবরণী সম্পাদনা করুন। আর্থিক উপর অর্থ থেকে একটি চূড়ান্ত সাইন অফ পান। সম্পাদনার সময় সারাংশের ফন্ট এবং টোন সামঞ্জস্যপূর্ণ তা নিশ্চিত করুন।
আপনার প্রকল্পের পরিমাপ করতে সংগৃহীত সার্ভে, গ্রাফ, মানচিত্র, পরিসংখ্যান বা তথ্য সংযুক্ত করুন। আপনি আখ্যান বিভাগের সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ দিকগুলি সংক্ষিপ্ত করে দিয়েছেন, তবে এটি রেফারেন্সের জন্য উপলব্ধ করা উচিত। সম্ভব হিসাবে সংক্ষিপ্তভাবে সব তথ্য উপস্থাপন।
সামান্য প্রচারমূলক সংযুক্তি ব্যবহার করুন। Grantmakers খুব ব্যস্ত এবং কেবল আপনার ইভেন্ট ফ্লায়ার, ছবি, এবং প্রেস রিলিজ প্রতিটি যদিও wade সময় নেই। সেরা দুই বা তিনটি ছবি, একটি প্রকাশিত বা প্রচারিত মিডিয়া টুকরা, এবং সম্ভবত আপনার প্রতিষ্ঠান থেকে একটি নিউজলেটার চয়ন করুন। আপনি যদি অতিরিক্ত উপাদান সংযুক্ত করতে চান তবে নিশ্চিত হন যে এটি আপনার ক্ষেত্রে সহায়তা করে এবং সরাসরি প্রকল্পের সাথে সম্পর্কিত।
আপনার প্রতিষ্ঠানের অনুমোদিত প্রতিনিধি থেকে স্বাক্ষর পান - সম্ভবত সেই একই ব্যক্তি যিনি অনুদান আবেদনটিতে স্বাক্ষর করেছিলেন।
সময় জমা দিন
পুরস্কারের চিঠিতে নির্ধারিত মাধ্যম এবং মোডে অনুদান পাঠান। অনুদান প্রদানকারী প্রতিষ্ঠানটি একটি ই-মেইল চাইতে, একটি অনলাইন পোর্টাল বা ইউএসপিএস মেইল দ্বারা প্রেরিত তিনটি কপি পছন্দ করতে পারে। এটা সবসময় চেক ডবল নিরাপদ।
প্রাপ্তি নিশ্চিত. আপনি যদি স্ব-নিশ্চিতকরণ না পান তবে আপনার অনুদানের প্রতিবেদনটি নিশ্চিত করার জন্য অনুদানকারী প্রতিষ্ঠানের উপযুক্ত কর্মচারীর সাথে যোগাযোগ করতে পারেন।
আপনার রেকর্ডের জন্য একটি কপি সংরক্ষণ করুন। আপনার অনুদানের প্রতিবেদনের প্রসবের সাথে যদি কিছু ঘটে তবে আপনাকে অনুদানদাতাকে অন্য কপি দেওয়ার জন্য প্রস্তুত হতে হবে।
