কর্মীদের নগদ পৃথকীকরণ কর্মীদের দ্বারা দুর্ঘটনাজনিত এবং ইচ্ছাকৃত অর্থ ক্ষতি ঝুঁকি কমাতে একটি কৌশল। একজন কোম্পানী থেকে নগদ চুরি করার সম্ভাবনা সবচেয়ে বেশি ব্যক্তি এমন কাজের পরিবেশে দীর্ঘমেয়াদী কর্মী যা কর্তব্যগুলি পৃথকীকরণের অভাব রয়েছে। বৃহদাকার কর্পোরেশনগুলির মধ্যে নগদ নগদীকরণগুলি সর্বাধিক সাধারণ, কিন্তু ছোট ব্যবসারও দায়িত্বের ন্যূনতম বিচ্ছিন্নতা থেকে বা ম্যানেজারকে পুঙ্খানুপুঙ্খভাবে তত্ত্বাবধান এবং নগদ কর্তব্য পর্যালোচনা করতে উপকৃত হতে পারে। নগদ ব্যবসার যথাযথ পৃথকীকরণের অনুমোদন, হেফাজত, রেকর্ডিং এবং পুনর্মিলন প্রয়োজন।
অনুমোদন
হেফাজতের চেইন প্রথম অনুমোদন। শুধুমাত্র একজন ব্যক্তি একটি দায়িত্ব সম্পাদন করার জন্য অনুমোদিত। উদাহরণস্বরূপ, একজন ব্যক্তি মেইল এবং চেক পেতে পারেন, তবে তাকে তার হেফাজতের চেক আটকে রাখা উচিত নয়, সেগুলি রেকর্ড করা উচিত নয় বা সেই অ্যাকাউন্টটির সাথে মিলিত হওয়া অ্যাকাউন্টটির সাথে মিলিত হওয়া উচিত নয়। উপরন্তু, তিনি আমানত অনুমোদন বা প্রস্তুত করতে পারেন, কিন্তু তিনি টাকা জমা দিতে ব্যাংক এ যেতে পারবেন না। কখনও কখনও, একটি ছোট ব্যবসায়ে, যে ব্যক্তির যাচাইয়ের অনুমোদন দেওয়া হয় সেটি কেবল তখনই সামঞ্জস্য করতে পারে যদি অন্য কর্মচারী বা পরিচালক জমা দেন এবং এটি রেকর্ড করেন।
হেফাজত
হেফাজতের দৈর্ঘ্য দায়িত্ব উপর নির্ভর করে। উদাহরণস্বরূপ, বেশিরভাগ ক্ষেত্রে আট ঘন্টা ধরে শিফট করার জন্য নগদ অর্থের ক্যাশিয়াল নিজের নগদ ড্রয়ারটিকে পুনর্মিলন করতে হবে না। তার গণনা শেষ এবং তার শেষ দিনের রেকর্ড রেকর্ড করার জন্য এটি গ্রহণযোগ্য হবে, কিন্তু উচ্চতর সম্পদের বিরুদ্ধে নগদ যাচাই করার জন্য মোট সংখ্যার সাথে মিলিত হওয়া উচিত। এই সব টাকা হিসাব করা হয় এবং কেউ অনুপস্থিত হয় তা নিশ্চিত করে।
রেকর্ডিং
রেকর্ডিং হচ্ছে নগদ কর্তব্য যার জন্য একজন পরিচালক বা কর্মচারীকে শারীরিকভাবে বা বৈদ্যুতিনভাবে কোম্পানির অ্যাকাউন্টিং বইগুলিতে নগদ মোট রেকর্ড করতে হবে। এই নগদ কর্তব্য টাকা অনুসরণ করে যে একটি কাগজ ট্রিল নিশ্চিত করে। আমাদের পূর্বের উদাহরণে, নগদ ড্রয়ারের সাথে সংযোগকারী পরিচালককে আমানত বা নগদ নগদ অর্থের জন্য নগদ রেকর্ড করতে অন্য একজন পরিচালককে পেতে হবে। যখন একাধিক ব্যক্তি নগদ পরিচালনা করছেন, তখন হেফাজতের চেইন জুড়ে দায়িত্বগুলি পৃথক করা আবশ্যক।
পুনর্মিলন
নগদ দায় এবং হেফাজত শৃঙ্খলা বিচ্ছিন্নকরণে চূড়ান্ত পদক্ষেপ পুনর্মিলন। এটি নিশ্চিত করে যে অর্থ পরিচালনাকারী প্রত্যেকের নগদ, চেক বা আমানত সঠিকভাবে হিসাব করা হয়েছে। যখন একজন ম্যানেজার বা কর্মচারী দিনের বা সপ্তাহের জন্য নগদ অর্থের সংখ্যার পুনর্মিলন করে তখন এটি ব্যবসার জন্য অ্যাকাউন্টিংয়ের কোনো ত্রুটি ধরা বা সম্ভাব্য অভ্যন্তরীণ চুরি আবিষ্কার করার সুযোগ দেয়। ব্যবসার সর্বদা একটি ভিন্ন ব্যক্তির সাথে মিলিত হওয়া উচিত যিনি অর্থ প্রাপ্তি, পরিচালনা বা অর্থের রেকর্ড করেছেন।
